Портлендский Фонд Чистой Энергии: Дополнительные шаги, необходимые для реализации одобренной избирателями программы

Инициативная Петиция Указывает Путь для Программы

Разнообразная коалиция членов сообщества и лидеров некоммерческих организаций создала инициативную петицию для Портлендского Фонда Чистой Энергии.  Во время своей кампании за поддержку избирателей коалиция заявила, что программа будет направлена ​​на решение насущной потребности в сокращении выбросов парниковых газов, создании рабочих мест с использованием экологически чистых источников энергии и в интересах малообеспеченных слоев населения.  В Ноябре 2018 года эту меру одобрили 65% избирателей.

Некоторые из преимуществ программы предназначены для реализации проектов, финансируемых за счёт грантов.  Например, закон, который стал Городским Кодексом после того, как его одобрили избиратели, предусматривал доходы от программы для оплаты проектов, обеспечивающих преимущества для климата и справедливости в следующих областях:

Системы подотчётности не доработаны

Цель программы, одобренной избирателями, заключалась в обеспечении финансирования и надзора, “чтобы обеспечить реализацию Плана действий Города Портленда по Борьбе с Изменением Климата таким образом, чтобы поддерживать социальные, экономические и экологические выгоды для всех жителей Портленда”, а также обеспечить разнообразие подрядчиков и рабочей силы.  Для этого были поручены меры программному комитету:

• по мере возможности распределять средства по определённым, пропорциональным категориям;
•  внедрить систему оценки эффективности и отчётности; а также
•  принять план распределения рабочей силы и подрядчиков с амбициозными, измеримыми целями.

План отчётности расходов по категориям, усложнённым выбранным подходом

Комитет рекомендовал свой первый портфель грантов Городскому Совету в Апреле 2021 года, который Совет единогласно одобрил.  Портфель включает награды на общую сумму $8.6 млн долларов США в виде 45 грантов.

Законодательство устанавливает диапазоны, чтобы направлять программу доли финансирования, которое должно идти на каждую категорию в максимально возможной степени.

Источник: законодательство Портлендского Фонда Чистой Энергии.

Если категория финансирования:	то должно получиться:
программы по возобновляемым источникам энергии и энергоэффективности	40-60% средств
обучение работе в области экологически чистой энергии, стажировки и поддержка подрядчиков	20-25% средств
регенеративное сельское хозяйство и зеленая инфраструктура	10-15% средств
будущие инновации	5% средств

Программа не сообщила, соответствует ли её деятельность по категориям грантов целевым пропорциям, установленным законодательством.  При представлении рекомендуемых грантов Совету использовались описания, представляющие собой сочетание категории финансирования и типа гранта.  В описательной части в целом указывалось, что малые и крупные гранты распределялись по целевым областям финансирования, а плановые гранты распределялись по всем областям.

Распределение Финансирования по Категориям

 7 Грантов - Чистая Энергия $3,090,054

 29 Грантов - Планирование $2,549,968

 4 Гранта -Рабочая Сила $1,858,206

 4 Гранта – Регенеративное Сельское Хозяйство/Зелёная Инфраструктура $937,312

 1 Грант – Мульти $199,260

Программа планировала сообщать о выделении финансирования на основе скользящего среднего значения за три года и предполагала возможность финансирования, выходящего за рамки установленных законодательством целей распределения в любой конкретный год.  Этот подход был отмечен в проекте требований к заявке на грант и в руководстве по оценке, опубликованном для общественного обсуждения в Июне 2020 года. Руководители программы заявили в аудиторском интервью, что отчётность по категориям финансирования будет основываться на фактически затраченных долларах, а не на суммах выделенных грантов.  Это означает, что самая ранняя возможность сообщить о первоначальных расходах грантополучателей будет в 2022 году. Кроме того, сотрудники объяснили, что этот учёт особенно важен для планирующих грантов на сумму $2.5 миллиона долларов, которые могут иметь различия между ожидаемыми и окончательными категориями финансирования.

Методы отчётности обсуждались членами комитета и персоналом, но не были доработаны и не представлены Совету.  Представление среднего значения фактических долларов на скользящей трёхлетней основе затруднит получение программой своевременной финансовой информации, необходимой для обеспечения того, чтобы ассигнования соответствовали пропорциям, предусмотренным законодательством, а также для определения и объявления того, сколько средств доступно для будущих грантов.

