Quỹ Năng Lượng Sạch Portland: Các bước bổ sung cần thiết để thực hiện chương trình do cử tri phê duyệt

Kiến nghị khởi xướng thiết lập đường lối cho chương trình

Một liên minh đa dạng của các thành viên cộng đồng và các nhà lãnh đạo phi lợi nhuận đã tạo ra bản kiến nghị khởi xướng cho Quỹ Năng Lượng Sạch Portland. Trong chiến dịch vận động ủng hộ của các cử tri, liên minh cho biết chương trình sẽ giải quyết nhu cầu tức thời về giảm phát thải khí nhà kính, tạo công việc làm năng lượng sạch và mang lại lợi ích cho các cộng đồng chưa được phục vụ. Sáu mươi lăm phần trăm cử tri đã thông qua biện pháp này vào tháng 11 năm 2018.

Một số lợi ích của chương trình là kết quả của các dự án được tài trợ bởi các khoản tài trợ. Ví dụ, pháp chế - đã trở thành Bộ Luật Thành Phố sau khi các cử tri đã thông qua - đã dự kiến doanh thu từ chương trình để chi trả cho các dự án mang lại lợi ích về khí hậu và công bằng trong các lĩnh vực sau:

Hệ thống trách nhiệm giải trình chưa được hoàn tất

Mục đích của chương trình do cử tri phê duyệt là cung cấp kinh phí và giám sát "để đảm bảo rằng Kế Hoạch Hành Động (Climate Action Plan) về Khí Hậu của Thành Phố Portland được thực hiện theo cách hỗ trợ các lợi ích xã hội, kinh tế và môi trường cho tất cả người dân Portland" và đảm bảo sự góp phần của một nhà thầu đa dạng và lực lượng lao động. Để làm được điều đó, biện pháp đã hướng dẫn ủy ban của chương trinh để:

• phân bổ vốn vào các danh mục cụ thể, tỷ lệ trong phạm vi có thể;
• áp dụng sự đo lường hiệu suất và hệ thống báo cáo; và
• áp dụng kế hoạch về lực lượng lao động và vốn chủ sở hữu nhà thầu với các mục tiêu đầy tham vọng, có thể đo lường được.

Lập kế hoạch báo cáo chi tiêu theo danh mục phức tạp theo cách tiếp cận đã chọn

Ủy ban đã đề xuất danh mục tài trợ đầu tiên của mình cho Hội Đồng Thành Phố vào tháng 4 năm 2021, mà Hội Đồng đã nhất trí thông qua. Danh mục đầu tư bao gồm các trợ cấp với tổng trị giá $8.6 triệu đô la thông qua 45 khoản tài trợ.

Pháp chế đặt những phạm vi để hướng dẫn chương trình về tỷ lệ tài trợ nên dành cho từng hạng mục trong phạm vi có thể.

Nguồn: Pháp chế về Quỹ Năng Lượng Sạch Portland

Nếu hạng mục tài trợ là:	Thì nó sẽ nhận được:
năng lượng tái tạo và các chương trình tiết kiệm năng lượng	40-60% của qũy
đào tạo công việc làm cho năng lượng sạch, các học việc và hỗ trợ nhà thầu	20-25% của qũy
nông nghiệp tái sinh và cơ sở hạ tầng xanh	10-15% của qũy
đổi mới trong tương lai	5% của qũy

Chương trình không báo cáo về việc liệu các hoạt động của nó theo hạng mục tài trợ có nhất quán với tỷ lệ mục tiêu trong pháp chế hay không. Việc trình bày các khoản tài trợ được đề xuất cho Hội Đồng được sử dụng các mô tả là sự kết hợp giữa loại tài trợ và loại trợ cấp. Bản tường trình nói chung nói rằng các khoản tài trợ lớn và nhỏ được phân phối trong các lĩnh vực tài trợ mục tiêu, và các khoản tài trợ lập kế hoạch được phân bổ trên tất cả các lĩnh vực.

