Dịch trang này
Các cư dân thành phố phụ thuộc vào Sở Cứu Hỏa & Cứu Hộ của Portland khi họ phải đối mặt với những trường hợp khẩn cấp không thể tưởng tượng được. Sở đã ưu tiên vai trò thiết yếu này bằng cách chuẩn bị cho lực lượng cứu hỏa đối phó với những cuộc khủng hoảng khác nhau và đảm bảo rằng các trạm luôn sẵn sàng ứng phó. Điều đó đã không thể hiện cam kết tương tự trong việc tạo ra và duy trì một nơi làm việc chuyên nghiệp, có trách nhiệm.
Sở có hơn 700 nhân viên, hầu hết là nam và da trắng. Sở cho biết họ muốn đa dạng hóa đội ngũ nhân viên của mình và để phản ánh tốt hơn cộng đồng mà họ phục vụ. Vào năm 2019, nữ lính cứu hỏa Da Đen đầu tiên của Thành Phố đã được thăng chức lên Đội Trưởng Cứu Hỏa (Fire Chief) và ba trong số năm bộ phận của Sở hiện do phụ nữ lãnh đạo. Gần đây, Sở đã thực hiện các bước để đa dạng hóa thông qua các thay đổi đối với tuyển dụng và thuê mướn. Nhưng một nghiên cứu tại nơi làm việc năm 2018 cho thấy một số phụ nữ và người da màu trong Sở cảm thấy xa lạ trong môi trường chủ đạo là nam giới da trắng và văn hóa gia đình cho phép một số nhân viên cư xử thiếu chuyên nghiệp ở nơi làm việc.
Cuộc đánh giá này cho thấy rằng Sở đã không đầu tư thời gian, sự quan tâm và nguồn lực cần thiết để cải thiện văn hóa của mình và đạt được mục tiêu đa dạng hóa. Sở không có một hệ thống tinh thần trách nhiệm của nhân viên chặt chẽ, đây là một thành phần thiết yếu của bất kỳ nơi làm việc lành mạnh nào. Nó đã không đưa ra khuyến nghị đào tạo về giao tiếp giữa các cá nhân và giải quyết xung đột hoặc đảm bảo rằng nhân viên tham gia khóa đào tạo bắt buộc của Thành Phố về các hành vi bị cấm. Sở cũng không thiết lập một quy trình rõ ràng và được truyền đạt thông tin tốt để nộp đơn khiếu nại, tiến hành điều tra và áp đặt kỷ luật mà nhân viên tin tưởng vào.
Chúng tôi đưa ra các đề xuất với Sở Cứu Hỏa & Cứu Hộ và Phòng Nhân Sự để phát triển hệ thống tinh thần trách nhiệm của nhân viên và cải thiện văn hóa nơi làm việc.
Các yêu cầu công việc cá biệt của Sở Cứu Hỏa ảnh hưởng đến văn hóa của nó
Sứ mệnh của Sở Cứu Hỏa là bảo vệ cộng đồng thông qua sự kết hợp của các chương trình phòng ngừa và sức khỏe cộng đồng cũng như ứng phó với hỏa hoạn, y tế, thiên tai và những trường hợp khẩn cấp khác.
Sở sử dụng hơn 700 nhân viên. Vào năm 2021, 89% là nam giới và 79% là người da trắng. Hơn 30 trạm cứu hỏa hoạt động suốt ngày đêm trên khắp Portland, với nhân viên là các đội cứu hỏa nhỏ làm việc theo ca 24 giờ mỗi ngày thứ ba của ca. Trong ca làm việc của họ, các đội ứng phó với các trường hợp khẩn cấp, bảo trì thiết bị và trạm cứu hỏa, ăn các bữa ăn, đào tạo, tập thể dục và sử dụng thời gian rảnh. Các nhân viên cứu hỏa thường dành phần lớn ca làm việc 24 giờ của họ cùng nhau, ngoại trừ khi họ lui về phòng riêng để ngủ.
Văn hóa của Sở được hình thành bởi các nhân viên sống cùng nhau và bảo vệ tính mạng của nhau trong những tình huống nguy hiểm. Các nhân viên mô tả nơi làm việc của họ như một gia đình và một số người cho biết họ duy trì tình bạn thân thiết với đồng nghiệp bên ngoài công việc. Một số nhân viên cho biết văn hóa gắn bó là phần tốt nhất của công việc và rằng các nhân viên cứu hỏa luôn quan tâm đến nhau.
