Cập Nhật Kiểm Toán: Dịch Vụ Đấu Thầu (Procurement Services) đạt tiến độ hạn chế để cải thiện hợp đồng công bằng

Bài Báo
A circular arrow surrounding a calendar icon to illustrate change over time.
Đây là phần theo dõi sau hai-năm của báo cáo năm 2020 của chúng tôi, Công bằng trong hợp đồng xây dựng: Một số mục tiêu đã đạt được mặc dù quản lý yếu kém, lãng phí và mánh khoé.
Được phát hành
Trong bài viết này

Các cơ hội ký hợp đồng cho các công ty tư nhân là một trong những công cụ cơ bản của Portland để đạt được mục tiêu chấm dứt sự chênh lệch chủng tộc trong chính quyền Thành Phố. Cuộc kiểm toán năm 2020 của chúng tôi cho thấy rằng những sự khởi xướng về hợp đồng của Portland đã giảm bớt sự chênh lệch, nhưng cũng mắc phải lỗi thiết kế và quản lý yếu kém, đồng thời dễ bị ảnh hưởng bởi mánh khoé. Chúng tôi đã đưa ra 16 khuyến nghị để cải thiện thiết kế của chương trình, giám sát, minh bạch và trách nhiệm giải trình.

Các Dịch Vụ Đấu Thầu đã bắt đầu thực hiện một số khuyến nghị chứ không phải những khuyến nghị khác, đáng chú ý là hai đề xuất nhằm củng cố tính toàn vẹn của những khởi xướng. Nó cũng tiếp tục sử dụng Chương Trình Phát Triển Nhà Thầu Chính (Prime Contractor Development Program), mà chúng tôi thấy là vô tổ chức, lãng phí và có lợi cho một số nhà thầu.

Phòng Cung Ứng đang thực hiện mười khuyến nghị, bao gồm phát triển và báo cáo về các mục tiêu của chương trình và tiến hành một nghiên cứu về sự chênh lệch để thu thập dữ liệu cơ bản về số lượng công ty xây dựng do các phụ nữ và những người da màu làm chủ ở Portland. Phòng Cung Ứng đã thực hiện các đề xuất để xác nhận rằng các chương trình có thể sử dụng ngân khoản của người trúng thầu, tập trung liên lạc với các nhà thầu và đăng các dự báo dự án trực tuyến.


Các khuyến nghị chưa được thực hiện

An image of a white exclamation point within a triangle on a blue background.
  • Chương trình hỗ trợ kỹ thuật có vấn đề vẫn được áp dụng

    Chúng tôi đã khuyến nghị Phòng Cung Ứng loại bỏ các dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật của Chương Trình Phát Triển Nhà Thầu Chính mà chúng tôi thấy là thiếu tổ chức, lãng phí và mâu thuẫn với vai trò của Phòng Cung Ứng. Đây là những vấn đề đã tồn tại từ lâu, một số vấn đề đã được giải quyết trong cuộc kiểm toán năm 2010. Phòng Cung Ứng tiếp tục cung cấp hỗ trợ kỹ thuật bằng cách ký hợp đồng thực hiện công việc với các tổ chức thương mại. Điều đó có thể đã giải quyết xung đột liên quan đến Phòng Cung Ứng trong cả việc thực thi tuân thủ hợp đồng và cung cấp hỗ trợ kỹ thuật, nhưng người quản lý dự án Phòng Cung Ứng vẫn tiếp tục giám sát và hỗ trợ các công ty tham gia.