Phân bổ tài trợ theo hạng mục

7 Tài Trợ - Năng Lượng Sạch $3,090,054

29 Tài Trợ - Kế Hoạch $2,549,968

4 Tài Trợ - Lực Lượng Lao Động $1,858,206

4 Tài Trợ - Nông nghiệp tái sinh/cơ sở hạ tầng xanh $937,312

1 Tài Trợ - Nhiều hạng mục $199,260

Chương trình đã lên kế hoạch báo cáo về việc phân bổ tài trợ dựa trên mức trung bình luân phiên trong ba năm và dự đoán khả năng nguồn tài trợ nằm ngoài mục tiêu phân bổ của pháp chế trong bất kỳ năm nhất định nào. Cách tiếp cận này đã được ghi nhận trong dự thảo yêu cầu về đơn xin tài trợ và hướng dẫn chấm điểm được ban hành để lấy ý kiến công chúng vào tháng 6 năm 2020. Các nhà quản lý chương trình cho biết trong một cuộc phỏng vấn kiểm toán rằng việc báo cáo theo các hạng mục tài trợ sẽ dựa trên số tiền thực sự chi chứ không phải số tiền tài trợ. Điều đó có nghĩa là cơ hội sớm nhất để báo cáo về chi tiêu ban đầu của những người được tài trợ sẽ là vào năm 2022. Ngoài ra, nhân viên giải thích rằng kế toán này đặc biệt quan trọng đối với $2.5 triệu đô la trong kế hoạch tài trợ có thể có sự thay đổi giữa các loại tài trợ dự kiến và cuối cùng.

Các phương pháp báo cáo đã được thảo luận giữa các thành viên và nhân viên của ủy ban nhưng chưa được hoàn tất hoặc trình bày trước Hội Đồng. Việc báo cáo mức trung bình cho số tiền thực tế trên cơ sở luân phiên ba năm sẽ khiến chương trình khó có thông tin tài chính kịp thời mà nó cần để đảm bảo phân bổ phù hợp với tỷ lệ được yêu cầu trong pháp chế, đồng thời để biết và để rao số tiền có sẵn cho trợ cấp trong tương lai.

Chương trình có kế hoạch sử dụng thông tin tài trợ để thông báo các mục tiêu hiệu suất 

Chương trình đã không áp dụng phương pháp luận để đo lường, theo dõi và báo cáo hiệu suất - theo yêu cầu của pháp chế - nhưng đã bắt đầu đặt nền móng cho nó vào tháng 4 năm 2020. Ủy ban đã thành lập một tiểu ban đánh giá và báo cáo vào tháng 11 năm 2020 để thảo luận về các chỉ số của chương trình như các hiệu suất và các kết quả của người nhận tài trợ. Yêu cầu ngân sách của Lập Kế Hoạch và Duy Trì như đã được đệ trình vào tháng 1 năm 2021 nêu rõ chương trình dự kiến thu thập dữ liệu hiệu năng, bao gồm thông tin nhân khẩu học được phân tách liên quan đến các khoản đầu tư tài trợ, để hiểu và để điều chỉnh cho chương trình. Nhân viên dự đoán rằng việc phát triển các biện pháp thực hiện cấp chương trình sẽ diễn ra trong hai đến ba năm các năm tài chính tiếp theo.

Ủy ban đã xem xét danh sách dự thảo các biện pháp cho hiệu suất vào tháng 4 năm 2020 được sử dụng để cung cấp thông tin về các câu hỏi đăng ký xin tài trợ, tiêu chí chấm điểm và các yêu cầu báo cáo. Ví dụ, nhân viên đã bao gồm các tác động của khí nhà kính trong quá trình sàng lọc tính khả thi ban đầu của họ đối với các khoản tài trợ đầu tiên này. Trong bài trình bày của mình để tìm kiếm sự chấp thuận của Hội Đồng, nhân viên đã sử dụng số liệu “ước tính giảm phát thải khí nhà kính suốt đời cho các dự án có cải thiện vật chất là khoảng 11,500 tấn.” Người nhận tài trợ đã cam kết trong các thỏa thuận tài trợ của họ để được đo lường và báo cáo dữ liệu cho số liệu đó.

Tất cả những người nhận tài trợ đều có những yêu cầu báo cáo chung cũng như những yêu cầu cụ thể đối với loại, quy mô và giai đoạn của khoản tài trợ. Ví dụ, một dự án cơ sở hạ tầng xanh sẽ cần báo cáo về diện tích của dự án theo mẫu Anh (acres) hoặc bộ vuông (square feet). Một dự án nông nghiệp tái sinh sẽ báo cáo về khối lượng ước tính của thu hoạch hàng năm. Nhân viên và ủy ban dự định cho các yêu cầu báo cáo này để cung cấp cho chương trình thông tin có ý nghĩa cần thiết để chịu trách nhiệm với Hội Đồng và công chúng. Việc đảm bảo rằng những người được nhận tài trợ cung cấp dữ liệu hiệu suất hợp lệ sẽ là yếu tố cơ bản để thực hiện các mục tiêu của chương trình và khả năng truyền đạt kết quả đáng tin cậy cho Hội Đồng và công chúng.

