Dịch trang này
Tóm Tắt
Khi người dân Portland xả nước từ bồn rửa chén hoặc xả nhà vệ sinh, nước thải sẽ đi qua một mạng lưới đường ống thuộc sở hữu của Cục Dịch vụ Môi trường đến một nhà máy xử lý. Các đường ống khác dẫn nước mưa đến các cấu trúc, chẳng hạn như giếng khô. Hơn 2,000 dặm đường ống - một số đường ống cũ hơn 100 năm - đan chéo khắp thành phố.
Cục Dịch vụ Môi trường trả tiền cho một Văn phòng Thành phố khác, Cục Giao thông Vận tải, để duy trì các đường ống này. Khoảng 130 nhân viên Giao thông Vận tải ứng phó với sự cố tràn cống, thông đường ống bị tắc và tiến hành sửa chữa. Các nhóm cũng kiểm tra và làm sạch đường ống bằng robot, máy ảnh và máy bơm đặc biệt.
Người dân Portland trả tiền cho các dịch vụ này - khoảng 23 triệu đô-la trong Năm Tài khóa 2019-20 - thông qua hóa đơn nước thải của họ.
Thỏa thuận lâu đời này đã có những kết quả trái chiều và đi kèm với sự thiếu hiệu quả khiến người sử dụng dịch vụ phải trả giá đắt. Chúng tôi đưa ra các khuyến nghị cho cả hai Cục về việc điều chỉnh nhân sự, tài chính, quản lý nguyên vật liệu và đánh giá lại sự sắp xếp đã có từ hàng thập kỷ trước của họ.
Hiệu suất của Cục Giao thông Vận tải có cả mặt được và không được
Cục Dịch vụ Môi trường và Giao thông Vận tải đồng ý hàng năm về các nội dung chung của chương trình bảo trì hệ thống thoát nước và số tiền sẽ được trả cho Cục Giao thông Vận tải cho công việc của họ. Cục Dịch vụ Môi trường đặt ra các mục tiêu hàng năm, chẳng hạn như bao nhiêu dặm đường ống phải được làm sạch và quy định tốc độ mà Cục Giao thông Vận tải phải đến xử lý khi nước tràn cống. Cục Giao thông Vận tải cung cấp đội ngũ nhân viên và quản lý hàng ngày để đáp ứng các mục tiêu. Cục Giao thông Vận tải quyết định hầu hết các quy trình làm việc và triển khai đội ngũ và phương tiện.
Chúng tôi đã xem xét việc Cục Giao thông Vận tải đạt được các mục tiêu chính:
- Sửa chữa và bảo trì. Cục Dịch vụ Môi trường đặt ra các mục tiêu theo kiểu cấu trúc và loại hình sửa chữa. Cục Giao thông Vận tải đã không đạt mục tiêu sửa chữa và lót ống cống, và bảo trì mương thoát nước mưa. Chương trình đã thành công hơn trong việc sửa chữa các cửa hứng nước mưa trong sáu năm qua.
- Kiểm tra và làm sạch hệ thống. Các đội của Cục Giao thông Vận tải kiểm tra các đường ống có gắn camera gắn vào robot và làm sạch chúng nếu cần thiết. Họ gửi video cho các kỹ sư xác định bất kỳ sửa chữa kết cấu nào cần thiết. Cả hai lĩnh vực là kiểm tra và làm sạch đều không đạt chỉ tiêu trong sáu năm qua, trừ năm 2019 với lĩnh vực kiểm tra.
- Kịp thời phản ứng các cuộc gọi khẩn cấp. Cục Dịch vụ Môi trường có mục tiêu là nhanh chóng đáp ứng các cuộc gọi về các vấn đề cấp bách của hệ thống thoát nước - 95 phần trăm thời gian, các đội sẽ đến sau hai giờ hoặc nhanh hơn. Cục Giao thông Vận tải đã đạt hoặc gần đạt được mục tiêu này trong sáu năm tài khóa qua.
Một số mục tiêu đã đạt được trong sáu năm qua.