Một số nhân viên có thể không cảm thấy mình là một phần của gia đình
Cũng có những mặt trái của việc coi đồng nghiệp là gia đình thay vì đồng nghiệp chuyên nghiệp. Nghiên cứu 2018 Portland State University cho thấy văn hóa của Sở khiến một số nhân viên - đặc biệt là phụ nữ và người da màu - cảm thấy bị xa lánh hoặc bị áp lực phải tuân theo. Điều này có thể cản trở mục tiêu đa dạng hóa lực lượng lao động của Sở.
Nghiên cứu cũng cho thấy môi trường gần gũi tại các trạm cứu hỏa đã thúc đẩy xung đột và hành vi thiếu chuyên nghiệp, bao gồm cả những lời nói đùa và bình luận xúc phạm liên quan đến giới tính, chủng tộc, giới phái, khuynh hướng tình dục và quốc gia. Chúng tôi nhận thấy rằng 43% các cuộc điều tra về nhân viên của Sở Cứu Hỏa từ năm 2018 đến năm 2020 liên quan đến các cáo buộc về hành vi thiếu chuyên nghiệp, bao gồm hành vi bất lịch sự, xúc phạm, phân biệt chủng tộc hoặc quấy rối, theo Ủy Ban Cơ Hội Việc Làm Bình Đẳng Hoa Kỳ (U.S. Equal Employment Opportunity Commission).
Văn hóa của Sở và khu vực trạm cứu hỏa chật hẹp cũng có thể khiến mọi người khó chịu trách nhiệm về hành vi sai trái. Có thể dễ dàng bỏ qua những hành vi không phù hợp hơn là làm rung chuyển con thuyền bằng cách lên tiếng. Báo cáo hành vi xấu cũng có thể được coi là rủi ro. Một số nhân viên cho biết họ không lên tiếng vì sợ bị trả thù.
Một thách thức bổ sung đối với tinh thần trách nhiệm là các nhân viên cứu hỏa thường làm việc tại Sở trong toàn bộ sự nghiệp của họ, và hầu hết các giám sát và quản lý đều đã thăng cấp cùng với nhân viên mà họ hiện đang giám sát. Những mối quan hệ này - và lòng trung thành mà chúng tạo ra - có thể khiến các nhà quản lý khó khách quan khi giải quyết các hành vi sai trái.
Sở không có một hệ thống tinh thần trách nhiệm nhân viên chặt chẽ
Hệ thống tinh thần trách nhiệm của nhân viên nhằm xác định và giải quyết các hành vi có vấn đề là một thành phần thiết yếu của bất kỳ nơi làm việc lành mạnh nào. Một hệ thống thần trách trách nhiệm giải trình:
Đặt kỳ vọng rõ ràng cho các yêu cầu công việc và cách ứng xử của nhân viên và đảm bảo rằng nhân viên được đào tạo để đáp ứng các yêu cầu đó
Cung cấp hướng dẫn và những công cụ cho việc nộp đơn khiếu nại để nhân viên và các thành viên cộng đồng hiểu rõ những mối quan tâm cần giải quyết ở đâu
Chỉ đạo những người quản lý phải làm gì nếu họ nhận được khiếu nại
Lập hồ sơ và phân tích các khiếu nại để xác định các mẫu hành vi rủi ro và nơi nào cần đào tạo hoặc làm rõ chính sách
Tiến hành các cuộc điều tra nhất quán, khách quan và kịp thời về các hành vi sai trái có thể xảy ra
Áp đặt kỷ luật có thể dự đoán trước, công bằng và nhanh chóng đối với các hành vi sai trái.
Các nhân viên phải tin tưởng vào hệ thống tinh thần trách nhiệm để nó hoạt động. Nếu nhân viên nghĩ rằng khiếu nại của họ sẽ bị phớt lờ, sợ bị trả thù vì đã lên tiếng, không thấy hậu quả của việc vi phạm quy tắc hoặc tin rằng hệ thống không công bằng, tinh thần tại nơi làm việc bị ảnh hưởng, và khả năng thuyên chuyển sẽ cao hơn. Hệ thống tinh thần trách nhiệm yếu kém cũng có thể cản trở nỗ lực của Sở để tuyển dụng thêm phụ nữ và người da màu.