Đang tiến hành thiết lập công bằng mục tiêu về lực lượng lao động và vốn chủ sở hữu nhà thầu

Pháp chế yêu cầu ủy ban phải thông qua một kế hoạch công bằng về lực lượng lao động và vốn chủ sở hữu nhà thầu với các mục tiêu đầy tham vọng, có thể đo lường được để đào tạo và thuê người từ các nhóm có hoàn cảnh khó khăn trong quá khứ. Sự đo lường cho ủy ban biết nên tham khảo ý kiến của các bên liên quan thích hợp cũng như kết hợp các hoạt động thu mua của Thành Phố để phát triển kế hoạch và các mục tiêu.

Nhân viên của chương trình cho biết trong các cuộc họp với ủy ban và các bên liên quan rằng thông tin vẫn chưa có sẵn để thiết lập các mục tiêu có ý nghĩa. Nhân viên xác định sự cần thiết của một nghiên cứu thị trường lao động được thiết kế cho các loại dự án mà chương trình được thiết lập để tài trợ. Dữ liệu thị trường lao động hiện tại không hữu ích vì chúng dành cho các dự án quy mô lớn hơn so với những dự án có khả năng nhận được các tài trợ từ chương trình.

Do đó, chương trình đã sử dụng cách tiếp cận sơ bộ kể từ tháng 1 năm 2020 trong khi chương trình thu được thông tin cần thiết để xác định các mục tiêu. Cách tiếp cận đó bao gồm việc thu thập thông tin từ các đơn xin tài trợ và các tiêu chí chấm điểm, như đã đề cập trước đó, được phát triển bởi các nhân viên và thành viên ủy ban bằng cách sử dụng quy trình tham gia công khai phản ánh nhiều bên liên quan và thời gian lấy ý kiến từ cộng đồng.

Đáng chú ý, các đơn mẫu cho các thỏa thuận công bằng về lực lượng lao động và nhà thầu được yêu cầu trong pháp chế đã được điều chỉnh cho phù hợp với các loại tài trợ và dự án khác nhau và được thông báo bởi công chúng và phản hồi của ủy ban cũng như đánh giá các thực tiễn được chấp nhận. Họ đề cập đến nhiều lĩnh vực kỹ thuật phức tạp, chẳng hạn như những ngưỡng khi mức lương phổ biến sẽ được yêu cầu.

Nhân viên cho biết tất cả những người nhận tài trợ đã đồng ý bằng văn bản cung cấp thông tin cơ bản cần thiết để đo lường hiệu suất, chẳng hạn như dữ liệu nhân khẩu học được phân tách về lực lượng lao động và nhà thầu được sử dụng cho các dự án được tài trợ. Chương trình cũng đã lên kế hoạch và lập ngân sách cho một nghiên cứu thị trường lao động sẽ được thực hiện vào Năm Tài Chính 2021-22 này để bổ sung thông tin do các bên nhận tài trợ báo cáo. Như đã lưu ý trước đó, Lập Kế Hoạch và Duy Trì đã dự đoán rằng việc phát triển các biện pháp thực hiện của chương trình - bao gồm cả những biện pháp liên quan đến lực lượng lao động và vốn chủ sở hữu nhà thầu - sẽ xảy ra trong 2-3 năm tài chính tới.

Chương trình cần hướng dẫn về các mục tiêu cho khí hậu, nâng cao năng lực và giám sát

Trong khi bản kiến nghị sáng kiến đặt ra lộ trình thực hiện, cần có hướng dẫn bổ sung từ ủy ban và các quyết định của Hội Đồng đối với các khía cạnh cốt lõi của chương trình. Đó là bởi vì pháp chế được tham chiếu vì các tiêu chí về hệ thống khí hậu đã hết hạn, đưa ra định hướng hạn chế về xây dựng năng lực và không chỉ rõ ai chịu trách nhiệm giám sát. Tương tự như các lĩnh vực khác mà chúng tôi báo cáo trong cuộc đánh giá này, việc giải quyết từng yếu tố này liên quan đến việc cân nhắc sự đánh đổi và rủi ro, đồng thời minh bạch với Hội Đồng và công chúng để đảm bảo chương trình đáp ứng những kỳ vọng.