Cục Dịch vụ Môi trường có một mục tiêu riêng là làm sạch và kiểm tra toàn bộ hệ thống đường ống theo chu kỳ 12 năm. Một chu kỳ đầy đủ vẫn chưa trôi qua kể từ khi mục tiêu được đặt ra vào năm 2013. Tuy nhiên, nhìn vào 12 năm qua, các đội đã làm sạch 80% đường ống chính của hệ thống thoát nước. Cục Dịch vụ Môi trường cho biết họ có kế hoạch chỉ đạo Cục Giao thông Vận tải cung cấp dịch vụ ở các khu vực còn lại trong vài năm tới để đạt được mục tiêu.
Hầu hết các đường ống trong hệ thống đã được làm sạch trong 12 năm qua.
Các đường ống còn lại sẽ được làm sạch trước năm 2025.
Khi các đội chậm trễ trong việc sửa chữa và vệ sinh, việc giữ toàn bộ hệ thống ở trạng thái tốt sẽ khó hơn. Bị tụt lại phía sau cũng có nghĩa là công việc mà Cục Dịch vụ Môi trường đã tin tưởng là sẽ hoàn thành bị trì hoãn.
Đội ngũ nhân viên và đội xe chưa phát huy hết tiềm năng
Thiếu kinh phí không phải là nguyên nhân khiến Cục Giao thông Vận tải không đáp ứng được các mục tiêu công việc do Cục jDịch vụ Môi trường đặt ra. Cục Giao thông Vận tải chi ít hơn khoảng 2 triệu đôla so với thỏa thuận cho phép mỗi năm trong sáu năm qua. Có hai lý do chính dẫn đến hoạt động kém hiệu quả:
- Nhân sự. Cục Giao thông Vận tải đã phân công các đội bảo trì hệ thống thoát nước vào các công việc không liên quan, chẳng hạn như dọn dẹp lở đất và ứng phó với tuyết/băng. Cũng có những vị trí trống trong đội bảo trì hệ thống thoát nước.
- Bảo trì phương tiện. Những chiếc xe chuyên dụng nằm trong tiệm sửa xe CityFleet, đợi thợ sửa xe hoặc một bộ phận nào đó. Một số sự chờ đợi này kéo dài vài tuần, khiến các đội thi công khó hoặc không thể thực hiện công việc của họ nếu không có xe tải được trang bị đặc biệt của họ. Các nhà quản lý đã biết về nút thắt cổ chai này trong việc sửa chữa phương tiện, nhưng vấn đề vẫn tồn tại.
Tính toán chi phí gián tiếp không cụ thể cho việc bảo trì hệ thống thoát nước
Khi Cục Dịch vụ Môi trường trả tiền cho Cục Giao thông Vận tải cho các dịch vụ thoát nước, họ cũng phải trả một phần chi phí gián tiếp cần thiết để hỗ trợ các đội thoát nước. Các chính sách tài chính của Thành phố chỉ rõ rằng chi phí gián tiếp phải là những chi phí cần thiết để hỗ trợ việc cung cấp dịch vụ, trong trường hợp này là bảo trì hệ thống thoát nước. Điều này bao gồm chi phí gián tiếp cho các dịch vụ, chẳng hạn như quản lý văn phòng, hệ thống máy tính, cơ sở vật chất và cửa hàng. Cục Giao thông Vận tải áp dụng một công thức tiêu chuẩn để phân bổ chi phí cho tất cả các hợp đồng hoặc công việc sử dụng nguồn tiền tài trợ của họ, chứ không chỉ công việc cống rãnh.