Chúng tôi nhận thấy rằng Sở Cứu hỏa đã không có một hệ thống tinh thần trách nhiệm chặt chẽ mà các nhân viên hiểu và tin tưởng. Nó đã bỏ qua các khóa đào tạo về kỳ vọng đối với sự ứng xử tại nơi làm việc. Quy trình khiếu nại của nó không rõ ràng, vì vậy nhân viên có thể không biết cách báo cáo hành vi sai trái và người giám sát có thể đã xử lý các khiếu nại không nhất quán. Không ai phân tích thông tin khiếu nại hiện có để xác định xu hướng và ngăn chặn các vấn đề tại nơi làm việc trong tương lai. Một số nhân viên coi các cuộc điều tra là không nhất quán, không công bằng và chậm chạp. Quy trình kỷ luật của Sở cũng không thể dự đoán trước hoặc không minh bạch, khiến nhân viên tin rằng kỷ luật là không công bằng.
Sở bỏ bê việc đào tạo để cải thiện văn hóa nơi làm việc
Nhất quán với sứ mệnh thúc đẩy an toàn cộng đồng, Sở Cứu Hỏa ưu tiên đào tạo về vận hành - những việc mà nhân viên cứu hỏa có thể phải làm để bảo vệ tính mạng, tài sản và môi trường - nhưng lại bỏ qua việc đào tạo mà có thể cải thiện nơi làm việc chuyên nghiệp của Sở và giúp nâng cao mục tiêu của Sở để thúc đẩy sự đa dạng, công bằng và hòa nhập.
Các nhà quản lý của Sở đã ban hành các thư nội bộ cho nhân viên về các kỳ vọng đối với cách ứng xử tại nơi làm việc. Nhưng các nhân viên vẫn chưa được đào tạo về giao tiếp giữa các cá nhân, giải quyết xung đột và phát triển nhóm, như được khuyến nghị trong nghiên cứu năm 2018 của Portland State University. Các nhà quản lý của Sở cho biết họ đã cung cấp các khóa đào tạo về quản lý sự căng thẳng như đã được khuyến nghị.
Nhiều nhân viên đã không hoàn thành khóa đào tạo bồi dưỡng theo yêu cầu của tất cả nhân viên Thành Phố về các hành vi bị cấm quấy rối, đối xử phân biệt, phân biệt chủng tộc và trả thù tại nơi làm việc, theo ban quản lý và Phòng Nhân Sự vào cuối năm 2021. Chúng tôi không thể xác minh tỷ lệ hoàn thành vì hồ sơ đào tạo của Phòng Nhân Sự không chính xác, và Sở Cứu Hỏa đã không theo dõi chúng.
Các nhà quản lý Sở Cứu Hỏa đã chỉ ra nhiều rào cản khác nhau đối với các khóa đào tạo tại nơi làm việc. Họ cho biết các khóa đào tạo trực tiếp rất khó lên lịch trình vì các trạm cứu hỏa phải luôn sẵn sàng cho các trường hợp khẩn cấp và Sở không có ngân sách làm thêm giờ cần thiết để lấp đầy các vị trí trong khi các đội nhóm đang trong lớp đào tạo. Các nhà quản lý cho biết những thử thách khác bao gồm lịch trình làm việc, các vấn đề kỹ thuật với đào tạo trực tuyến, thay đổi lãnh đạo và khối lượng công việc bổ sung liên quan đến Covid-19 và những sự kiện cháy rừng.
Sở đưa ra ít sự hướng dẫn và ít sự chọn lựa để nộp đơn khiếu nại
Sở Cứu Hỏa đã không thông báo rõ ràng về cách thức hoạt động của quy trình điều tra và khiếu nại hiện có của họ. Không có thông tin trên trang mạng của họ giải thích cách nhân viên hoặc các thành viên cộng đồng có thể khiếu nại, ngoại trừ trường hợp sự khiếu nại dành riêng cho Portland Street Response. Hai tài liệu nội bộ mô tả quy trình khiếu nại nhưng đưa ra các hướng dẫn khác nhau để báo cáo hành vi sai trái. Ví dụ: Lệnh Chung của Sở, ở trang số 513, bao gồm hướng dẫn về việc đưa ra một số loại khiếu nại và khuyến khích nhân viên cứu hỏa báo cáo hành vi quấy rối hoặc đối xử phân biệt với quản lý của họ hoặc những người khác. Hướng dẫn đã lỗi thời, đề cập đến hai thực thể người nhận không còn tồn tại.
