Dịch trang này
Chúng tôi đã xác định các rủi ro trong đại dịch khi các nhân viên bắt đầu làm việc tại nhà và sử dụng thẻ tín dụng do Thành Phố cấp bên ngoài các biện pháp bảo vệ thông thường. Dịch Vụ Cung Ứng (Procurement Services) đang đi đúng hướng để giải quyết hầu hết các rủi ro bằng cách cập nhật sổ tay hướng dẫn và bắt đầu kiểm tra chủ thẻ vào cuối năm nay. Chính sách Toàn Thành Phố về thẻ quà tặng và bồi thường cho tình nguyện viên vẫn cần được phát triển.
Một đề xuất không được triển khai
Chúng tôi đã đề nghị Phòng Quản Lý và Tài Chính (Office of Management and Finance) xây dựng chính sách Toàn Thành Phố để giải quyết việc mua, ký lục tài liệu, bảo vệ và sử dụng thẻ quà tặng phù hợp, bao gồm hướng dẫn cụ thể để tặng thưởng cho các tình nguyện viên.
Phòng Quản Lý và Tài Chính đã không dành nguồn lực để xây dựng chính sách về thẻ quà tặng. Người quản lý Dịch Vụ Cung Ứng đã đồng ý rằng một chính sách là cần thiết để giải quyết sự không nhất quán và nâng cao hiểu biết về các thông lệ tài chính lành mạnh trên toàn Thành Phố.
Trong trường hợp không có chính sách Toàn Thành Phố, Phòng Dịch Vụ Tài Chính (Bureau of Financial Services) đã cấm các bộ phận mua thẻ quà tặng mà không có sự chấp thuận của Bộ Phận Kế Toán (Accounting Division). Họ đã chỉ đạo các phòng ban làm việc với Thủ Quỹ Thành Phố (City Treasurer) để mua chúng. Người quản lý thừa nhận thực tiễn này đang cho phép tiếp tục sử dụng thẻ quà tặng không nhất quán.
Bốn đề xuất đang trong quá trình
Chúng tôi đề nghị Dịch Vụ Cung Ứng cập nhật sổ tay hướng dẫn sử dụng Thẻ Mua Sắm (Procurement Card) để đảm bảo rằng các quy tắc mà nó tham chiếu là chính xác và có thể thực thi được.
Dịch Vụ Cung Ứng đã soạn thảo một bản cập nhật cho sổ tay Chính Sách Thẻ Mua Sắm (Procurement Card Policy) của mình với mục tiêu làm cho các quy tắc rõ ràng hơn, chính xác hơn và có thể thực thi. Người quản lý dự kiến sẽ thực hiện sổ tay hướng dẫn khi Thành Phố chuyển đổi sang nhà cung cấp thẻ mua sắm mới vào tháng Tám năm 2022.
Chúng tôi khuyến nghị Dịch Vụ Cung Ứng thực hiện kiểm tra sự chứng nhận và sự chứng nhận lại để đảm bảo chủ thẻ có thể chứng minh kiến thức về các quy tắc.
Dịch Vụ Cung Ứng đang tiến hành đào tạo cho các chủ thẻ để nâng cao hiểu biết về những thay đổi gần đây của chương trình, vai trò và trách nhiệm cũng như hậu quả của việc vi phạm chính sách. Họ cũng soạn thảo một bài kiểm tra cho các chủ thẻ hiện tại và mới để xác minh sự hiểu biết của họ về các quy tắc và trách nhiệm. Người quản lý dự kiến sẽ triển khai đào tạo và thử nghiệm với việc chuyển đổi sang nhà cung cấp thẻ mới.
Chúng tôi đã đề nghị Phòng Quản Lý và Tài Chính xác định ai chịu trách nhiệm giám sát việc tuân thủ các quy tắc trong suốt chu kỳ mua hàng và đảm bảo rằng họ có thẩm quyền thích hợp để thực thi các quy tắc đó.
Dự thảo của sổ tay hướng dẫn mới này phác thảo các chức vị chịu trách nhiệm giám sát việc tuân thủ và những gì họ dự kiến sẽ làm. Sổ tay hướng dẫn sử dụng một khuôn khổ riêng làm rõ hơn các trách nhiệm tuân thủ trong suốt chu trình mua hàng. Dịch Vụ Cung Ứng nên đưa khuôn khổ vào sổ tay mới.
Bộ Phận Kế Toán có kế hoạch phân công một số nhiệm vụ hỗ trợ Chương Trình Thẻ Mua Sắm sang một chức vị mới. Họ ước tính rằng chức vị mới sẽ có thêm khoảng 2.000 giờ mỗi năm để cải thiện kiểm soát và giám sát nội bộ.
Hướng dẫn dự thảo bao gồm mô hình "ba lần cảnh cáo" với hậu quả ngày càng tăng do vi phạm chính sách. Hướng dẫn sử dụng quy định rằng Quản Trị Viên Thẻ Mua Sắm (Procurement Card Administrator) có quyền đình chỉ hoặc chấm dứt thẻ bất kỳ lúc nào.
- Chúng tôi khuyến nghị Dịch Vụ Cung Ứng cập nhật sổ tay hướng dẫn của mình để kết hợp các bên chịu trách nhiệm để tuân thủ.
Hướng dẫn dự thảo bao gồm thông tin về các chức vị chịu trách nhiệm giám sát việc tuân thủ.
Một đề xuất đã được triển khai
- Chúng tôi khuyến nghị Dịch Vụ Cung Ứng đảm bảo Phòng Dịch Vụ Công Nghệ (Technology Services) có quyền truy cập trực tiếp vào dữ liệu giao dịch thẻ mua sắm trên Toàn Thành Phố để có thể sử dụng dữ liệu này để xác định các vi phạm quy tắc mua sắm công nghệ và các cơ hội để tối đa hóa khoản tiết kiệm.
Dịch Vụ Cung Ứng cung cấp Dịch Vụ Công Nghệ có quyền truy cập trực tiếp vào dữ liệu giao dịch thẻ mua sắm. Dịch Vụ Công nghệ cho biết họ đã sử dụng dữ liệu để xác định và giải quyết một số vi phạm quy tắc mua hàng công nghệ.
Xem báo cáo gốc năm 2021 và các đề xuất
Visit our online dashboard to track the status of recommendations from other reports
Nhóm Kiểm Toán: Jenny Scott, Performance Auditor III