Tuy nhiên, công thức chuẩn có thể bao gồm các chi phí không liên quan trực tiếp đến hoặc hỗ trợ các hoạt động do khách hàng sử dụng dịch vụ tài trợ
Xem xét chi phí gián tiếp mà Cục Giao thông Vận tải bao gồm trong công thức này, chúng tôi đặt câu hỏi về việc bao gồm một số hoạt động không cần thiết để hỗ trợ cung cấp dịch vụ bảo trì hệ thống thoát nước, chẳng hạn như: hỗ trợ và quản lý các hoạt động đảm bảo tuân thủ quy định về đậu xe và vận hành chỗ đậu xe cũng như chi phí vận hành và bảo trì cho Portland Streetcar. Đồng thời, lĩnh vực đảm bảo tuân thủ quy định về đậu xe, vận hành chỗ đậu xe và Portland Streetcar chi trả các chi phí liên quan đến quản lý bảo trì hệ thống thoát nước.
Việc phân bổ các chi phí hành chính này cho tất cả các chương trình của Cục Giao thông Vận tải đã diễn ra trong nhiều năm. Cục Giao thông Vận tải cho biết việc đưa các hoạt động này vào danh sách chi phí gián tiếp để tính toán trên toàn Thành phố là được phép nhưng có thể được cải thiện.
Vấn đề quản lý nguyên vật liệu lỏng lẻo
Cục Giao thông Vận tải đã không đảm bảo thực thi các quy trình của mình để theo dõi và đối chiếu lượng tồn kho vật liệu cần thiết của Thành phố để bảo trì hệ thống thoát nước, và đó là một sơ suất đã tạo cơ hội cho việc sử dụng sai mục đích và lập hóa đơn không chính xác.
Các đội thi công thỉnh thoảng lấy đá, bao nhựa đường, ống dẫn và các vật liệu khác từ bãi chứa mà không lập chứng từ và không ghi công việc nào cần được tính phí.
Khi các nhân viên Cục Giao thông Vận tải nhận thấy sự khác biệt giữa số lượng thực tế tại bãi và những gì mà hồ sơ máy tính cho thấy, họ cần cố gắng tìm chương trình nào có nhiều khả năng sử dụng vật liệu đó nhất. Sau khi gửi email chi phí của các mặt hàng cho nhóm phù hợp, Cục Giao thông Vận tải sẽ chấp nhận mã số đơn đặt hàng từ người giám sát của nhóm làm việc đó để tính phí hàng bị thiếu. Để theo dõi đúng chi phí nguyên vật liệu, các đội phải ghi lại ai lấy vật liệu nào tại thời điểm họ lấy.
Cục Giao thông Vận tải cũng lưu trữ các vật tư lót cống đắt tiền ở một khu vực cách xa bãi tiếp liệu trung tâm với sự kiểm soát lỏng lẻo hơn đối với số lượng vật liệu và các biện pháp bảo vệ để tiếp cận chúng.
Nếu không có số lượng hàng tồn kho chính xác và hồ sơ thanh toán, ban quản lý không thể đảm bảo với khách hàng sử dụng dịch vụ thoát nước rằng họ đang được tính phí thích hợp cho vật liệu bảo trì.
Mối quan hệ đối tác có còn phục vụ tốt những khách hàng sử dụng dịch vụ không?
Thỏa thuận giữa Cục Dịch vụ Môi trường và Cục Giao thông Vận tải đã được thực hiện trong nhiều thập kỷ. Chúng tôi đã khuyến nghị trong một cuộc kiểm tra năm 2010 rằng cả hai Cục đều đánh giá những lợi thế và thách thức của việc duy trì quan hệ đối tác. Điều này tiếp tục có liên quan đến ngày nay vì nhiều vấn đề tương tự vẫn còn tồn tại, bao gồm: Việc cung cấp bảo trì và sửa chữa hệ thống thoát nước không phù hợp với mục tiêu và mục tiêu tổ chức của Cục Giao thông Vận tải; và mỗi Cục sử dụng một hệ thống dữ liệu riêng biệt để theo dõi công việc và tình trạng của hệ thống nước thải, khiến nhân viên ở cả hai Cục lo ngại về sự kém hiệu quả. Mặc dù các Cục cập nhật các mục tiêu hoạt động hàng năm, nhưng nội dung của thỏa thuận không thay đổi.