  • Không thu thập dữ liệu để giám sát gian lận đấu thầu
    Chúng tôi khuyến nghị Phòng Cung Ứng thu thập dữ liệu về những giá thầu được gửi cho các hạng mục giá thầu để bảo vệ khỏi sự thông đồng và sự gian lận đấu thầu. Rủi ro này cao hơn khi các chương trình vốn chủ sở hữu hạn chế nhóm nhà thầu tiềm năng đủ điều kiện. Thay vì thu thập dữ liệu và theo dõi sự thông đồng, Phòng Cung Ứng cho biết họ cung cấp danh sách các giá thầu cho các văn phòng sau khi hồ sơ dự thầu được nộp. Phương pháp này không cho phép phân tích để xác định sự thông đồng giữa các dự án hoặc các phòng ban, vì vậy rủi ro vẫn chưa được giải quyết.

  • Không có nhân viên được giao nhiệm vụ giám sát tính toàn vẹn của sự công bằng của các chương trình
    Chúng tôi khuyến nghị Phòng Cung Ứng chỉ định một thanh tra đấu thầu để theo dõi, điều tra, báo cáo và đưa ra khuyến nghị về (a) tính đầy đủ của các quy định đấu thầu, (b) việc tuân thủ các quy định đấu thầu của từng dự án hoặc toàn thành phố, (c) sự thông đồng đấu thầu, (d ) những sự chứng nhận đáng ngờ, và (e) các vấn đề cung ứng khác nếu thích hợp, dựa trên sự tự khởi xướng hoặc khiếu nại. Chúng tôi đưa ra đề xuất này vì chúng tôi quan sát thấy các vấn đề tiềm ẩn, chẳng hạn như giấy chứng nhận có vấn đề, mà nhân viên Phòng Cung Ứng cho biết họ không có thẩm quyền điều tra. Phòng Cung Ứng cho biết thay vào đó họ làm việc với Văn Phòng Luật Sư Thành Phố (City Attorney’s Office) và các văn phòng hợp đồng để theo dõi và điều tra hoạt động không tuân thủ.


Các khuyến nghị đang được thực hiện

Thiết Lập Mục Tiêu và Báo Cáo

Icon of a hourglass on a blue background.
  • Vẫn đang làm việc để phát triển các mục tiêu cho các chương trình tài trợ cho nhà thầu và lực lượng lao động

    Chúng tôi đề nghị Thành Phố thực hiện các bước giám sát đối với chương trình trợ cấp đa dạng cho lực lượng lao động và nhà thầu. Những điều này đã được vạch ra trong thỏa thuận với Prosper Portland và bao gồm việc thu thập tất cả các báo cáo tiến độ và đánh giá hiệu suất cần thiết. Trong báo cáo tiến độ năm 2021, chúng tôi lưu ý rằng Prosper đang báo cáo dữ liệu, chẳng hạn như các doanh nghiệp và những người lao động đã nhận được hỗ trợ kỹ thuật, bao gồm các nhân khẩu học, những câu chuyện thành công và những thách thức. Các báo cáo này tiếp tục vào năm tiếp theo sau, nhưng các báo cáo không bao gồm các mục tiêu để xác định sự thành công. Thỏa thuận ban đầu phác thảo chương trình yêu cầu Prosper báo cáo về việc đạt được các kết quả có thể đo lường được. Theo bản cập nhật gần đây nhất của thỏa thuận, vào tháng Tám năm 2022, Prosper và Thành Phố vẫn đang làm việc để xác định các mục tiêu về hiệu suất và một kế hoạch theo dõi và đo lường các mục tiêu đó.

  • Phòng Cung Ứng vẫn gặp khó khăn để báo cáo tiến độ về các mục tiêu cho sự công bằng

    Chúng tôi đã đề nghị Phòng Cung Ứng lập các báo cáo về tiến trình của Thành Phố hướng tới các mục tiêu công bằng theo hợp đồng. Phòng Cung Ứng bao gồm các mục tiêu trong báo cáo thường niên năm 2020 nhưng không bao gồm trong báo cáo năm 2021. Nhân viên cho biết sự thiếu sót đã không được giám sát và Phòng Cung Ứng dự kiến để đưa các mục tiêu vào tài liệu của năm tới.