Các hạng mục tài trợ được ưu tiên vì Kế Hoạch Hành Động cho Khí Hậu đã hết hạn

Pháp chế này gắn liền các mục tiêu của chương trình với Kế Hoạch Hành Động cho Khí Hậu của Thành Phố, nhưng nó đã hết hạn vào năm 2020. Kế Hoạch Hành Động cho Khí Hậu đặt ra tầm nhìn cho các chiến lược khí hậu địa phương của Portland và bao gồm 20 mục tiêu và 247 hạng mục hành động. Sở Kế Hoạch và Duy Trì, nơi đã phát triển Kế Hoạch Hành Động cho Khí Hậu, đã không dự kiến một kế hoạch mới sẽ được hoàn thành trong vài năm.

Nhân viên cho biết thay vì Kế Hoạch Hành Động cho Khí Hậu, họ đã sử dụng tuyên bố khẩn cấp về khí hậu năm 2020 của Hội Đồng để được hướng dẫn. Hội Đồng đã thông qua tuyên bố khoảng một năm rưỡi sau khi cử tri chấp thuận biện pháp này. Một phần, tuyên bố của Hội Đồng là:

• Đặt các mục tiêu mới để giảm lượng khí thải carbon xuống 50% dưới mức của năm 1990 cho đến năm 2030 và đạt mức phát thải ròng bằng 0 vào năm 2050; và
• Định hướng Lập Kế Hoạch và Bền Vững để khởi động sáng kiến công bằng khí hậu tập trung vào công bằng hợp tác với các chính phủ khác và các thành viên của cộng đồng.

Bộ Luật Thành Phố (City Code) liên quan của Quỹ Năng Lượng Sạch Portland đã không được sửa đổi với tiêu chí thay thế này, điều này khiến chương trình phải tự xác định cách đóng góp vào chiến lược khí hậu cập nhật của Thành Phố. Điều này đặc biệt quan trọng đối với ủy ban có trách nhiệm pháp chế đánh giá hiệu quả của chương trình và đề xuất các thay đổi để Hội Đồng tham khảo Kế Hoạch Hành Động Khí Hậu, không phải tuyên bố khẩn cấp.

Chương trình cần hiểu quan điểm của Hội Đồng về cách các danh mục tài trợ của pháp chế phù hợp với tuyên bố khẩn cấp về khí hậu của Thành Phố thế nào. Nếu không có ý kiến đóng góp của Hội Đồng, Thành Phố có thể bỏ lỡ cơ hội để chương trình ưu tiên trong các hạng mục tài trợ của mình nhằm giúp đạt được hiệu quả những mục tiêu phù hợp nhất với tuyên bố khẩn cấp về khí hậu của Portland.

Chương trình cần rõ ràng về nâng cao năng lực

Các tổ chức cộng đồng có thể cần được giúp đỡ để xây dựng năng lực của họ để cạnh tranh cho các khoản tài trợ và mang lại kết quả như pháp chế đã định. Ví dụ về các hoạt động nâng cao năng lực bao gồm trả lương cho nhân viên, quản lý các hồ sơ tài chính, đào tạo nhân viên và những đầu tư vào công nghệ.

Pháp chế đã đề cập đến tầm quan trọng của việc xây dựng năng lực và cho phép ủy ban xem xét nó trong các quyết định tài trợ nhưng không nêu chi tiết về cách thức thực hiện. Là kết quả của sự đóng góp ý kiến của cộng đồng, các nguyên tắc hướng dẫn của ủy ban đã được thông qua để thiết kế và thực hiện chương trình bao gồm xây dựng năng lực trong nguyên tắc “cộng đồng hỗ trợ”.

Chương trình chi trả cho nhiều hoạt động nâng cao năng lực khác nhau trong suốt thời gian đánh giá mà không có định nghĩa hoạt động về hoạt động nào nên đủ điều kiện như vậy. Chương trình cung cấp các dịch vụ dịch thuật và thông dịch cũng như hỗ trợ kỹ thuật - chẳng hạn như các hội thảo về viết và lập ngân sách tài trợ - để giúp giảm bớt các rào cản để gia nhập cho các tổ chức quan tâm đến việc nhận tài trợ dự án từ chương trình. Các khoản tài trợ đầu tiên được trao vào tháng 4 năm 2021 cũng có thể bao gồm các thành phần xây dựng năng lực, tùy thuộc vào người nhận tài trợ và dự án được đề xuất.

Có nhiều hướng dẫn và chiến lược xây dựng năng lực hơn gắn liền với danh mục tài trợ quy mô nhỏ hơn.