Планируется, что программа будет использовать информацию о грантах для информирования о целях деятельности

В программе не была принята методология измерения, отслеживания и составления отчётов об эффективности, как того требует законодательство, но она начала закладывать основу в Апреле 2020 года. В Ноябре 2020 года комитет создал подкомитет по оценке и отчётности для обсуждения показателей программы, а также результаты получателя гранта.  В бюджетном запросе Планирование и Устойчивость, представленном в Январе 2021 года, говорилось, что программа предполагает сбор данных о результатах деятельности, включая дезагрегированные демографические данные, связанные с грантовыми инвестициями, для понимания и адаптации программы.  Персонал предполагал, что разработка показателей эффективности на уровне программы произойдет в течение следующих двух-трёх финансовых лет.

В Апреле 2020 года комитет рассмотрел проект списка показателей эффективности, который использовался для информирования вопросов о заявках на гранты, критериев оценки и требований к отчётности.  Например, сотрудники включили воздействие парниковых газов в свою раннюю проверку осуществимости этих первых грантов.  В своей презентации, запрашивающей одобрение Совета, персонал использовал показатель «оценочное сокращение выбросов парниковых газов за весь срок службы для проектов с физическими улучшениями примерно на 11 500 метрических тонн».  Грантополучатели обязались в своих соглашениях о предоставлении гранта измеряться и сообщать данные по этому показателю.

Все получатели грантов имеют общие требования к отчётности, а также те, которые специфичны для типа, размера и фазы грантов.  Например, для проекта зелёной инфраструктуры необходимо указать площадь проекта в акрах или квадратных футах.  Проект регенеративного сельского хозяйства будет сообщать о расчётном объёме годового урожая.  Персонал и комитет предполагали, что эти требования к отчётности должны предоставить программе значимую информацию, необходимую для подотчётности перед Советом и общественностью.  Обеспечение того, чтобы получатели грантов предоставляли достоверные данные о производительности, будет иметь основополагающее значение для реализации целей программы и её способности сообщать о надёжных результатах Совету и общественности.

Незавершённая работа по установлению целей в отношении рабочей силы и равенства подрядчиков

Законодательство требовало, чтобы комитет принял план распределения рабочей силы и подрядчиков с амбициозными, измеримыми целями по обучению и найму людей из исторически неблагополучных групп.  В этой мере говорится, что комитет должен проконсультироваться с соответствующими заинтересованными сторонами, а также учесть практику городских закупок для разработки плана и целей.

Во время встреч с комитетом и заинтересованными сторонами сотрудники программы заявили, что пока нет информации для постановки значимых целей.  Персонал определил необходимость исследования рынка труда, предназначенного для типов проектов, для финансирования которых была создана программа.  Существующие данные о рынке труда бесполезны, поскольку они относятся к более масштабным проектам, чем те, которые могут получить гранты в рамках программы.

В результате с Январе 2020 года программа использует предварительный подход, пока получает информацию, необходимую для определения целей.  Этот подход включает в себя сбор информации из заявок на гранты и критериев оценки, которые, как отмечалось ранее, были разработаны сотрудниками и членами комитетов с использованием процесса взаимодействия с общественностью, который отражал различные заинтересованные стороны и период общественного обсуждения.

Примечательно, что шаблоны соглашений о рабочей силе и долевом участии подрядчиков, предусмотренные законодательством, были адаптированы к различным типам грантов и проектов и основаны на отзывах общественности и комитетов, а также на обзоре общепринятой практики.  Они охватывают множество сложных технических областей, таких как пороговые значения, когда потребуются преобладающие ставки заработной платы.

Персонал сообщил, что все получатели грантов в письменной форме согласились предоставить базовую информацию, необходимую для оценки эффективности, например, дезагрегированные демографические данные о рабочей силе и подрядчиках, используемых для финансируемых проектов.  Программа также запланировала и заложила в бюджет исследование рынка труда, которое будет проведено в 2021–2022 Финансовом Году, чтобы дополнить информацию, предоставленную грантополучателями.  Как отмечалось ранее, Планирование и Устойчивое Развитие предполагало, что разработка показателей эффективности программы, в том числе связанных с рабочей силой и капиталом подрядчиков, произойдет в течение следующих двух-трёх финансовых лет.