Tài liệu nội bộ khác yêu cầu nhân viên báo cáo một số vi phạm nhất định cho quản lý của nhân viên là đối tượng của đơn khiếu nại. Mặc dù lời khuyên đó phù hợp với cấu trúc “cấp bậc lãnh đạo” của Sở, nhưng nó có thể đã khiến một số nhân viên không được báo cáo nếu họ không tin tưởng rằng người quản lý sẽ phản hồi một cách thích hợp.
Quy Tắc Hành Chính Nhân Sự 2.02 áp dụng cho tất cả các nhân viên của Thành Phố và đưa ra một số lựa chọn để nộp đơn khiếu nại về quấy rối, đối xử phân biệt, phân biệt chủng tộc và trả thù, bao gồm cả các con đường nằm ngoài hệ thống cấp bậc giám sát. Mặc dù các nhân viên có thể nộp đơn khiếu nại với Phòng Nhân Sự theo quy định của Thành Phố, một số nhân viên Cứu Hỏa đã do dự khi ra ngoài Sở của họ để tận dụng lợi thế của đó.
Những người quản lý nhận được hướng dẫn ít ỏi về xử lý khiếu nại
Cách tiếp cận của Sở Cứu Hỏa đối với xung đột là yêu cầu những người quản lý ở cấp thấp nhất của tổ chức giải quyết vấn đề đó, nhưng ban lãnh đạo đã không hướng dẫn họ cách phản hồi các khiếu nại về nhân viên của Sở từ công chúng hoặc các đồng nghiệp.
Hướng dẫn hạn chế về việc xử lý các khiếu nại có nghĩa là những người quản lý cá nhân có thể quyết định cách phản hồi tốt nhất. Một số có thể chọn không làm gì, trong khi những người khác đưa vấn đề lên Phòng Nhân Sự hoặc thông qua cấp bậc lãnh đạo.
Vĩ độ đó đặc biệt có vấn đề ở một nơi làm việc mà coi mình như một gia đình và nơi mà những người quản lý thường có mối quan hệ lâu dài với những nhân viên mà họ quản lý. Điều này có thể góp phần vào nhận thức của một số nhân viên rằng hệ thống tinh thần trách nhiệm không đồng đều và có xu hướng thiên vị.
Chúng tôi không thể xác minh tính nhất quán trong việc xử lý các khiếu nại của những người quản lý vì Sở Cứu Hỏa không lưu lại văn bản của chúng và Phòng Nhân Sự chỉ theo dõi các khiếu nại nếu chúng dẫn đến một cuộc điều tra. Nếu không có dữ liệu khiếu nại, các phòng ban cũng bỏ lỡ cơ hội xác định các xu hướng, rủi ro tại nơi làm việc và những nhu cầu cho đào tạo.
Các nhân viên cảm nhận rằng các cuộc điều tra không nhất quán, không công bằng và chậm chạp
Một số nhân viên của Sở Cứu Hỏa cho rằng những cuộc điều tra về hành vi sai trái là không nhất quán hoặc không công bằng. Họ tin rằng kết quả đã bị ảnh hưởng bởi ai đã khiếu nại, ai đang bị điều tra và ai đang tiến hành cuộc điều tra. Các nhân viên nói rằng những nhân viên được ưu ái có tiêu chuẩn thấp hơn những người khác. Các nhân viên cũng tin rằng các cuộc điều tra mất quá nhiều thời gian để hoàn thành, các điều kiện cộng lại gây ảnh hưởng đến tinh thần vì nhân viên không nhận được giải pháp kịp thời nếu họ có bất cứ điều nào.
Cuộc kiểm toán của chúng tôi bao gồm việc xem xét các cuộc điều tra do các quản lý của Sở Cứu Hỏa, Phòng Nhân Sự và các điều tra viên bên ngoài thực hiện từ năm 2018 đến năm 2020. Chúng tôi không thể xác định liệu các cuộc điều tra có nhất quán hay công bằng hay không, chủ yếu là do tài liệu không đầy đủ. Một số tập hồ sơ điều tra trống rỗng, trong khi những tập hồ sơ khác chỉ chứa bản ghi cuộc phỏng vấn hoặc bản ghi âm. Chúng tôi cũng nhận thấy rằng hoạt động theo dõi điều tra và kỷ luật tập trung của Phòng Nhân Sự không hoàn chỉnh và bao gồm các lỗi và những sự mâu thuẫn.
