Отчёт о Ревизии: Служба Закупок добилась ограниченного прогресса в повышении справедливости при заключении контрактов на строительство

Новостная Статья
A circular arrow surrounding a calendar icon to illustrate change over time.
Это двухлетнее продолжение нашего отчёта за 2020 год Справедливость в Строительных Контрактах: Некоторые цели достигнуты, несмотря на неэффективное управление, расточительство и игровое мастерство.
Опубликовано
Обновлено

Перевести эту Cтраницу

В этой статье

Возможности заключения контрактов с частными фирмами являются одним из основных инструментов Портленда для достижения своей цели по устранению расового неравенства в Городском правительстве.  Наш аудит 2020 года показал, что контрактные инициативы Портленда уменьшили несоответствия, но также страдали от недостатков дизайна и бесхозяйственности, а также были уязвимы для игры.  Мы дали 16 рекомендаций по улучшению структуры программы, надзора, прозрачности и подотчётности.

Служба Закупок приступила к выполнению одних рекомендаций, но не других, в частности двух, направленных на укрепление целостности инициатив.  Он также продолжал использовать Программу Развития Генерального Подрядчика, которую мы сочли неорганизованной, расточительной и выгодной для немногих подрядчиков.

Отдел закупок выполняет десять рекомендаций, включая разработку целей программы и отчётность по ним, а также проведение исследования несоответствий для сбора исходных данных о количестве строительных фирм, принадлежащих женщинам и цветным людям в Портленде.  Отдел закупок реализовал рекомендации, чтобы подтвердить, что программы могут использовать средства налогоплательщиков, централизовать связь с подрядчиками и публиковать прогнозы проектов в инернете.


Рекомендации не выполнены

An image of a white exclamation point within a triangle on a blue background.
  • Проблемная программа технической помощи все ещё действует

    Мы рекомендовали Отделу закупок отказаться от Предложений Технической Помощи Программы Развития Генерального Подрядчика, которые мы сочли неорганизованными, расточительными и противоречащими роли отдела закупок.  Это были давние проблемы, некоторые из которых были решены в 2010 аудите.  Отдел закупок продолжал оказывать техническую помощь, заключая контракты с торговыми организациями.  Это, возможно, решило конфликт, связанный с закупками, как с обеспечением соблюдения контракта, так и с предоставлением технической помощи, но руководитель проекта по Закупкам продолжал контролировать и поддерживать участвующие фирмы.

  • Нет сбора данных для отслеживания мошенничества с торгами
    Мы рекомендовали Отделу закупок собирать данные о ценах, представленных на позиции предложений, для защиты от сговора и мошенничества на торгах.  Этот риск выше, когда программы акционерного капитала ограничивают круг приемлемых потенциальных подрядчиков.  Вместо того, чтобы собирать данные и отслеживать сговор, отдел закупок заявил, что предоставляет бюро список цен после подачи проектных предложений.  Этот метод не позволяет выявить сговор между проектами или бюро, поэтому риск остаётся неустранённым.

  • Нет сотрудников, назначенных для контроля за честностью программ акционерного капитала
    Мы рекомендовали Отделу закупок назначить инспектора по закупкам для мониторинга, расследования, составления отчётов и вынесения рекомендаций в отношении (а) достаточности правил закупок, (б) соблюдения правил закупок в рамках конкретного проекта или города, (в) сговора на торгах, (г)  ) сомнительные сертификаты и (e) другие вопросы закупок, в зависимости от обстоятельств, основанные на собственной инициативе или жалобе.  Мы сделали эту рекомендацию, потому что обнаружили потенциальные проблемы, такие как проблемные сертификаты, которые сотрудники Отдела закупок заявили, что не имеют полномочий для расследования.  В Отделе закупок заявили, что вместо этого они работают с Городской Прокуратурой и подрядными бюро для мониторинга и расследования несоответствующей деятельности.