Программе требуется руководство по климатическим целям, наращиванию потенциала и надзору

В то время как инициативная петиция определяет путь к реализации, необходимы дополнительные указания со стороны комитета и решения Совета по основным аспектам программы.  Это связано с тем, что законодательство ссылалось на критерии климатической системы с истекшим сроком действия, давало ограниченные указания по наращиванию потенциала и не определяло, кто несёт ответственность за надзор.  Как и в других областях, о которых мы сообщаем в этом аудите, рассмотрение каждого из этих элементов включает рассмотрение компромиссов и рисков, а также прозрачность перед Советом и общественностью, чтобы гарантировать, что программа соответствует ожиданиям.

Категории финансирования имеют приоритет, поскольку срок действия Плана Действий по Борьбе с Изменением Климата истёк

Законодательство связывало цели программы с Городским Планом Действий по Борьбе с Изменением Климата, но срок его действия истёк в 2020 году. План Действий по Изменению Климата определил видение местных климатических стратегий Портленда и включал 20 целей и 247 пунктов действий.  Бюро Планирования и Устойчивого Развития, разработавшее План Действий по Борьбе с Изменением Климата, не ожидало завершения нового плана в течение нескольких лет.

Персонал сказал, что вместо Плана Действий по Борьбе с Изменением Климата они использовали в качестве руководства декларацию Совета о Чрезвычайной Климатической Ситуации 2020 года.  Совет принял декларацию примерно через полтора года после того, как избиратели одобрили эту меру.  В частности, заявление Совета:

• Поставить новые цели по сокращению выбросов углерода на 50 процентов по сравнению с уровнем 1990 года к 2030 году и достижению нулевого уровня выбросов к 2050 году;  а также
• Направленное Планирование и Устойчивость для запуска инициативы по справедливости в отношении климата в партнёрстве с другими правительствами и представителями общественности.

Связанный с Портлендским Фондом Чистой Энергии Кодекс Города не был изменён с помощью этих критериев замены, что оставило программу самой определять, как внести свой вклад в обновлённую стратегию города в области климата.  Это особенно важно для комитета, чьи законодательные обязанности по оценке эффективности программы и рекомендации изменений Совету относятся к Плану Действий по Борьбе с Изменением Климата, а не к объявлению чрезвычайной ситуации.

Программа должна понимать точку зрения Совета на то, как категории финансирования законодательства вписываются в объявление Города о чрезвычайной климатической ситуации.  Без участия Совета город может упустить возможности для программы расставить приоритеты в своих категориях финансирования, чтобы помочь эффективно достичь тех целей, которые наиболее важны для объявленной Портлендом чрезвычайной климатической ситуации.

Программе требуется ясность в отношении наращивания потенциала

Общественным организациям может понадобиться помощь в наращивании их потенциала для участия в конкурсах на получение грантов и достижения результатов, предусмотренных законодательством.  Примеры деятельности по наращиванию потенциала включают оплату труда сотрудников, ведение финансовой документации, обучение персонала и инвестиции в технологии.

Законодательство указывало на важность наращивания потенциала и позволяло комитету учитывать его при принятии решений о финансировании, но не уточняло, как его следует реализовывать.  В результате общественного вклада комитет принял руководящие принципы разработки и реализации программы, включив наращивание потенциала в свой принцип «при поддержке сообщества».

Программа оплачивала различные мероприятия по наращиванию потенциала в течение периода аудита без рабочего определения того, какие мероприятия следует квалифицировать как таковые.  Программа предлагала услуги письменного и устного перевода, а также техническую помощь, такую ​​как семинары по написанию грантов и составлению бюджета, чтобы помочь снизить входные барьеры для организаций, заинтересованных в получении проектных грантов в рамках программы.  Первые гранты, предоставленные в Апреле 2021 года, могут также включать компоненты по наращиванию потенциала в зависимости от грантополучателя и предлагаемого проекта.