During our review, Human Resources performed most investigations into Fire Bureau misconduct. We shared additional observations with Human Resources in a separate letter.
Khi các tập hồ sơ điều tra chứa thông tin cần xem xét, chúng tôi thường không thể biết liệu các quy trình của Phòng Nhân Sự có được tuân thủ hay không. Một số bước thủ tục không rõ ràng hoặc được diễn đạt thành gợi ý và một số bước không bắt buộc phải được lập thành văn bản.
Thông tin không đầy đủ cũng gây khó khăn cho việc xác minh thời gian điều tra. Những hồ sơ mà chúng tôi có thể đánh giá mất từ 27 đến 376 ngày để hoàn thành, hoặc trung bình là 116 ngày.
Các thủ tục điều tra của Phòng Nhân Sự không bao gồm các tiêu chuẩn về tính kịp thời để hoàn thành các bước chính hoặc hướng dẫn về cách hoàn thành điều tra kịp thời. Và các quản lý Cứu Hỏa, những người ngày càng chịu trách nhiệm thực hiện các cuộc điều tra, có rất ít đào tạo và không có hướng dẫn cụ thể của Sở về cách làm như vậy. Một số người cũng cho biết họ không chắc làm thế nào để ưu tiên các chức năng tinh thần trách nhiệm trong công việc hiện tại của họ.
Chúng tôi lưu ý rằng một số sự chậm trễ nằm ngoài tầm kiểm soát của các điều tra viên, chẳng hạn như khi một nhân viên nghỉ làm và được Văn Phòng Luật Sư Thành Phố xem xét. Sở Cứu hỏa và Phòng Nhân Sự cho biết rằng mỗi ngày làm việc thứ ba của ca của các nhân viên cứu hỏa có thể gây khó khăn cho việc lên lịch và hoàn thành các cuộc phỏng vấn.
Các quyết định kỷ luật không thể đoán trước, tốn nhiều thời gian và bị coi là không công bằng
Cuộc kiểm toán của chúng tôi và nghiên cứu của Portland State University cho thấy nhiều nhân viên của Sở Cứu Hỏa xem quy trình kỷ luật là không rõ ràng hoặc không công bằng. Một số nhân viên nói rằng kỷ luật là không nhất quán, và những người khác nói rằng nó hiếm khi được áp đặt.
Chúng tôi đã xác định được ít nhất 22 cuộc điều tra từ năm 2018 đến năm 2020 dẫn đến kỷ luật, bao gồm khiển trách bằng miệng, khiển trách bằng văn bản và đình chỉ. Trong các trường hợp khác, các quản lý tư vấn cho những nhân viên vi phạm quy tắc làm việc về cách cư xử của họ.
Ngoại trừ các cuộc điều tra về các cáo buộc lái xe ngoài giờ hành chính do ảnh hưởng của chất gây say, Sở không có hướng dẫn để đảm bảo hành động khắc phục nhất quán khi một cuộc điều tra xác định một nhân viên vi phạm các quy tắc làm việc. Sổ tay kỷ luật dành cho các quản lý và các chủ nhiệm của Thành Phố do Phòng Nhân Sự và Văn Phòng Luật Sư Thành Phố thiết lập cho biết mức độ kỷ luật phải dựa trên mức độ nghiêm trọng của vi phạm và các yếu tố riêng đối với nhân viên, bao gồm cảnh cáo hoặc kỷ luật trước đó và quá trình làm việc. Do đó, hai nhân viên có hành vi sai trái tương tự có thể bị kỷ luật khác nhau.
Sự thiếu minh bạch về quy trình và việc ra quyết định kỷ luật có thể góp phần khiến nhân viên không tin tưởng vào quy trình. Các chính sách của Sở Cứu Hỏa đã không giải thích rằng các quản lý và các chủ nhiệm xem xét các yếu tố khác nhau khi đưa ra quyết định kỷ luật. Và ban lãnh đạo cho biết họ tránh giao tiếp về các kỷ luật áp đặt, ngay cả trong các điều khoản chung, để tránh gây hại cho nhân viên.
