Заключительное Внутренее Рекомендательное Сообщение — Пожарная Спасательная Служба Портленда не имеет согласованной системы подотчётности.

Отчет
Station 1 serves downtown Portland and houses the administrative offices
Опубликовано
В этой статье

Жители города полагаются на Пожарную Службу Спасения Портленда, когда сталкиваются с невообразимыми чрезвычайными ситуациями.  Бюро поставило эту важную роль в приоритет, подготовив пожарных к действиям в различных кризисных ситуациях и обеспечив постоянную готовность станций к реагированию.  Он не продемонстрировал такой же приверженности созданию и поддержанию подотчётного, профессионального рабочего места.

В Бюро работает более 700 сотрудников, большинство из которых мужчины и белые.  Бюро заявляет, что хочет диверсифицировать свой штат и лучше отражать сообщество, которому оно служит.  В 2019 году первая Чернокожая женщина в Городе была назначена Начальником Пожарной Охраны, и теперь женщины возглавляют три из пяти подразделений Бюро.  Бюро недавно предприняло шаги по диверсификации за счёт изменений в наборе и приёме на работу.  Но исследование на рабочем месте, проведенное в 2018 году, показало, что некоторые женщины и цветные люди в Бюро чувствуют себя отчуждёнными в среде, где доминируют белые мужчины, а семейная культура позволяет некоторым сотрудникам вести себя на рабочем месте непрофессионально.

Этот аудит показал, что Бюро не инвестировало время, внимание и ресурсы, необходимые для улучшения своей культуры и достижения своей цели по диверсификации.  В Бюро нет согласованной системы подотчётности сотрудников, которая является важным компонентом любого здорового рабочего места.  Он не предлагал рекомендуемых тренингов по межличностному общению и разрешению конфликтов и не гарантировал, что сотрудники посещают обязательные Городские тренинги по запрещённому поведению.  Бюро также не установило чётких и понятных процессов подачи жалоб, проведения расследований и наложения дисциплины, которым доверяют сотрудники.

Мы даём рекомендации Пожарной Спасательной Службе и Отделу Кадров по разработке системы подотчётности сотрудников Пожарного Управления и повышению культуры на рабочем месте.

Уникальные требования к работе Пожарного Бюро влияют на его культуру

Миссия Пожарного Бюро состоит в том, чтобы защищать сообщества посредством сочетания программ профилактики и общественного здравоохранения, а также реагирования на пожары, медицинские, стихийные бедствия и другие чрезвычайные ситуации.

В Бюро работает более 700 сотрудников.  В 2021 году 89 процентов были мужчинами, а 79 процентов были белыми.  В Портленде круглосуточно работают более 30 пожарных депо, укомплектованных небольшими бригадами пожарных, которые работают по 24-часовым сменам каждый третий день.  Во время своих смен команды реагируют на чрезвычайные ситуации, обслуживают оборудование и станцию, едят, тренируются, занимаются спортом и проводят свободное время.  Пожарные обычно проводят большую часть своей 24-часовой смены вместе, за исключением тех случаев, когда они уходят спать в свои комнаты.

Культура Бюро формируется тем, что сотрудники живут вместе и защищают друг друга в опасных ситуациях.  Сотрудники описали своё рабочее место как семью, а некоторые заявили, что поддерживают близкие дружеские отношения с коллегами вне работы.  Некоторые сотрудники сказали, что сплоченная культура была лучшей частью работы, и что пожарные заботятся друг о друге.

Некоторые сотрудники могут не чувствовать себя частью семьи

Есть и недостатки в том, чтобы думать о коллегах как о семье, а не как о коллегах по работе.  Исследовани 2018 Государственного Университета Портленда показало, что культура Бюро заставляет некоторых сотрудников, особенно женщин и цветных людей, чувствовать себя отчуждёнными или вынужденными подчиняться.  Это может помешать достижению цели Бюро по диверсификации своей рабочей силы.