Было больше руководств и стратегий по наращиванию потенциала, связанных с портфелем грантов меньшего масштаба. В Июне 2020 года комитет рекомендовал, а Совет одобрил конкурсные гранты в размере до $5000 долларов США, чтобы помочь небольшим некоммерческим организациям, особенно тем, которые обслуживают цветные сообщества, нарастить свой внутренний потенциал и подготовиться к будущим возможностям получения грантов.  Первоначальное выделение $200,000 для Грантов на Поддержку Приложений было увеличено в Апреле 2021 года до $400,000 за счёт создания текущей программы мини-грантов для проектов и мероприятий, которые могут включать наращивание потенциала.

В то время как законодательство уделяло приоритетное внимание финансированию отдельных лиц, сообществ и организаций, которые исторически испытывали нехватку ресурсов, большая ясность в отношении наращивания потенциала могла бы помочь комитету обеспечить его учёт в своих рекомендациях по грантам.  Кроме того, ясность цели может помочь определить, должна ли программа устанавливать цели эффективности для достижения лучших результатов в соответствии с её принятым руководящим принципом «при поддержке сообщества».

Не указан надзорный орган;  ответственность в конечном итоге остается за Советом

Эффективный надзорный орган следит за работой программы, а также тщательно проверяет и подвергает сомнению деятельность руководства.  В отличие от других программ, одобренных избирателями, закон о создании Портлендского Фонда Чистой Энергии не возлагал на его комитет добровольцев надзорные функции.  Скорее, «структурой надзора» за программой является само законодательство.

Хотя надзор прямо не возложен на него, формулировка в законодательстве возложила на программный комитет больше обязанностей, а также установила иные отношения с Советом и персоналом, чем аналогичные Городские консультативные органы.  Фонд также отличается от других городских программ, одобренных избирателями, потому что он был создан на основании инициативной петиции, а не на основе разработанного Советом направления на голосование.

В противном случае многие из дополнительных обязанностей, возложенных на комитет, выполнялись бы Городским персоналом.  Мы сравнили полномочия и обязанности консультативных органов по другим одобренным избирателями городским программам: Налог на Искусство, Детский Сбор, Исправим Наши Улицы и Жилищный Залог.  В отличие от них комитет Фонда обладает уникальными полномочиями по найму собственного персонала.

Сочетание двух основных обязанностей комитета, определённых в законодательстве, требует от него объективной оценки собственной работы, что может затруднить скептическое отношение членов к своим решениям, критику или исправление проблем.  Две обязанности: 1) давать рекомендации по финансированию Мэру и Совету и 2) оценивать эффективность программы в достижении целей законодательства.  Ожидается, что комитет будет помогать разрабатывать, внедрять и контролировать основные элементы предоставления грантов (поэтому он публично именуется «комитетом по грантам»), но также несёт ответственность за оценку этой деятельности.

Без чётких надзорных функций, возложенных на комитет, Совет остается в конечном итоге ответственным за решения, даже несмотря на то, что законодательство также создало уникальные проверки управления Советом программой.  Мэр и Совет должны назначать кандидатов от комитета, если нет веской причины не делать этого.  По закону Совет также обязан объяснять свои действия, если Совет отклоняет рекомендации комитета по предоставлению грантов.  В законодательстве говорится, что Совет «должен предоставить Комитету письменное объяснение решения», и аргументация Совета должна быть размещена на веб-странице программы.

Добровольческий комитет заслуживает похвалы за свою деятельность на сегодняшний день.  Рабочая нагрузка для первой группы неоплачиваемых добровольцев была значительной, включая посещение ночных собраний, рассмотрение заявок и работу в подкомитетах.  Сотрудники программы сказали, что они работают с добровольцами, чтобы сделать обязанности комитета менее трудоёмкими.

Персонал считал, что комитет и Совет совместно контролируют программу.  Комитет отвечал за первоначальные обсуждения, а Совет принимал окончательные решения.  Согласно отчёту одного из главных заявителей, в законодательстве предусмотрена модель управления программой, включающая лидерство сообщества для обеспечения справедливости при реализации программы.  В ходе аудита 2019 года мы сообщили о компромиссах, которые существуют, когда комитеты добровольцев выполняют функции надзора.  Совету будет важно следить за тем, чтобы законодательство Фонда работало должным образом, выполнялись ли обязанности в соответствии с возложенными на него обязанностями и не возникало ли новое неравенство.