Ủy ban đã đề xuất vào tháng 6 năm 2020 và Hội Đồng đã phê duyệt, các khoản tài trợ cạnh tranh lên đến $5,000 đô la để giúp các tổ chức phi lợi nhuận nhỏ hơn - đặc biệt là những tổ chức phục vụ cộng đồng da màu – để xây dựng năng lực nội bộ của họ và chuẩn bị cho các cơ hội tài trợ trong tương lai. Phân bổ ban đầu $200,000 đô la cho các Khoản Tài Trợ Hỗ Trợ Ứng Dụng được mở rộng vào tháng 4 năm 2021 lên $400,000 đô la với việc tạo ra Chương Trình Tài Trợ Nhỏ đang diễn ra cho các dự án và các hoạt động có thể bao gồm xây dựng năng lực.

Mặc dù pháp chế ưu tiên tài trợ cho các cá nhân, các cộng đồng và những tổ chức trước đây có nguồn lực hạn chế, nhưng sự rõ ràng hơn về xây dựng năng lực có thể giúp ủy ban đảm bảo rằng nó được xem xét trong các đề xuất tài trợ của mình. Ngoài ra, mục đích rõ ràng có thể giúp xác định xem chương trình có nên thiết lập các mục tiêu hiệu suất để đạt được kết quả tốt hơn phù hợp với nguyên tắc hướng dẫn “cộng đồng hỗ trợ” đã được thông qua hay không.

Không có cơ quan giám sát được chỉ định; trách nhiệm cuối cùng vẫn thuộc về Hội Đồng

Một bộ phận giám sát hiệu quả sẽ giám sát các hoạt động của chương trình cũng như xem xét kỹ lưỡng và đặt câu hỏi cho các hoạt động của ban quản lý. Không giống như các chương trình được cử tri chấp thuận khác, pháp chế mà tạo ra Quỹ Năng Lượng Sạch Portland không giao trách nhiệm giám sát cho ủy ban tình nguyện viên của họ. Đúng hơn, "cấu trúc giám sát" cho chương trình là chính pháp chế đó.

Mặc dù không được giao trách nhiệm giám sát một cách rõ ràng, ngôn ngữ trong pháp chế đã giao cho ủy ban của chương trình nhiều trách nhiệm hơn cũng như mối quan hệ khác với Hội Đồng và nhân viên hơn là các bộ phận tư vấn tương tự của Thành Phố. Quỹ cũng khác với các chương trình được cử tri chấp thuận khác của Thành Phố vì nó được tạo ra bởi một bản kiến nghị khởi xướng chứ không phải là một sự giới thiệu do Hội Đồng phát triển vào lá phiếu.

Nhiều trách nhiệm bổ sung được giao cho ủy ban sẽ do các nhân viên của Thành Phố thực hiện. Chúng tôi đã so sánh các quyền hạn và những trách nhiệm của các cơ quan cố vấn đối với các chương trình khác của Thành Phố được cử tri chấp thuận: Thuế Nghệ Thuật, Thuế Phụ Thu của Trẻ Em, Sửa Chữa Đường Phố của Chúng Ta và Trái Phiếu Gia Cư. Không giống như họ, ủy ban của Quỹ có quyền duy nhất để thuê nhân viên của riêng mình.

Sự kết hợp của hai trong số các trách nhiệm chính của ủy ban như được xác định trong pháp chế yêu cầu ủy ban phải đánh giá khách quan công việc của mình, điều này có thể khiến các thành viên khó khăn để hoài nghi về các quyết định của họ, đưa ra lời chỉ trích hoặc sửa chữa các vấn đề. Hai trách nhiệm là 1) đưa ra các đề xuất tài trợ với Thị Trưởng và Hội Đồng, và 2) đánh giá hiệu quả của chương trình trong việc đạt được các mục tiêu của pháp chế. Ủy ban được kỳ vọng sẽ giúp thiết kế, thực hiện và giám sát các yếu tố cốt lõi của hoạt động tài trợ - đó là lý do tại sao nó được công khai gọi là “ủy ban tài trợ” - nhưng cũng chịu trách nhiệm đánh giá các hoạt động đó.

Không có các trách nhiệm giám sát rõ ràng được giao cho ủy ban, Hội Đồng vẫn chịu trách nhiệm cuối cùng về các quyết định mặc dù pháp chế cũng tạo ra các biện pháp kiểm tra duy nhất đối với việc điều hành chương trình của Hội Đồng. Thị Trưởng và Hội Đồng phải chỉ định những người được đề cử của ủy ban trừ khi có lý do chính đáng để không làm vậy. Pháp chế cũng yêu cầu Hội Đồng giải thích các hành động của mình nếu Hội Đồng từ chối các đề xuất cấp phép của ủy ban. Pháp chế quy định rằng Hội Đồng “sẽ cung cấp cho Ủy Ban lời giải thích bằng văn bản về quyết định” và lý do của Hội Đồng sẽ được đăng lên trang mạng của chương trình.