Sở Cứu Hỏa đã nêu thực tiễn xử lý thông tin về các cuộc điều tra và kỷ luật là giữ kín phù hợp với hướng dẫn của Thành Phố và Sở. Nhưng không có điều gì cấm Sở chuyển tải thông tin không nhận dạng để thông báo rằng có hệ quả đối với hành vi sai trái hoặc việc thay đổi nơi làm việc được thực hiện do quá trình giải trình. Một số người khiếu nại và nhân viên bị điều tra cũng có thể không bao giờ biết về kết quả điều tra vì Sở không yêu cầu họ phải được thông báo, và các quy tắc của Thành Phố chỉ yêu cầu thông báo trong các trường hợp quấy rối và đối xử phân biệt.
Việc không có các hướng dẫn kỷ luật có thể góp phần vào sự chậm trễ trong quá trình giải trình. Chúng tôi nhận thấy Sở Cứu Hỏa mất từ một đến 463 ngày, hoặc trung bình là 119 ngày, để quyết định kỷ luật sau khi các cuộc điều tra được hoàn tất.
Sở Cứu Hỏa đặt ra mục tiêu có trách nhiệm để đa dạng hóa lực lượng lao động của mình. Sở sẽ phải vất vả để đạt được điều đó nếu không thực hiện các bước có thể đo lường và kịp thời để phát triển một hệ thống tinh thần trách nhiệm rõ ràng và nhất quán tại nơi làm việc mà nhân viên tin tưởng vào.
Các khuyến nghị
Để đảm bảo rằng Sở Cứu Hỏa & Cứu Hộ đạt được các mục tiêu về lực lượng lao động và đạt được lợi ích của một nơi làm việc có trách nhiệm, Ủy Viên phụ trách và Giám Đốc Sở Cứu Hỏa phải:
Đặt kỳ vọng rõ ràng cho các yêu cầu công việc và hạnh kiểm của nhân viên, bao gồm:
Thực hiện các khuyến nghị của nghiên cứu văn hóa nơi làm việc của Portland State University về đào tạo và xây dựng chuẩn mực.
Xác minh rằng tất cả các nhân viên đã hoàn thành khóa đào tạo về các hành vi bị cấm tại nơi làm việc, theo yêu cầu của các quy tắc của Thành Phố.
Xây dựng các phương pháp và hướng dẫn để đảm bảo:
Các nhân viên và công chúng hiểu cách nộp đơn khiếu nại và có quyền truy cập vào nhiều tùy chọn báo cáo, bao gồm một tùy chọn cho các khiếu nại ẩn danh.
Các chủ nhiệm và quản lý biết các thủ tục xử lý khiếu nại, bao gồm cách chúng được lập thành văn bản, định tuyến và theo dõi.
Các khiếu nại được ghi lại một cách tập trung và chính xác ở định dạng cho phép xác định và đánh giá các xu hướng để can thiệp, đào tạo và thay đổi chính sách, đồng thời phân tích này được thực hiện.
Các cuộc điều tra về hành vi sai trái của nhân viên là nhất quán, khách quan và kịp thời. Sở nên áp dụng hướng dẫn cho các cuộc điều tra:
• Phác thảo các hướng dẫn rõ ràng về cách tiến hành điều tra;
• Ghi nhận vai trò của Phòng Nhân Sự trong các cuộc điều tra;
• Đảm bảo rằng các điều tra viên được đào tạo và có thời gian cần thiết để tiến hành các cuộc điều tra;
• Giải quyết các vấn đề cá biệt có thể xảy ra đối với Sở Cứu Hỏa, chẳng hạn như sự thiên vị do quen thuộc;
• Đặt điểm chuẩn về thời gian cho các bước điều tra quan trọng;
• Bao gồm các hướng dẫn để giúp các nhà điều tra sắp xếp quy trình;
• Yêu cầu các cuộc điều tra được đánh giá định kỳ để xác định các điểm không nhất quán hoặc các điểm chuẩn bị bỏ sót;
• và yêu cầu những người khiếu nại và các nhân viên bị điều tra phải được thông báo khi các cuộc điều tra hoàn tất.
Các quyết định về kỷ luật có thể đoán trước được, công bằng, nhất quán và nhanh chóng.