Ограничение затрат, планирование программы задач с переменным доходом

В программе использовались два типа категорий затрат: программные и административные.  Законодательство ограничило сумму, которую программа должна потратить на административные расходы, до 5 процентов от налоговых поступлений, но исключила расходы на сбор налогов и аудит из этого предела.  Инициативная петиция запланировала, что административное ограничение вступит в силу в 2021 году. Задержки с наймом и назначением комитетов побудили Совет пересмотреть законодательство и продлить действие ограничения расходов до Июля 2022 года.

Стоимость необходимо уточнить

Административные расходы для организаций варьируются в зависимости от количества и суммы присужденных грантов, кадрового состава и других факторов.  Поскольку не существует отраслевого ориентира в отношении размера административного предела или того, какие расходы должны учитываться при его учёте, руководство может по своему усмотрению решать, какие расходы оно классифицирует как административные.  При таком усмотрении есть компромиссы, потому что доллар, потраченный на административные расходы, — это доллар, не потраченный непосредственно на программные гранты или деятельность по достижению целей организации.

В законодательстве расходы на персонал классифицируются как административные расходы, но другие виды расходов труднее идентифицировать как программные или административные.  Например, в отсутствие законодательного руководства программа классифицировала мероприятия по наращиванию потенциала, тренинги для соискателей грантов, исследование рынка труда и услуги по обеспечению качества проектов как программные, а не административные расходы.  Программа запросила в своем бюджете более $1 миллиона долларов на эти виды расходов в 2021–2022 Финансовом Году.  Сотрудники заявили, что планируют запросить у финансовых аудиторов заключение о том, является ли их классификация этих расходов уместной.  Без прозрачной категоризации расходов репутация программы окажется под угрозой, если Совет или общественность усомнятся в учёте и соблюдении лимита административных расходов.

Составление бюджета с непредсказуемыми доходами было сложным

Эффективное управление программой предполагает сочетание имеющегося бюджета и проектных возможностей для достижения программных целей.  Предсказать, какой доход принесёт этот налог, было сложно, потому что он был новым и вводился в то время, когда Covid-19 влиял на экономику.  Поскольку сумма, доступная для административных расходов, представляет собой процент от дохода, будет непросто управлять потенциально нестабильным операционным бюджетом программы из года в год, особенно в случае резкого экономического спада.

Есть две проблемы, которые затруднили составление бюджета программы.  Первый — это разница между расчетными и фактическими доходами, а второй — время, когда фактические доходы можно потратить.

Подразделение Доходов в Управлении и Финансов первоначально оценило ежегодные налоговые поступления в размере от $54 до $71 миллиона долларов.  Оценки были скорректированы в сторону понижения в Декабре 2019 года до $44 до $61 млн долларов после того, как Совет утвердил изменения в отношении налогообложения крупных розничных продавцов.  Фактические доходы составили $63 миллиона долларов в 2019-20 Финансовом Году и $116 миллионов долларов в 2020-21 Финансовом Году.  В конце последнего Финансового Года произошло резкое увеличение доходов, поскольку розничные торговцы, платящие налог, превзошли прогнозы.  Таким образом, предел административных расходов составил бы около $3.1 миллиона долларов в один год и $5.8 миллиона долларов в следующий.

Время сбора доходов и их доступности для программы также было сложным.  Задержка во времени усложнила управление квитанциями.  Налоговая Служба должна сверить поступления от фактических налогов, причитающихся на основе поданных деклараций, с предоплатой, сделанной на основе предполагаемых налогов.  Совет утвердил льготный период досрочного погашения для первого налогового года программы в 2019 году и отменил штрафы и пени на просроченные суммы.  В результате Управление по Доходам решило не предоставлять обновлённые оценки доходов по программе до тех пор, пока не будет получено достаточно информации, чтобы представить более стабильную оценку.  Подразделение Доходов заявило, что сможет предоставить более точные оценки, как только налог будет погашен в течение следующего года или двух.

