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当职工开始在家工作并在通常的保障措施之外使用市发行的信用卡时, 我们发现了在大流行期间的风险。采购服务部 (Procurement Services) 有望通过在今年迟些时候更新其手册和开启持卡人测试来想办法解决大部分风险。全市范围内的礼物卡和志愿者补偿政策仍然需要制定。
未实施的建议
- 我们建议管理和财务办公室 (Office of Management and Finance) 制定一项全市政策, 以想办法解决礼物卡的购买、记录、保护和适当使用的问题,包括针对奖励志愿者的指导。
管理和财务办公室没有投入资源来制定有关礼物卡的政策。一位采购服务经理同意有必要制定一项政策来想办法解决不一致的问题并提高对全市健全财务做法的理解。
在没有全市政策的情况下, 财务服务局 (Bureau of Financial Services) 禁止各部门在未经会计部门批准的情况下购买礼物卡。已指示各部门与市财政部长合作来买礼物卡。该经理承认这种做法造成礼物卡的使用持续不一致。
正在处理的建议
- 我们建议采购服务部更新采购卡手册, 以确保其引用的规则是准确且可执行的。
采购服务部已草拟对其采购卡政策手册的更新, 目的是使规则更加清晰、
准确和可执行。经理预计在 2022 年 8 月本市过渡到新的采购卡提供商时会实施该手册。
- 我们建议采购服务部实施认证和再认证测试, 以确保持卡人能够证明对规则的了解。
采购服务部正在为持卡人开展培训, 以提高对近期计划的变化、其角色和责任以及违反政策的后果的理解。还为现有和新持卡人草拟了一项测试, 以验证他们对规则和责任的理解。经理预计随着过渡到新的卡提供商会推出培训和测试。
- 我们建议管理和财务办公室确定谁负责监督整个采购周期的规则遵守情况, 并确保他们
有适当的权力来执行这些规则。
新手册草案概述了负责监督合规性的职位以及他们应该做什么。该手册引用了一个单独的矩阵, 进一步阐明了整个采购周期的合规责任。采购服务部应在新手册中包含该矩阵。
会计部门 (Accounting Division) 计划将采购卡计划 (Procurement Card Program) 的一些支持职责分配给一个新职位。估计新职位一年将增加约 2,000 小时, 以改善内部控制和监控。
手册草案包括一个”三击”模式, 违反政策的后果会不断升级。手册表明, 采购卡管理员有权随时暂停或终止采购卡。
- 我们建议采购服务部更新其手册, 以包括负责合规的所有人。
手册草案包括有关负责监督合规性的职位的信息。
已实施的建议
- 我们建议采购服务部确保技术服务局(Bureau of Technology Services) 能够直接得到全市采购卡交易数据, 以便可以使用这些数据来识别违反规则的行为和有机会作最大程度的节省开支。
采购服务为技术服务部提供了直接得到采购卡交易数据的途径。技术服务局表示, 已使用这些数据来识别和想办法解决一些违反技术采购规则的行为。
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审计团队: Jenny Scott, Performance Auditor III