Những cải tiến đối với nơi làm việc do những sự khiếu nại, các cuộc điều tra và kỷ luật được thông báo định kỳ cho các nhân viên để chứng tỏ rằng hệ thống tinh thần trách nhiệm đang hoạt động.
Khuyến khích các nhân viên báo cáo hành vi quấy rối, đối xử phân biệt, phân biệt chủng tộc và trả thù. Tùy chọn để báo cáo trực tiếp với Phòng Nhân Sự phải minh bạch và được khuyến khích trong trường hợp nhân viên không cảm thấy thoải mái khi báo cáo theo cấp bậc lãnh đạo. Những quản lý và chủ nhiệm mà không chuyển những khiếu nại đó đến Phòng Nhân Sự sẽ bị kỷ luật, theo yêu cầu của quy tắc Thành Phố.
Chúng tôi đề nghị rằng Ủy Viên phụ trách Phòng Nhân Sự và Giám Đốc Nhân Sự:
Cải thiện hướng dẫn điều tra của Phòng Nhân Sự để đảm bảo rằng các bước điều tra cần thiết được thực hiện và được lập thành văn bản, và thông báo đó sẽ được gửi cho các nhân viên khi điều tra hoàn tất. Hướng dẫn cập nhật phải bao gồm các tiêu chuẩn về thời gian cho các bước điều tra quan trọng.
Ghi chép lập thành văn bản chính xác và theo dõi các khiếu nại, các cuộc điều tra và kỷ luật để cho phép phân tích dữ liệu về những sự rủi ro, các can thiệp, những thay đổi chính sách và những nhu cầu đào tạo.
Giám Đốc Sở Cứu Hỏa (Fire Chief and the Director) và Giám Đốc Phòng Nhân Sự (Bureau of Human Resources) nhìn chung đồng ý với các đề xuất của chúng tôi.
Xem các phản hồi ở cuộc kiểm toán từ Sở Cứu Hỏa & Cứu Hộ Portland (Portland Fire & Rescue) và Phòng Nhân Sự.
Chúng tôi đã làm công việc của mình như thế nào
Mục tiêu kiểm toán của chúng tôi là xác định xem các quy trình khiếu nại, điều tra và kỷ luật của Sở Cứu Hỏa & Cứu Hộ của Portland có rõ ràng, nhất quán và phù hợp với các tiêu chuẩn ngành hay không. Phòng Nhân Sự được đưa vào vì bộ phận tham gia hoặc chịu trách nhiệm về các phần của các quá trình này.
Để hoàn thành mục tiêu kiểm toán của mình, chúng tôi:
Đã phỏng vấn các quản lý đã tuyên thệ và không tuyên thệ tại Sở Cứu Hỏa, các nhân viên tại hai trạm cứu hỏa, đại diện của Hiệp Hội Lực Lượng Cứu Hỏa Portland (Portland Fire Fighters’ Association,), các chủ nhiệm và những nhân viên từ Phòng Nhân Sự và Phòng Hưu trí và Thương Tật của Cảnh Sát và Lính Cứu Hỏa, Thanh Tra Thành Phố (City Ombudsman), Nhân Viên Phòng Ngân Sách Thành Phố, Luật Sư Thành Phố, và một nhà nghiên cứu từ Trung Tâm Dịch Vụ Công Cộng của Portland State University.
Các nhân viên của Sở Cứu Hỏa đã làm khảo sát vào năm 2021 về các quy trình khiếu nại, điều tra và kỷ luật và tóm tắt 20 câu trả lời mà chúng tôi nhận được. Cuộc khảo sát ẩn danh và bảo mật, và các kết quả không thể được phổ biến cho tất cả các nhân viên của Sở Cứu Hỏa.
Kết quả tổng hợp của nghiên cứu năm 2018 do Trung Tâm Dịch Vụ Công Cộng của Portland State University thực hiện.
Đã khảo sát 14 sở cứu hỏa trên khắp Hoa Kỳ về hệ thống tinh thần trách nhiệm của họ.
