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私营公司的承包机会是波特兰实现其结束市政府种族差异目标的基本工具之一。我们在 2020 年的审计发现, 波特兰的承包举措减少了差距, 但也存在设计缺陷和管理不善, 并且容易受到策略的影响。我们提出了 16 项建议来改进计划的设计、监督、透明度和问责制。
采购服务部已开始实施一些建议, 但其他的尚未, 特别是两项旨在加强举措完整性的建议。它还继续使用主要承包商发展计划, 但我们发现该计划杂乱无章、浪费且只对少数承包商有利。
采购部正在实施十项建议, 包括制定和报告计划目标以及进行差异研究以收集关于波特兰女性和有色人种拥有的建筑公司数量的基线数据。采购部实施了建议, 以确认计划可以使用纳税人的资金, 集中与承包商的沟通, 并在线发布计划预测。c
未实施的建议
- 有问题的技术援助计划仍然存在
我们建议采购部取消主要承包商发展计划的技术援助服务, 因为我们发现这些服务组织杂乱无章、浪费且与采购部的职责相冲突。这些是长期存在的问题, 其中一些在 2010 审计中已提及。采购部继续通过将工作外包给贸易组织来提供技术援助。这可能已正视了与采购部相关的冲突, 既执行合约合规性亦提供技术援助, 但采购项目经理继续监督和支持参与的公司。
没有数据收集来监控投标舞弊
我们建议采购部收集有关为投标项目提交的价格的数据, 以防止串通和投标舞弊。当公平计划限制有资格的潜在承包商群组时, 这种风险会更高。采购部表示, 在提交项目投标后, 它会向各部门提供一份价格清单, 而不是收集数据和监控串通行为。这种方法不会通过分析来识别项目或部门之间的勾结, 因此风险仍未能处理。没有指定人员监督公平计划的诚信
我们建议采购部任命一名采购检查员来监督、调查、报告并就以下方面提出建议 (a) 采购法规是否足够, (b) 特定项目或全市范围内对采购法规的遵守情况, (c) 串通投标, (d) 有问题的认证, 以及 (e) 其他有关的采购事项, 基于自发或投诉。我们提出此建议是因为我们观察到潜在的问题, 例如对有问题的认证, 采购职工表示其无权调查。采购部表示, 会与市检察官办公室和承包部门合作, 监督和调查不合规的活动。
正在处理的建议
目标设定和报告
仍在努力制定承包商和劳工资助计划的目标
我们建议本市对劳工和承包商多元化拨款计划实施监督措施。这些在其与繁荣的波特兰 (Prosper Portland) 的协议中有所略述, 包括获得所有必需的业绩评估和进度报告。在我们的 2021 年进度报告中, 我们注意到繁荣正在报告数据, 例如接受技术援助的企业和工人, 包括人口统计数据、成功案例和挑战。这些报告持续到第二年, 但报告中没有包含定义成功的目标。略述该计划的初步协议要求繁荣报告可衡量成果的实现情况。根据该协议的最新更新, 2022 年 8 月, 繁荣和本市仍在努力确定业绩目标以及跟踪和衡量这些目标的计划。采购部仍难以报告公平目标的进展
我们建议采购部就本市在实现承包公平目标方面取得的进展编制报告。采购部在其 2020 年年度报告中包含了这些目标, 但没有在其 2021 年报告中包含这些目标。职工表示, 这一遗漏是疏忽, 采购部计划将这些目标纳入明年的文件中。仪表板用于识别在工程中达到公平目标的承包商和部门
我们建议采购部认可成功实现目标的公司和部门。采购部表示, 它正在与利益相关者合作创建一个在线仪表板, 以显示部门和承包商的成功。
需要差异研究
计划研究管理费用是否合理
我们建议采购部评估拨款奖励对建筑市场增长的影响, 以及本市管理这些费用的成本是否合理。采购部从繁荣的波特兰的进度报告中收集了有关成功企业的轶事信息, 但不了解拨款对整个建筑市场的影响。采购部表示会计划进行一项差异研究, 以衡量经过认证的承包商在市场上参与情况的基线。为使用经认证的主要承包商设定目标所需的基线数据
我们建议采购部为在建筑项目中使用经过认证的主要承包商设定一个目标。采购部表示, 在委托进行一项研究以衡量建筑市场上可用承包商的数量以及是否存在人口差异之前, 它无法设定目标。采购部的 2021 年年度报告包括有关主要承包商参与的数据, 但没有包括目标。
主要承包商发展计划
没有数据收集来监控投标舞弊
我们建议采购部遵循规则记录主要承包商发展计划的豁免。采购部开始要求部门主管签署豁免表格, 但没有报告有多少人。我们建议披露, 因为我们的 2020 年报告发现超过一半符合条件的合约在计划是豁免的。采购部表示正在重新设计该计划, 并将考虑将豁免数量报告为重新设计的一部分关于主要承包商发展计划未来的争论仍在继续
我们建议采购部通过将授予经过认证的公司的所有小合约来消除障碍, 而无需参与主要承包商发展计划。与去年一样, 采购部职工表示将继续与承包社区合作, 为该项目的未来制定计划。继续讨论防止项目垄断
我们建议采购部制定防止项目垄断的标准, 如果用于对项目进行分组以超过使项目符合主要承包商发展计划资格的门槛, 这会对少数族裔和女性拥有的公司产生负面影响。与上次更新时的情况一样, 采购部表示将继续与利益相关者讨论这个问题。
其他的新举措
新职位将负责确保有关项目的沟通是公平的
我们建议采购部正式追踪职工和供应商之间的沟通。采购部表示, 新的全面承包经理将制定一项外展策略, 以确保公平、提高机会意识并消除障碍。打算使用项目后报告进行计划的编制
我们建议采购部使用项目后报告来确认趋势和经验教训。采购部表示会计划使用项目后报告为未来的决策提供信息, 例如将哪些资源用于劳工发展、技术援助和新的承包商关系计划。
第二年实施的建议
- 来自公用事业纳税人的确认资金可用于劳工和承包商多元化补助计划
我们建议采购部确认其劳工和承包商多元化补助计划的资金来源。摩特诺玛县法官于 2022 年 3 月裁定, 本市可以根据将这些项目与供水或下水道服务联系起来的标准, 将公用事业纳税人的资金用于这些项目。
新采购部职位负责供应商的多元化和全面性
我们建议采购部集中并正式化对承包商、认证公司和供应商的外联, 以确保一致性和公平性。采购部设立了一个新职位, 全面承包经理, 以与供应商建立关系并确认公平承包的采购机会。
第一年实施的建议
- 在线发布建设项目预测
我们建议采购部在其网站上发布即将开展的项目。在此之后, 采购部在其网站的公平合约论坛部分发布了交通、环境服务、公园和水资源的季度建设项目预测。