  • Trang tổng quan để công nhận những nhà thầu và các văn phòng đáp ứng các mục tiêu công bằng trong Công Trình

    Chúng tôi đề nghị Phòng Cung Ứng công nhận các công ty và những văn phòng đã thành công trong việc đáp ứng các mục tiêu. Phòng Cung Ứng cho biết họ đang làm việc với các bên liên quan để tạo một trang tổng quan trực tuyến làm nổi bật sự thành công của văn phòng và nhà thầu.

Nghiên Cứu Chênh Lệch Cần Thiết

  • Lập kế hoạch nghiên cứu xem các chi phí chung có hợp lý không

    Chúng tôi đề nghị Phòng Cung Ứng đánh giá các kết quả của các tài trợ được trao đối với sự tăng trưởng trong thị trường xây dựng và liệu các chi phí của Thành Phố để quản lý chúng có hợp lý hay không. Phòng Cung Ứng đã thu thập thông tin mang tính giai thoại về các doanh nghiệp thành công từ các báo cáo tiến độ của Prosper Portland nhưng đã không hiểu tác động của các khoản tài trợ đối với thị trường xây dựng nói chung. Phòng Cung Ứng cho biết họ đã lên kế hoạch tiến hành một nghiên cứu sự chênh lệch để đo lường sự tham gia cơ bản của các nhà thầu được chứng nhận trên thị trường.

  • Dữ liệu cơ sở cần thiết để đặt mục tiêu sử dụng cho các nhà thầu chính được chứng nhận

    Chúng tôi khuyến nghị rằng Phòng Cung Ứng đặt mục tiêu sử dụng các nhà thầu chính được chứng nhận trong các dự án xây dựng. Phòng Cung Ứng cho biết họ không thể đặt mục tiêu cho đến khi thực hiện một nghiên cứu để đo lường số lượng nhà thầu có sẵn trên thị trường xây dựng và liệu có những sự chênh lệch về nhân khẩu học hay không. Báo cáo thường niên năm 2021 của Phòng Cung Ứng bao gồm dữ liệu về sự tham gia của các nhà thầu chính nhưng không bao gồm mục tiêu.

Chương Trình Phát Triển Nhà Thầu Chính

  • Báo cáo về các miễn trừ có thể là một phần của Chương Trình Phát Triển Nhà Thầu Chính được cải tiến

    Chúng tôi đề nghị Phòng Cung Ứng tuân theo các quy tắc về lập hồ sơ miễn trừ đối với Chương Trình Phát Triển Nhà Thầu Chính. Phòng Cung Ứng bắt đầu yêu cầu các giám đốc văn phòng ký vào các mẫu miễn trừ nhưng không báo cáo có bao nhiêu mẫu. Chúng tôi đề xuất tiết lộ vì báo cáo năm 2020 của chúng tôi cho thấy hơn một nửa số hợp đồng đủ điều kiện đã được miễn tham gia chương trình. Phòng Cung Ứng cho biết họ đang trong quá trình thiết kế lại chương trình và sẽ xem xét báo cáo số lượng miễn trừ như một phần của việc thiết kế lại.

  • Tranh luận về tương lai của Chương Trình Phát Triển Nhà Thầu Chính vẫn tiếp tục

    Chúng tôi khuyến nghị rằng Phòng Cung Ứng nên loại bỏ các rào cản bằng cách trao tất cả các hợp đồng nhỏ cho các công ty được chứng nhận mà không yêu cầu tham gia Chương Trình Phát Triển Nhà Thầu Chính. Như trường hợp năm ngoái, nhân viên Phòng Cung Ứng cho biết họ tiếp tục tham gia hợp đồng với cộng đồng để phát triển các kế hoạch cho tương lai của chương trình.