Tình nguyện viên của ủy ban xứng đáng được ghi nhận cho các hoạt động của họ cho đến nay. Khối lượng công việc cho nhóm tình nguyện viên tiên khởi không được trả lương là rất đáng kể, bao gồm tham gia các cuộc họp ban đêm, chấm điểm đơn đăng ký và phục vụ trong các tiểu ban. Các nhân viên của chương trình cho biết họ đang làm việc với các tình nguyện viên để làm cho các trách nhiệm của ủy ban bớt tốn nhiều thời gian hơn.

Nhân viên coi ủy ban và Hội Đồng là người cùng giám sát chương trình. Ủy ban chịu trách nhiệm về những cân nhắc ban đầu trong khi Hội Đồng đưa ra quyết định cuối cùng. Dựa trên báo cáo của một trong những người lãnh đạo kiến nghị, pháp chế đã dự kiến ra mô hình quản trị của chương trình bao gồm sự lãnh đạo của cộng đồng để đảm bảo tính công bằng được tích hợp trong quá trình thực hiện chương trình. Trong một cuộc kiểm toán năm 2019, chúng tôi đã báo cáo về sự cân bằng tồn tại khi các tình nguyện viên của ủy ban được giao nhiệm vụ giám sát. Điều quan trọng là Hội Đồng phải giám sát xem pháp chế của Quỹ có hoạt động như dự kiến hay không, các trách nhiệm được thực hiện như được phân công và những sự bất bình đẳng mới không được đưa ra.

Giới hạn chi phí, lập kế hoạch chương trình thách thức doanh thu thay đổi

Chương trình sử dụng hai loại chi phí: lập trình và quản trị. Pháp chế giới hạn số tiền mà chương trình phải chi cho chi phí hành chính ở mức 5% doanh thu thuế, nhưng loại trừ các chi phí cho thu thuế và kiểm toán khỏi giới hạn này. Bản kiến nghị khởi xướng kế hoạch giới hạn hành chính có hiệu lực vào năm 2021. Sự chậm trễ trong việc tuyển dụng và bổ nhiệm ủy ban đã khiến Hội Đồng sửa đổi luật và kéo dài thời gian thực hiện giới hạn chi phí đến tháng 7 năm 2022.

Các chi phí cần được minh bạch

Các chi phí hành chính cho các tổ chức thay đổi dựa trên số lượng và số tiền tài trợ được trao, nhân sự và các yếu tố khác. Vì không có ngành tiêu chuẩn nào cho số tiền cho giới hạn quản trị phải có hoặc những chi phí nào sẽ được tính vào nó, nên ban quản lý có toàn quyền quyết định loại chi phí nào được phân loại là chi phí quản lý. Có sự cân bằng tùy ý vì một đô la chi cho chi phí quản lý là số tiền không được chi trực tiếp cho các hoạt động hoặc trợ cấp có lập trình để đạt được các mục tiêu của tổ chức.

Nhân sự được phân loại là chi phí hành chính trong pháp chế, nhưng các loại chi phí khác có thể khó xác định là chi phí theo chương trình hay chi phí hành chính. Ví dụ, trong trường hợp không có hướng dẫn của pháp chế, chương trình đã phân loại các hoạt động nâng cao năng lực, đào tạo cho người nộp đơn xin tài trợ, nghiên cứu thị trường lao động và các dịch vụ đảm bảo chất lượng dự án là các dịch vụ theo chương trình thay vì chi phí hành chính. Chương trình đã yêu cầu hơn $1 triệu đô la trong ngân sách của mình cho các loại chi phí này trong Năm Tài Chính 2021-22. Các nhân viên cho biết họ đã lên kế hoạch tìm kiếm ý kiến từ kiểm toán viên tài chính về việc phân loại các chi phí này có phù hợp hay không. Nếu không có sự phân loại chi phí minh bạch, uy tín của chương trình sẽ gặp rủi ro nếu Hội Đồng hoặc công chúng đặt câu hỏi về việc hạch toán và tuân thủ giới hạn chi phí quản lý.

Lập ngân sách với doanh thu không thể đoán trước gặp khó khăn  

Quản lý chương trình hiệu quả liên quan đến việc kết hợp ngân sách sẵn có và các cơ hội dự án để đạt được các mục tiêu theo lập trình. Việc dự đoán thuế sẽ tạo ra bao nhiêu doanh thu là rất khó vì nó còn mới và được triển khai trong khi Covid-19 đang tác động đến nền kinh tế. Bởi vì tổng chi phí quản lý có sẵn là một tỷ lệ phần trăm doanh thu, sẽ là một thách thức để quản lý ngân sách hoạt động có khả năng biến động của chương trình từ năm này sang năm khác, đặc biệt nếu có một cuộc suy thoái kinh tế mạnh.