Исследование также показало, что сплоченная атмосфера на станциях способствовала конфликтам и непрофессиональному поведению, включая оскорбительные шутки и комментарии, касающиеся пола, расы, пола, сексуальной ориентации и национальности.  Мы обнаружили, что 43 процента расследований в отношении сотрудников Пожарной Охраны в период с 2018 по 2020 год касались обвинений в непрофессиональном поведении, в том числе в невежливом, оскорбительном, расистском или унизительным поведении.  По данным Комиссии США по Равным Возможностям при Трудоустройстве, в значительной степени однородная рабочая сила и децентрализованные рабочие места являются факторами риска домогательств.

Культура Бюро и тесные помещения станции также могут затруднить привлечение людей к ответственности за неправомерные действия.  Возможно, проще игнорировать неадекватное поведение, чем раскачивать лодку, открыто высказываясь.  Сообщение о плохом поведении также может быть воспринято как рискованное.  Некоторые сотрудники сказали, что они не высказываются, потому что боятся возмездия.

Дополнительная проблема с подотчётностью заключается в том, что пожарные часто работают в Бюро на протяжении всей своей карьеры, и большинство руководителей и менеджеров поднялись по служебной лестнице вместе с персоналом, за которым они сейчас наблюдают.  Эти отношения — и лояльность, которую они создают, — могут мешать менеджерам быть объективными при рассмотрении неправомерных действий.

Бюро не имеет последовательной системы отчётности сотрудников

Система ответственности сотрудников, которая выявляет и устраняет проблемное поведение, является важным компонентом любого здорового рабочего места.  Система подотчётности должна:

  • Установить чёткие ожидания в отношении рабочих требований и поведения сотрудников и убедиться, что сотрудники обучены им соответствовать

  • Предложить руководство и инструменты для подачи жалоб, чтобы сотрудники и члены сообщества понимали, куда обращаться с проблемами

  • Что делать непосредственным руководителям, если они получили жалобу
  • Документировать и анализировать жалобы, чтобы выявить модели рискованного поведения и определить, где требуется обучение или разъяснение политики

  • Проводить последовательные, беспристрастные и своевременные расследования возможных неправомерных действий

  • Ввести предсказуемую, справедливую и оперативную дисциплину за неправомерное поведение

Сотрудники должны доверять системе подотчётности, чтобы она работала.  Если сотрудники думают, что их жалобы будут проигнорированы, опасаются возмездия за высказывание, не видят последствий нарушения правил или считают систему несправедливой, моральный дух на рабочем месте страдает, и текучесть кадров, скорее всего, возрастёт.  Слабая система подотчётности также может препятствовать усилиям Бюро по набору большего числа женщин и цветных людей.

Мы обнаружили, что в Пожарном Управлении не было согласованной системы подотчётности, которую сотрудники понимали и которой доверяли.  Он пренебрегал тренингами по ожиданиям от поведения на рабочем месте.  Процесс рассмотрения жалоб был нечётким, поэтому сотрудники могли не знать, как сообщать о неправомерных действиях, а руководители могли обращаться с жалобами непоследовательно.  Никто не анализировал доступную информацию о жалобах, чтобы выявить тенденции и предотвратить будущие проблемы на рабочем месте. Некоторые сотрудники считали расследования непоследовательными, несправедливыми и медленными.  Дисциплинарный процесс в Бюро также не был предсказуемым и прозрачным, что заставляло сотрудников полагать, что дисциплинарное взыскание несправедливо.

Бюро пренебрегло обучением для повышения культуры на рабочем месте

В соответствии со своей миссией по обеспечению общественной безопасности, Пожарное Бюро уделяло приоритетное внимание обучению работе — тому, что пожарным, возможно, придётся делать для защиты жизни, имущества и окружающей среды, — но пренебрегало обучением, которое могло бы улучшить профессиональные рабочие места Бюро и помочь в достижении цели Бюро, и способствовать разнообразию, равенству и инклюзивности.

Руководители бюро разослали сотрудникам памятки об ожидаемом поведении на рабочем месте.  Но сотрудники всё ещё не прошли обучение межличностному общению, разрешению конфликтов и развитию команды, как это рекомендовано в исследовании Портлендского Государственного Университета 2018 года.  Руководители Бюро сказали, что они предложили тренинг по управлению стрессом в соответствии с рекомендациями.