Đã đánh giá: các kiểm toán; những thực hành tốt nhất cho hệ thống tinh thần trách nhiệm tại nơi làm việc; Đánh Giá Văn Hóa Nơi Làm Việc năm 2018 (2018 Workplace Culture Assessment)của Portland State University và hai cuộc đánh giá văn hóa trước đó của Sở Cứu Hỏa; các luật Tiểu Bang; các Quy Tắc và Quy Định của Sở Cứu Hỏa, các Lệnh Chung, những Hướng Dẫn Hoạt Động và Chính Sách về Ma Túy và Rượu (Operational Guidelines, and Drug and Alcohol Policy); những thư nội bộ cho nhân viên; các quy tắc hành chính về Nhân Sự của Thành Phố; Sổ Tay Kỷ Luật của Phòng Nhân Sự, Quy Trình Tiêu Chuẩn Hoạt Động (Human Resources’ Discipline Manual, Standard Operating Procedures)cho các cuộc điều tra và lưu đồ điều tra Quy Tắc Hành Chính 2.02; Quy Tắc Đạo Đức của Thành Phố (City’s Code of Ethics); hợp đồng của Thành Phố với Hiệp Hội Lính Cứu Hỏa Portland; phương tiện truyền thông đưa tin; và thông tin công khai về Sở Cứu Hỏa.
Đã tham dự khóa đào tạo về Quản Lý Quy Trình Kỷ Luật (Administering the Discipline Process) do Văn Phòng Luật Sư và Nhân Sự Thành Phố tổ chức.
Đã xem xét và phân tích hồ sơ khiếu nại, điều tra và kỷ luật của Sở Cứu Hỏa từ năm 2018 đến năm 2020 do Phòng Nhân Sự cung cấp, dữ liệu yêu cầu rủi ro và dữ liệu huấn luyện và kỷ luật từ hệ thống quản lý nhân viên của Sở Cứu Hỏa.
Chúng tôi bắt đầu công việc kiểm toán này vào tháng Mười năm 2019 và tạm dừng vào tháng Ba năm 2020 theo yêu cầu của Sở Cứu Hỏa, nơi có khối lượng công việc gia tăng do đại dịch Covid-19. Chúng tôi bắt đầu kiểm toán lại vào tháng Ba năm 2021 và hoàn thành nghiên cứu thực địa vào tháng Mười Một năm 2021.
Các chuẩn mực kiểm toán yêu cầu kiểm toán viên phải độc lập về cơ cấu với tổ chức được kiểm toán để tránh bất kỳ mối quan hệ thực tế hoặc nhận thức nào có thể làm ảnh hưởng đến công việc kiểm toán đã thực hiện hoặc các phát hiện được báo cáo. Kiểm Toán Viên Thành Phố chịu trách nhiệm theo Điều Lệ Thành Phố (City Charter) để thực hiện các cuộc đánh giá do Bộ Phận Dịch Vụ Đánh Giá thực hiện (Audit Services Division). Theo Mã Thành Phố City Code (City Code), Kiểm Toán Viên Thành Phố cũng được trao quyền để tiếp nhận các khiếu nại và tiến hành các cuộc điều tra. Các hồ sơ điều tra và kỷ luật của Sở Cứu Hỏa do Phòng Nhân Sự cung cấp bao gồm các khiếu nại do Văn Phòng Thanh Tra, một bộ phận thuộc Văn Phòng Kiểm Toán Thành Phố, tách biệt với Dịch Vụ Kiểm Toán chuyển đến hoặc điều tra. Chúng tôi đã đưa những trường hợp này vào phạm vi của mình và thông báo kết luận về các cuộc điều tra bên ngoài trong một lá thư gửi tới Phòng Nhân Sự. Chúng tôi không tin rằng các trách nhiệm ngoài kiểm toán khác của Kiểm Toán Viên Thành Phố Là mối đe dọa đối với sự độc lập của chúng tôi.
Chúng tôi đã tiến hành kiểm toán về hiệu suất này theo các tiêu chuẩn kiểm toán được chấp nhận chung của chính phủ. Các chuẩn mực đó yêu cầu chúng tôi lập kế hoạch và thực hiện cuộc đánh giá để thu thập đầy đủ bằng chứng thích hợp nhằm cung cấp cơ sở hợp lý cho các phát hiện và kết luận dựa trên các mục tiêu đánh giá của chúng tôi. Chúng tôi tin rằng bằng chứng thu được cung cấp cơ sở hợp lý cho các phát hiện và kết luận của chúng tôi dựa trên các mục tiêu kiểm toán của chúng tôi.
Các Tác Giả Kiểm Toán: Jenny Scott, Kiểm Toán Viên Hiệu Suất, Jennifer Amiott, Kiểm Toán Viên Hiệu Suất.