Có hai vấn đề gây khó khăn cho việc lập ngân sách cho chương trình. Đầu tiên là sự khác biệt giữa doanh thu ước tính và thực tế, và thứ hai là thời điểm khi doanh thu thực tế có sẵn để chi tiêu.

Bộ Phận Doanh Thu (Revenue Division) tại Văn Phòng Quản Lý và Tài Chính (Office of Management and Finance) ước tính ban đầu doanh thu thuế hàng năm từ $54 triệu đến $71 triệu đô la. Các ước tính đã được điều chỉnh giảm xuống vào tháng 12 năm 2019 từ $44 triệu đến $61 triệu đô la sau khi Hội Đồng phê duyệt những thay đổi về cách các nhà bán lẻ lớn bị đánh thuế. Doanh thu thực tế là $63 triệu đô la trong Năm Tài Chính 2019-20 và $116 triệu đô la trong Năm Tài Chính 2020-21. Doanh thu đã tăng mạnh vào cuối năm tài chính gần đây nhất do các nhà bán lẻ nộp thuế vượt mức dự kiến. Do đó, giới hạn chi phí hành chính sẽ là khoảng $3.1 triệu đô la một năm và $5.8 triệu đô la trong năm tiếp theo.   

Thời điểm thu được doanh thu và thời điểm có sẵn cho chương trình cũng rất khó. Thời gian trễ nải làm cho việc quản lý các khoản thu trở nên phức tạp. Bộ Phận Doanh Thu phải đối chiếu biên lai từ các khoản thuế thực tế còn nợ dựa trên các tờ khai đã nộp với các khoản thanh toán trước được thực hiện dựa trên số thuế ước tính còn nợ. Hội Đồng đã thông qua thời gian gia hạn thanh toán trước cho năm tính thuế đầu tiên của chương trình vào năm 2019 và miễn các khoản phạt và lãi đối với số tiền quá hạn. Do đó, Bộ Phận Doanh Thu quyết định không cung cấp ước tính doanh thu cập nhật cho chương trình cho đến khi có đủ thông tin để đưa ra ước tính ổn định hơn. Bộ Phận Doanh Thu cho biết họ sẽ có thể cung cấp các ước tính tốt hơn khi thuế đáo hạn trong một hoặc hai năm tới.

Điều này đòi hỏi một số phỏng đoán từ chương trình về khả năng hoạt động trong giới hạn chi phí quản lý sắp tới. Ban quản lý đã báo cáo trong ngân sách yêu cầu của mình cho Năm Tài Chính 2021-22 rằng tỷ lệ chi phí quản lý sẽ là 5.2% bằng cách sử dụng điểm giữa trong phạm vi dự kiến của Bộ Phận Doanh Thu, là $52.5 triệu đô la. Nhân viên cho biết chương trình sẽ nghiên cứu xem liệu có nên thay đổi cách tính tỷ lệ hành chính từ cơ sở hàng năm sang cơ sở tích lũy để cung cấp tính nhất quán hơn cho việc quản lý ngân sách hay không. Điều quan trọng là Hội Đồng phải hiểu cách quản lý sử dụng theo ý mình để phân loại chi phí và những giả định nào làm cơ sở cho các báo cáo về hiệu quả hoạt động của mình so với mức giới hạn để xác định xem có cần điều chỉnh hay không.

Các Đề Xuất

Ủy Viên phụ trách và Giám Đốc Văn Phòng Kế Hoạch và Duy Trì nên làm việc với ủy ban để đảm bảo Quỹ Năng Lượng Sạch Portland:

1. Đặt khung thời gian và trình bày công khai các kế hoạch của mình trước Hội Đồng về:
   • Báo cáo về việc phân bổ kinh phí theo danh mục;
   • Đặt mục tiêu hiệu suất chương trình và phát triển hệ thống báo cáo; và
   • Hoàn thành kế hoạch về lực lượng lao động và vốn chủ sở hữu nhà thầu.
2. Đề xuất với Hội Đồng một kế hoạch về cách thức chương trình sẽ tiến hành với những khởi xướng về khí hậu của pháp chế cho rằng Kế Hoạch Hành Động Khí Hậu đã hết quá hạn.
3. Đề xuất với Hội Đồng các hướng dẫn về mục đích, các hoạt động đủ điều kiện và các kết quả mong muốn của chi tiêu nâng cao năng lực cho chương trình.
4. Đánh giá các trách nhiệm giám sát và nếu cần, tìm kiếm ý kiến đóng góp và đề xuất những thay đổi về pháp chế với Hội Đồng Thành Phố.
5. Làm sáng tỏ và thông báo với Hội Đồng những chi phí nào được tính vào các chi phí hành chính có giới hạn.
6. Tiếp tục làm việc với Bộ Phận Doanh Thu để có được các báo cáo doanh thu kịp thời nhằm cải thiện việc lập ngân sách và quản lý chi phí hành chính.
    

Chúng tôi đã thực hiện công việc của mình như thế nào

Mục tiêu của cuộc kiểm toán này là để đánh giá xem chương trình của Quỹ Năng Lượng Sạch Portland đã áp dụng các hệ thống quản lý để thực hiện pháp chế hay chưa. Thời gian kiểm toán của chúng tôi bao gồm hoạt động từ tháng 2 năm 2019 khi Hội Đồng lần đầu tiên thông qua các thay đổi Bộ Luật sau khi các cử tri chấp thuận sự khởi xướng đến tháng 4 năm 2021 khi Hội Đồng phê duyệt danh mục tài trợ đầu tiên của chương trình. Một ngoại lệ duy nhất là những số doanh thu dựa trên các báo cáo tài chính đã được kiểm toán tại thời điểm tháng 6 năm 2021 (Năm Tài Chính 2020-21). Các cấp ban tài trợ cá nhân nằm ngoài phạm vi vì không có giải thưởng nào được trao khi bắt đầu kiểm toán.

Để hoàn thành các mục tiêu của mình, chúng tôi:

• Dự luật 26-201 đã được soát xét, Bộ Luật Thành Phố Portland liên quan và các quy tắc hành chính của Thành Phố, cũng như các hướng dẫn chương trình, những ngân sách, các thủ tục và những hồ sơ ủy ban có sẵn và hiện hành;
• Các nhân viên được phỏng vấn trong Phòng Kế hoạch và Duy Trì, các thành viên của ủy ban chương trình, các quan chức Thành Phố có liên quan khác, các thành viên của liên minh Dự Luật 26-201, và nhân viên của Energy Trust Oregon;
• Các hoạt động của Hội Đồng Thành Phố đã được xem xét, các biên bản cuộc họp và các tài liệu hỗ trợ liên quan;
• Đã xem xét và đánh giá thông tin tài trợ mở đầu, và phỏng vấn những người nhận tài trợ hỗ trợ ứng dụng;
• Đánh giá chi tiêu hành chính bằng cách so sánh thu và ngân sách các chi tiêu so với giới hạn chi phí quản lý;
• Các yêu cầu về môi trường, công bằng và hệ thống trách nhiệm được đánh giá trong Bộ Luật đối với các hoạt động của chương trình đã hoàn thành trong giai đoạn đánh giá;
• Đánh giá hệ thống giám sát của chương trình so với các tiêu chuẩn về kiểm soát nội bộ;
• Đã xem xét lại các vai trò và những trách nhiệm giám sát đối với các chương trình khác của Thành Phố được cử tri chấp thuận: Thuế Nghệ Thuật, Thuế Phụ Thu của Trẻ Em, Sửa Chữa Đường Phố của Chúng Ta và Trái Phiếu Gia Cư; và
• Đã xem xét các cuộc kiểm toán có liên quan được xuất bản bởi văn phòng của chúng tôi cũng như các khu vực pháp lý khác.

Chúng tôi đã tiến hành kiểm toán hiệu suất này theo các tiêu chuẩn kiểm toán được chấp nhận chung của chính phủ. Các chuẩn mực đó yêu cầu chúng tôi lập kế hoạch và thực hiện cuộc đánh giá để thu thập đầy đủ bằng chứng thích hợp nhằm cung cấp cơ sở hợp lý cho các phát hiện và những kết luận dựa trên các mục tiêu đánh giá của chúng ta. Chúng tôi tin rằng bằng chứng thu được cung cấp cơ sở hợp lý cho các phát hiện và kết luận của chúng tôi dựa trên các mục tiêu kiểm toán của chúng tôi.

Nhóm Kiểm Toán: Tenzin Gonta, Kiểm Toán Viên Hiệu Suất III, Gordon Friedman, Kiểm Toán Viên Hiệu Suất I, Elizabeth Pape, Kiểm Toán Viên Hiệu Suất II