По данным Руководства и Бюро Кадров на конец 2021 года, многие сотрудники не прошли переподготовку, необходимую для всех Городских сотрудников, по запрещённым домогательствам, дискриминации, расизму и мести на рабочем месте. Мы не смогли проверить процент прохождения, потому что  Записи об обучении Отдела Кадров были неточными, и Пожарная Служба их не отслеживала.

Руководители Пожарной Службы указали на различные препятствия для обучения на рабочем месте.  Они сказали, что личные тренировки сложно запланировать, потому что станции должны быть доступны для чрезвычайных ситуаций, и Бюро не предусмотрело в бюджете сверхурочные, необходимые для заполнения позиций, пока бригады проходят обучение.  Менеджеры заявили, что к другим проблемам относятся графики работы, технические проблемы с онлайн-тренингами, текучесть кадров и дополнительная рабочая нагрузка, связанная с Covid-19 и лесными пожарами.

Бюро предложило мало рекомендаций и вариантов подачи жалоб
The Fire Bureau did not communicate clearly how its existing complaint and investigative process was supposed to work. It had no information on its website explaining how employees or community members could make a complaint, except if it was specific to Portland Street Response. Two internal documents described a complaint process but gave differing instructions for reporting misconduct. For example, the Bureau’s General Orders, which number 513 pages, included guidance for making certain types of complaints and encouraged firefighters to report harassment or discrimination to their supervisor or others. The guidance was outdated, referring to two recipient entities that no longer exist.

The other internal document told employees to report certain violations to the supervisor of the employee who was the subject of the complaint. While that advice aligned with the Bureau’s “chain-of-command” structure, it may have dissuaded some employees from reporting if they didn’t have confidence the supervisor would respond appropriately.

Human Resources Administrative Rule 2.02 applies to all City employees and offers several options for filing harassment, discrimination, racism, and retaliation complaints, including avenues outside the supervisory hierarchy. Even though employees can file complaints with Human Resources under the City rule, some Fire employees were hesitant to go outside of their Bureau to take advantage of it.
 

Бюро предложило мало рекомендаций и вариантов подачи жалоб

Пожарное Бюро не сообщило чётко, как должен работать его существующий процесс подачи жалоб и расследования.  На его веб-сайте не было информации, объясняющей, как сотрудники или члены сообщества могут подать жалобу, за исключением случаев, когда она относилась конкретно к Ответу Портлендских Улиц.  В двух внутренних документах описан процесс подачи жалобы, но даны разные инструкции по сообщению о неправомерных действиях.  Например, Общие Распоряжения Бюро, насчитывающие 513 страниц, содержат инструкции по подаче определённых типов жалоб и призывают пожарных сообщать о домогательствах или дискриминации своему начальнику или другим лицам.  Руководство было устаревшим и касалось двух организаций получателей, которых больше не существует.

Другой внутренний документ предписывал сотрудникам сообщать об определённых нарушениях руководителю сотрудника, на которого была подана жалоба.  Хотя этот совет согласовывался со структурой «цепочки подчинения» Бюро, он мог отговорить некоторых сотрудников от сообщения, если они не были уверены, что руководитель отреагирует надлежащим образом.

Административное Правило отдела кадров 2.02 применяется ко всем Городским служащим и предлагает несколько вариантов подачи жалоб на домогательства, дискриминацию, расизм и месть, в том числе за пределами надзорной иерархии.  Несмотря на то, что сотрудники могут подавать жалобы в Отдел Кадров в соответствии с Городскими правилами, некоторые сотрудники Пожарной Охраны не решались выйти за пределы своего Бюро, чтобы воспользоваться этим.

Сотрудники воспринимают расследования как непоследовательные, несправедливые и медленные

Некоторые сотрудники Пожарного Управления сочли расследования неправомерных действий непоследовательными или несправедливыми.  Они считали, что на результаты повлияло то, кто подал жалобу, кто находился под следствием и кто проводил расследование.  Сотрудники сказали, что к привилегированным сотрудникам предъявлялись более низкие требования, чем к другим.  Сотрудники также считали, что расследование занимает слишком много времени, что в совокупности сказывается на моральном духе, поскольку сотрудники не получают своевременного решения, если они вообще его получают.