  • Tiếp tục thảo luận về việc ngăn chặn dự án trọn gói
    Chúng tôi khuyến nghị Phòng Cung Ứng tạo ra các tiêu chí để ngăn chặn việc gộp dự án, điều này có thể ảnh hưởng tiêu cực đến các công ty do phụ nữ và dân tộc thiểu số làm chủ nếu nó được sử dụng để tập hợp các dự án vượt quá ngưỡng đủ điều kiện cho các dự án cho Chương Trình Phát Triển Nhà Thầu Chính. Như trường hợp ở lần cập nhật trước, Phòng Cung Ứng cho biết đang tiếp tục thảo luận vấn đề này với các bên liên quan.

Những Khởi Xướng Mới khác

  • Vị trí chức vụ mới sẽ chịu trách nhiệm đảm bảo sự giao tiếp về các dự án được công bằng

    Chúng tôi đề nghị Phòng Cung Ứng chính thức hóa việc theo dõi giao tiếp thông tin giữa nhân viên và các nhà cung cấp. Phòng Cung Ứng cho biết Người Quản Lý Hợp Đồng Toàn Diện (Inclusive Contracting Manager) mới sẽ phát triển một chiến lược tiếp cận cộng đồng để đảm bảo sự công bằng, nâng cao nhận thức về các cơ hội và xóa bỏ các rào cản.

  • Ý định sử dụng các báo cáo sau dự án để lập kế hoạch cho chương trình

    Chúng tôi khuyến nghị Phòng Cung Ứng sử dụng các báo cáo sau dự án để xác định các xu hướng và những bài học kinh nghiệm. Phòng Cung Ứng cho biết họ có kế hoạch sử dụng các báo cáo sau dự án để thông báo các quyết định trong tương lai, chẳng hạn như nguồn lực nào sẽ dành cho phát triển lực lượng lao động, sự hỗ trợ kỹ thuật và chương trình liên kết nhà thầu mới.


Các khuyến nghị được thực hiện trong năm thứ hai

Icon of a white check mark on a blue background.
  • Các ngân khoản được xác nhận từ những người trúng thầu có thể được sử dụng cho các chương trình trợ cấp đa dạng cho lực lượng lao động và nhà thầu

    Chúng tôi đã đề nghị Phòng Cung Ứng xác nhận các nguồn ngân khoản cho các chương trình trợ cấp đa dạng cho lực lượng lao động và nhà thầu của mình. Một thẩm phán của Quận Multnomah đã ra phán quyết vào tháng Ba năm 2022 rằng Thành Phố có thể sử dụng tiền của người trúng thầu cho những sự khởi xướng phù hợp với các tiêu chí mà liên kết chúng với các dịch vụ cấp nước hoặc thoát nước.

  • Chức Vụ Cung Ứng mới chịu trách nhiệm về sự đa dạng và hòa nhập của nhà cung cấp

    Chúng tôi đề nghị Phòng Cung Ứng tập trung và chính thức hóa việc tiếp cận với các nhà thầu, các công ty được chứng nhận và những nhà cung cấp để đảm bảo tính nhất quán và công bằng. Phòng Cung Ứng đã tạo ra một vị trí mới, Người Quản Lý Hợp Đồng Toàn Diện, để xây dựng những mối quan hệ với các nhà cung cấp và xác định những cơ hội tìm nguồn cung ứng cho hợp đồng công bằng.


Các khuyến nghị đã được thực hiện trong năm thứ nhất

Icon of a white check mark on a blue background.
  • Các dự báo dự án xây dựng được đăng trực tuyến

    Chúng tôi đã khuyến nghị rằng Phòng Cung Ứng đăng các dự án sắp tới trên trang mạng của mình. Kể từ đó, Phòng Cung Ứng đã đăng các dự báo dự án xây dựng hàng quý cho Giao Thông Vận Tải, Dịch Vụ Môi Trường, Công Viên và Nước trên phần Diễn Đàn Hợp Đồng Công Bằng trên trang mạng của mình.


Xem báo cáo gốc năm 2020 và các khuyến nghị

Liên lạc: Elizabeth.pape@portlandoregon.gov