Khuyến nghị
- Để giúp đạt được các mục tiêu bảo trì, Cục Dịch vụ Môi trường và Cục Giao thông Vận tải nên phát triển và thực hiện các giải pháp thay thế để sử dụng nhân viên và phương tiện với toàn bộ tiềm năng ngân sách của họ.
- Để đảm bảo quỹ của khách hàng sử dụng dịch vụ chỉ được sử dụng cho các dịch vụ liên quan và cần thiết cho việc bảo trì hệ thống thoát nước, Cục Giao thông Vận tải nên loại bỏ các chi phí được bao gồm trong chi phí gián tiếp có thể được coi là chi phí hành chính trực tiếp cho một chương trình hoặc dịch vụ cụ thể.
- Để đảm bảo tính phí chính xác và giảm cơ hội sử dụng sai nguyên liệu:
Cục Giao thông Vận tải nên:
• ghi chép đúng các tài liệu do các đội thi công thực hiện;
• tăng các biện pháp bảo vệ kiểm kê đối với vật liệu lót cống; và,
• thực thi các quy trình hiện có.
Cục Dịch vụ Môi trường nên:
• review and approve billings for any inventory discrepancies.
- Để xác định xem liệu quan hệ đối tác giữa Cục Dịch vụ Môi trường và Cục Giao thông Vận tải có phục vụ tốt nhất lợi ích của công chúng hay không, các Cục nên đánh giá lại những ưu và nhược điểm của thỏa thuận về bảo trì hệ thống thoát nước.
Chúng tôi đã làm công việc của mình như thế nào
Mục đích của cuộc kiểm tra này là (1) đánh giá liệu Cục Giao thông Vận tải có duy trì hệ thống thoát nước và thu gom nước mưa phù hợp với các mục tiêu của Cục Dịch vụ Môi trường hay không và (2) đánh giá xem liệu những khách hàng sử dụng dịch vụ có nhận được các dịch vụ hiệu quả từ Cục Giao thông Vận tải hay không. Chúng tôi tập trung vào các năm tài khóa 2014-15 đến 2019-20. Chúng tôi bao gồm cả hệ thống thoát nước và nước mưa trong thuật ngữ “cống thoát nước”.
Chúng tôi đã phỏng vấn ban quản lý của cả Cục Dịch vụ Môi trường và Cục Giao thông Vận tải. Chúng tôi đã tham quan cơ sở của Cục Giao thông Vận tải và đi cùng đội sửa chữa cống thoát nước, đội kiểm tra/vệ sinh và xe ứng cứu khẩn cấp.
Chúng tôi đã xem xét tiến độ hướng tới các mục tiêu bảo trì; các vấn đề tài chính, bao gồm cả việc tính toán chi phí gián tiếp; phí đội xe; quy trình công việc bao gồm sửa chữa hệ thống thoát nước, kiểm tra và làm sạch hệ thống thoát nước, quy trình đặt hàng công việc, kết nối hệ thống máy tính; và quản lý nguyên vật liệu. Chúng tôi không kiểm tra rộng rãi độ tin cậy của dữ liệu, nhưng thử nghiệm có giới hạn của chúng tôi cho thấy điều kiện của dữ liệu đủ cho các mục tiêu kiểm tra của chúng tôi.
Các dự án cải thiện cơ sở vật chất do Cục Dịch vụ Môi trường quản lý và không phải là một phần của cuộc kiểm tra này.
Chúng tôi đã tiến hành cuộc kiểm tra này theo các chuẩn mực kiểm tra được chấp nhận chung của chính phủ. Các chuẩn mực đó yêu cầu chúng tôi lập kế hoạch và thực hiện cuộc đánh giá để thu thập đầy đủ bằng chứng thích hợp nhằm cung cấp cơ sở hợp lý cho các phát hiện và kết luận dựa trên các mục tiêu đánh giá của chúng ta. Chúng tôi tin rằng bằng chứng thu được cung cấp cơ sở hợp lý cho các phát hiện và kết luận của chúng tôi dựa trên các mục tiêu kiểm tra của chúng tôi.