Во время нашей проверки Отдел Кадров провёл большинство расследований неправомерных действий Пожарной Службы.  Мы поделились дополнительными наблюдениями с Отделом Кадров в отдельном письме.

Наша проверка включала обзор расследований, проведённых руководителями Пожарного Управления, Отделом Кадров и внешними следователями в период с 2018 по 2020 год. Мы не смогли определить, были ли расследования последовательными или справедливыми, в первую очередь из-за неполной документации.  Некоторые следственные папки были пусты, а другие содержали только расшифровку допроса или аудиозапись.  Мы также обнаружили, что централизованное отслеживание расследований и дисциплины Отделом Кадров было неполным и включало ошибки и несоответствия.

Когда в папках для расследований содержалась информация для проверки, мы часто не могли сказать, соблюдались ли процедуры Отдела Кадров.  Ряд процедурных шагов был неясен или сформулирован как предложения, а некоторые не требовалось документировать.

Неполная информация также затрудняла проверку продолжительности расследований.  На выполнение тех, которые мы могли оценить, ушло от 27 до 376 дней, или в среднем 116 дней.

Процедуры расследований Отдела Кадров не включают контрольные показатели своевременности для выполнения ключевых шагов или инструкции по быстрому завершению расследований.  А менеджеры по Пожарной Безопасности, которые всё чаще несут ответственность за проведение расследований, мало обучены и не имеют специальных указаний Бюро о том, как это делать.  Некоторые также заявили, что не знают, как расставить приоритеты функций подотчётности в своей текущей работе.

Мы отметили, что некоторые задержки находились вне контроля следователей, например, когда сотрудник был в отпуске с работы, и рассматривались Городской Прокуратурой.  В Пожарном Управлении и Отделе Кадров заявили, что смена пожарных каждые три дня может затруднить планирование и проведение собеседований.

Дисциплинарные решения были непредсказуемыми, отнимали много времени и считались несправедливыми

Наша проверка и Штатовские исследование Портленда показали, что многие сотрудники Пожарной Охраны считают дисциплинарный процесс нечётким или несправедливым.  Некоторые сотрудники говорили, что дисциплина была непоследовательной, а другие говорили, что она применялась редко.

Мы выявили не менее 22 расследований с 2018 по 2020 год, которые привели к дисциплинарным взысканиям, включая устные выговоры, письменные выговоры и отстранения.  В других случаях руководители консультировали сотрудников, нарушивших правила трудового распорядка, по поводу их поведения.

За исключением расследований заявлений о вождении в нерабочее время в состоянии алкогольного опьянения, у Бюро не было руководящих принципов для обеспечения последовательных корректирующих действий, когда расследование установило, что сотрудник нарушил правила работы.  В руководстве по дисциплине для Городских менеджеров и руководителей, разработанном Отделом Кадров и Городской Прокуратурой, говорится, что уровень дисциплины должен основываться на серьёзности нарушения и факторах, уникальных для сотрудника, включая предыдущие предупреждения или дисциплину и опыт работы.  В результате два сотрудника, совершившие аналогичные проступки, могут быть наказаны по-разному.

Отсутствие прозрачности в отношении процесса и принятия дисциплинарных решений, вероятно, способствовало недоверию сотрудников к процессу.  Политика Пожарного Управления не объясняет, что менеджеры и руководители учитывают различные факторы при принятии дисциплинарных решений.  И руководство заявило, что избегает сообщать о наложенной дисциплине даже в общих чертах, чтобы не навредить сотрудникам.

Заявленная Пожарным Управлением практика обращения с информацией о расследованиях и дисциплинарных взысканиях как с конфиденциальной соответствовала указаниям Города и Бюро управления.  Но ничто не запрещало Бюро передавать неидентифицирующую информацию, чтобы сообщить о последствиях неправомерного поведения или о том, что в результате процесса подотчётности были произведены изменения на рабочем месте.  Некоторые заявители и сотрудники, находящиеся под следствием, также могут никогда не узнать о результатах расследования, поскольку Бюро не требует их уведомления, а Городские правила требуют уведомления только в случаях домогательств и дискриминации.

