Перевести эту Cтраницу
Мы выявили риски во время пандемии, когда сотрудники начали работать из дома и использовать кредитные карты, выпущенные компанией City, в обход обычных мер безопасности. Служба Закупок находится на пути к устранению большинства рисков, обновив своё руководство и начав тестирование держателей карт в конце этого года. Общегородская политика в отношении подарочных карт и компенсации волонтёрам все ещё нуждается в разработке.
Рекомендация не выполнена
- Мы рекомендовали Офису Управления и Финансов разработать Общегородскую политику, касающуюся покупки, документации, защиты и надлежащего использования подарочных карт, включая рекомендации, касающиеся поощрения волонтёров.
Офис Управления и Финансов не выделил ресурсов для разработки политики в отношении подарочных карт. Менеджер Службы Закупок согласился с тем, что политика необходима для устранения несоответствий и улучшения понимания надёжных финансовых методов City.
В отсутствие Общегородской политики Бюро Финансовых Услуг запретило бюро приобретать подарочные карты без одобрения Бухгалтерского Отдела. Он поручил бюро работать с Городским Казначеем, чтобы купить их. Менеджер признал, что эта практика позволяет продолжать непоследовательное использование подарочных карт.
Рекомендации в процессе
- Мы рекомендовали Службе Закупок обновить Руководство по Карточным закупкам, чтобы убедиться, что правила, на которые она ссылается, точны и применимы.
Служба Закупок разработала обновлённую версию Руководства по Политике Карточных закупок с целью сделать правила более чёткими, точными и осуществимыми. Менеджер ожидал внедрения руководства, когда карточки City перейдут к новому поставщику в Августе 2022.
- Мы рекомендовали Службе Закупок внедрить сертификационные и повторные сертификационные испытания, чтобы держатели карт могли продемонстрировать знание правил.
Служба Закупок работает над обучением держателей карт, чтобы лучше понять последние изменения в программе, роли и обязанности, а также последствия нарушений политики. Он также разработал тест для существующих и новых держателей карт, чтобы проверить их понимание правил и обязанностей. Менеджер ожидал развертывания обучения и тестирования с переходом на нового поставщика карт.
- Мы рекомендовали Офису Управления и Финансов определить, кто отвечает за контроль за соблюдением правил на протяжении всего цикла закупки, и обеспечить наличие у них соответствующих полномочий для обеспечения их соблюдения.
В проекте нового руководства указаны должности, ответственные за контроль за соблюдением требований, и то, что они должны делать. Руководство ссылается на отдельную матрицу, в которой дополнительно разъясняются обязанности по соблюдению требований на протяжении всего цикла покупки. Службы Закупок должны включить эту матрицу в новое руководство.
Бухгалтерский Отдел планирует возложить некоторые обязанности по поддержке Программы Закупочных Карточек на новую должность. По оценкам, новая должность добавит около 2,000 часов в год для улучшения внутреннего контроля и мониторинга.
Проект руководства включает модель “трёх предупреждений” с нарастающими последствиями за нарушения политики. В руководстве указано, что Администратор Закупочной Карты имеет право приостановить или прекратить действие карт в любое время.
- Мы рекомендовали Службе Закупок обновить свои руководства, включив в них стороны, ответственные за соблюдение требований.
В проект инструкции включена информация о должностях, ответственных за контроль соблюдения.
Рекомендация выполнена
- Мы рекомендовали Службе Закупок обеспечить Бюро Технических Служб прямой доступ к данным о транзакциях по карточкам закупок Общегородского масштаба, чтобы оно могло использовать их для выявления нарушений правил закупок технологий и возможностей для максимальной экономии.
Служба Закупок предоставила Техническим Службам прямой доступ к данным о транзакциях карточных закупок. Отдел Технической Службы заявил, что использовал данные для выявления и устранения некоторых нарушений правил покупки технологий.
Посмотреть исходный отчёт и рекомендации за 2021.
Visit our online dashboard to track the status of recommendations from other reports
Команда аудита: Jenny Scott, Performance Auditor III