Это потребовало от программы некоторых предположений о её способности работать в рамках предстоящего предела административных расходов.  Руководство сообщило в своём запрошенном бюджете на 2021–2022 Финансовый Год, что ставка его административных расходов составит 5.2% при использовании средней точки в прогнозируемом диапазоне Налогового Отдела, который составляет $52.5 млн долларов.  Персонал сказал, что программа изучит, следует ли изменить расчёт административной ставки с годовой на кумулятивную, чтобы обеспечить большую согласованность в управлении бюджетом.  Важно, чтобы Совет понимал, как руководство использует своё усмотрение для классификации затрат и какие допущения лежат в основе отчётов о его деятельности по отношению к верхнему пределу, чтобы определить, нужны ли корректировки.

Рекомендации

Уполномоченный и Директор Бюро Планирования и Устойчивого Развития должны работать с комитетом, чтобы гарантировать, что Портлендский Фонд Чистой Энергии:

 1. Устанавливает временные рамки и публично представляет Совету свои планы относительно:

• Отчётность о распределении финансирования по категориям;
• Постановка целей выполнения программы и разработка системы отчётности;  а также
•  Завершение плана по рабочей силе и подрядчикам.

2. Предлагает Совету план того, как программа будет действовать в соответствии с законодательными инициативами в области климата, учитывая, что срок действия Плана Действий по Изменению Климата истёк.

 3. Предлагает Совету руководящие принципы в отношении цели, квалификационных мероприятий и желаемых результатов расходов на наращивание потенциала для программы.

 4. Оценивает обязанности по надзору и, при необходимости, запрашивает мнения и предлагает Городскому Совету законодательные изменения.

 5. Уточняет и сообщает Совету, какие расходы включаются в административные расходы, на которые распространяется ограничение.

 6. Продолжает работать с Отделом Доходов для получения своевременных отчётов о доходах для улучшения составления бюджета и управления административными расходами.

Как мы работали

Цель этого аудита состояла в том, чтобы оценить, внедрила ли программа Портлендский Фонд Чистой Энергии системы управления для реализации законодательства.  Наш период аудита охватывает деятельность с Февраля 2019 года, когда Совет впервые принял изменения Кодекса после того, как избиратели одобрили инициативу, до Апреля 2021 года, когда Совет утвердил первый портфель грантов программы.  Единственным исключением являются данные о выручке, основанные на проверенной финансовой отчётности по состоянию на Июнь 2021 года (2020–2021 Финансовый Год).  Индивидуальные гранты не входили в сферу охвата, поскольку на момент начала аудита ни один из них не был присуждён.

Для достижения поставленных целей мы:

• Пересмотрел Меру 26-201, соответствующий Кодекс города Портленда и Административные Правила Города, а также доступные и применимые руководства по программам, бюджеты, процедуры и протоколы комитетов;

 • Проинтервьюированы сотрудники Бюро Планирования и Устойчивого Развития, члены программного комитета, другие соответствующие Городские Власти, Члены Коалиции Меры 26-201 и сотрудники Энергетического Фонда Орегона;

 • Рассмотрены действия Городского Совета, протоколы заседаний и сопутствующая подтверждающая документация;

 • Рассмотрение и оценка информации об открытии гранта, а также проведение собеседований с получателями гранта на поддержку заявок;

 • Оценка административных расходов путём сравнения доходов и бюджетных расходов с верхним пределом административных расходов;

 • Оценка требований к климату, справедливости и системе подотчётности в Кодексе по сравнению с программной деятельностью, завершённой в течение периода аудита;

 • Оценка систему надзора программы на соответствие стандартам внутреннего контроля;

 • Пересмотр надзорных ролей и обязанностей по другим Городским программам, одобренным избирателями: Налог на Искусство, Детский Сбор, Исправим Наши Улицы  и Облигации на Жильё;  а также

 • Проанализированы соответствующие аудиторские проверки, опубликованные нашим офисом, а также другими юрисдикциями.

Мы провели этот аудит эффективности в соответствии с общепринятыми государственными стандартами аудита.  Эти стандарты требуют, чтобы мы планировали и проводили аудит для получения достаточных и надлежащих доказательств, чтобы обеспечить разумную основу для наших выводов и выводов, основанных на наших целях аудита.  Мы считаем, что полученные доказательства обеспечивают разумную основу для наших выводов и заключений, основанных на целях нашего аудита.

Команда по Аудиту: Тензин Гонта, Аудитор Эффективности III, Гордон Фридман, Аудитор Эффективности I, Элизабет Пейп, Аудитор Эффективности II