Отсутствие руководящих принципов дисциплины, вероятно, способствовало задержкам в процессе подотчётности.  Мы обнаружили, что Пожарному Управлению потребовалось от одного до 463 дней, или в среднем 119 дней, чтобы принять решение о наказании после завершения расследования.

Пожарное Бюро поставило перед собой ответственную цель диверсифицировать свой штат.  Ему будет сложно добиться этого, если не будут предприняты измеримые и своевременные шаги по разработке чёткой и последовательной системы отчётности на рабочем месте, которой доверяют сотрудники.

Рекомендации

Установить чёткие ожидания в отношении рабочих требований и поведения сотрудников, в том числе:

  1. Установить чёткие ожидания в отношении рабочих требований и поведения сотрудников, в том числе:

    1. Внедрение рекомендаций исследования культуры  Государственного Университета Портленда на рабочем месте рекомендации по обучению и нормированию.

    2. Проверка того, что все сотрудники прошли обучение по запрещённому поведению на рабочем месте, как того требуют Городские правила.

  2. Разработать методы и рекомендации для обеспечения:

    1. Сотрудники и общественность понимают, как подавать жалобы, и имеют доступ к нескольким вариантам отчётности, включая один для анонимных жалоб.

    2. Менеджеры и начальники знают процедуры обработки жалоб, в том числе то, как они документируются, направляются и отслеживаются.

    3. Жалобы централизованно и точно регистрируются в формате, позволяющем выявлять и оценивать тенденции для вмешательства, обучения и изменения политики, а также проводить этот анализ.

    4. Расследования неправомерных действий сотрудников проводятся последовательно, беспристрастно и своевременно. Бюро должно принять руководство для расследований, которое:

      Излагать чёткие инструкции о том, как проводить расследования;

      Документирует роль Отдела Кадров в расследованиях;

      Обеспечить подготовку следователей и наличие времени, необходимого для проведения расследований;

      Устранять возможные проблемы, уникальные для Пожарного Бюро, такие как предвзятость знакомства;

      Устанавливать ориентиры своевременности для ключевых следственных действий;

      Включать инструкции, которые помогут следователям оптимизировать процесс;

      Требовать периодического пересмотра расследований для выявления несоответствий или упущенных контрольных показателей;

      И требовать, чтобы заявители и сотрудники, проводящие расследование, были уведомлены о завершении расследования.

    5. Дисциплинарные решения предсказуемы, справедливы, последовательны и своевременны.

    6. Улучшения на рабочем месте, сделанные в результате жалоб, расследований и дисциплинарных мер, периодически доводятся до сведения сотрудников, чтобы показать, что система подотчётности работает.

  3. Поощрять сотрудников сообщать о домогательствах, дискриминации, расизме и мести.  Возможность отчитываться непосредственно перед Отделом Кадров должна быть чёткой и поощряться в случае, если сотрудники не хотят отчитываться по цепочке подчинения.  Надзорные органы и менеджера, которые не направляют такие жалобы в Отдел Кадров, должны быть привлечены к дисциплинарной ответственности в соответствии с требованиями Городских правил.

Мы рекомендуем Уполномоченному Бюро Отдела Кадров и Главному Сотруднику Отдела Кадров:

  1. Улучшить руководство по расследованию в Отделе Кадров, чтобы обеспечить выполнение и документирование необходимых шагов по расследованию, а также уведомление сотрудников о завершении расследований.  Обновлённое руководство должно включать контрольные показатели своевременности ключевых следственных действий.

  2. Точно документируйте и отслеживайте жалобы, расследования и дисциплину, чтобы можно было анализировать данные на предмет рисков, вмешательств, изменений политики и потребностей в обучении.

Начальник Пожарной Охраны и Директор Бюро Отдела Кадров в целом согласились с нашими рекомендациями

Просмотрите ответы на аудит от Портлендской Пожарно-Спасательной Службы и Бюро Отдела Кадров.

Как мы делали свою работу

Наша цель аудита состояла в том, чтобы определить, были ли процессы жалоб, расследований и дисциплинарных взысканий Пожарной Спасательной Службой Портленда чёткими, последовательными и соответствующими отраслевым стандартам.  Бюро Кадров было включено, потому что оно участвовало в этих процессах или отвечало за них.

Для достижения нашей цели аудита мы:

  • Прошедшие собеседование присяжные и неприсяжные руководители Пожарной Службы, сотрудники двух участков, представители Ассоциации Пожарных Портленда, руководители и сотрудники Управления Кадров и Управления Пожарной Охраны и Полиции по Делам Инвалидов и Пенсионеров, Городской Омбудсмен, Сотрудники Городского Бюджетного Управления, Городские Прокуроры и Исследователь из Центра Государственной Службы Портлендского Государственного Университета.

  • В 2021 году мы опросили сотрудников Пожарной Охраны о процессах подачи жалоб, расследований и дисциплинарных взысканий и обобщили 20 полученных нами ответов.  Опрос был анонимным и конфиденциальным, и результаты не могут быть распространены на всех сотрудников Пожарной Службы.

  • Включены результаты исследования 2018 года, проведённого Центром Государственной Службы Портлендского Государственного Университета.

  • Проведён опрос 14 Пожарных Служб США об их системах подотчётности.

  • Рассмотрены: аудиты;  передовой опыт для систем отчётности на рабочем месте;  Оценка культуры на рабочем месте Портлендского Государственного Университета в 2018 году и две предыдущие оценки культуры Пожарной Охраны;  Государственные Законы;  Правила и положения Пожарной Службы, общие приказы, оперативные инструкции и политика в отношении наркотиков и алкоголя;  памятки персоналу;  административные правила управления Городским персоналом;  Дисциплинарное руководство Отдела Кадров, Стандартные операционные процедуры для расследований и блок-схема административного Правила 2.02 расследования;  Этический Кодекс Города;  контракт города с Портлендской Ассоциацией Пожарных;  освещение в СМИ;  и общедоступная информация о Пожарном Бюро.

  • Посещение тренинга по управлению дисциплинарным процессом, организованный Городской Прокуратурой и Отделом Кадров.

  • Рассмотрены и проанализированы записи жалоб, расследований и дисциплинарных взысканий Пожарного Управления за 2018–2020 годы, предоставленные Отделом Кадров, данные о рисках, а также данные об инструктаже и дисциплинарных взысканиях из системы управления сотрудниками Пожарного Управления.

Мы начали этот аудит в Октябре 2019 года и приостановили его в Марте 2020 года по запросу Пожарной Службы, которая столкнулась с возросшей нагрузкой из-за пандемии Covid-19.  Мы возобновили аудит в Марте 2021 года и завершили полевую работу в Ноябре 2021 года.

Стандарты аудита требуют, чтобы аудиторы были структурно независимыми от проверяемой организации, чтобы избежать любых фактических или предполагаемых отношений, которые могут отрицательно сказаться на выполненной аудиторской работе или сообщаемых результатах.  Городской Аудитор отвечает в соответствии с Городским Уставом для проведения Аудиторских Проверок, которые выполняются Отделом Аудиторских Услуг.  Согласно Городскому Кодексу, Городской Аудитор также уполномочен принимать жалобы и проводить расследования.  Отчёты о расследованиях и дисциплинарных взысканиях Пожарной Службы, предоставленные Отделом Кадров, включали жалобы, которые были переданы или расследованы Управлением Омбудсмена, подразделением Городской Аудиторской Службы, которое не связано с Аудиторскими Службами.  Мы включили эти случаи в нашу сферу деятельности и сообщили о результатах внешних расследований в письме в Бюро Кадров.  Мы не считаем, что другие обязанности Городского Аудитора, не связанные с аудитом, представляли угрозу нашей независимости.

Мы провели этот аудит эффективности в соответствии с общепринятыми государственными стандартами аудита.  Эти стандарты требуют, чтобы мы планировали и проводили аудит таким образом, чтобы получить достаточные надлежащие доказательства, чтобы обеспечить разумную основу для наших выводов и выводов, основанных на наших целях аудита.  Мы считаем, что полученные доказательства обеспечивают разумную основу для наших выводов и выводов, основанных на целях нашего аудита.

Авторы аудита: Jenny Scott, Performance Auditor III, and Jennifer Amiott, Performance Auditor II