Рекомендации в процессе

Постановка Целей и Отчётность

Icon of a hourglass on a blue background.
  • Все еще работают над разработкой целей для программ грантов для подрядчиков и рабочей силы

    Мы рекомендовали Городским властям принять меры по надзору за программой грантов для сотрудников и подрядчиков.  Они были изложены в его соглашении с Prosper Portland и включали получение всех необходимых оценок эффективности и отчётов о ходе работы.  В нашем отчёте о ходе работы за 2021 год мы отметили, что Prosper сообщал данные, такие как предприятия и работники, получившие техническую помощь, включая демографические данные, истории успеха и проблемы.  Эти отчёты продолжались и в следующем году, но в отчёты 1не включались цели, определяющие успех.  Первоначальное соглашение об изложении программы требовало от Prosper отчёта о достижении измеримых результатов. Согласно последнему обновлению соглашения от Августа 2022 года, Prosper и Городские власти всё ещё работали над определением целей производительности и планом их отслеживания и измерения.

  • Отдел закупок всё ещё не могут сообщить о прогрессе в достижении целей справедливости

    Мы рекомендовали Отделу закупок представлять отчёты о прогрессе Города в достижении целей по обеспечению справедливости в контрактах.  Закупки включили цели в свой годовой отчёт за 2020 год, но не в отчёт за 2021 год.  Персонал заявил, что это упущение было недосмотром, и Отдел закупок планирует включить цели в документ следующего года.

  • Информационная панель для признания подрядчиков и бюро, достигающих целей справедливости в работе

    Мы рекомендовали Отделу закупок признавать фирмы и бюро, добившиеся успеха в достижении поставленных целей.  В Отделе закупок заявили, что работают с заинтересованными сторонами над созданием онлайн-панели, которая будет освещать успехи бюро и подрядчиков.

 Необходимо Исследование Несоответствия

  • Планирование изучения обоснованности накладных расходов

    Мы рекомендовали Отделу закупок оценить результаты предоставления грантов на рост строительного рынка и обоснованность затрат Города на их администрирование.  Отдел закупок собрал отрывочную информацию об успешных предприятиях из отчётов о ходе работы Prosper Portland, но не понял влияния грантов на строительный рынок в целом.  В отделе закупок заявили, что планируют провести исследование несоответствий, чтобы измерить исходное участие сертифицированных подрядчиков на рынке.  

  • Исходные данные, необходимые для постановки цели использования сертифицированных генеральных подрядчиков

    Мы рекомендовали Отделу закупок поставить цель использовать сертифицированных генеральных подрядчиков на строительных проектах.  В Отделе закупок заявили, что не могут поставить цель, пока не заказали исследование для измерения количества доступных подрядчиков на строительном рынке и наличия демографических различий.  Годовой отчёт Отдела закупок за 2021 год содержал данные об участии генеральных подрядчиков, но не содержал цели.

Программа Развития Генерального Подрядчика

  • Отчётность об отказах может быть частью обновлённой Программы Развития Генерального Подрядчика

    Мы рекомендовали Отделу закупок следовать правилам документирования исключений из Программы Развития Генерального Подрядчика.  Отдел закупок начал требовать от директоров бюро подписания форм освобождения, но не сообщал, сколько их было.  Мы рекомендовали раскрывать информацию, поскольку в нашем отчёте за 2020 год было обнаружено, что более половины соответствующих контрактов были исключены из программы.  В Отделе закупок заявили, что находятся в процессе изменения программы и рассмотрят возможность сообщения о количестве отказов в рамках этого изменения.

  • Споры о будущем Программы Развития Генподрядчика продолжаются

    Мы рекомендовали Отделу закупок устранить барьеры, заключая все небольшие контракты с сертифицированными фирмами, не требуя участия в Программе Развития Генерального Подрядчика.  Как и в прошлом году, сотрудники Отдела закупок заявили, что продолжают взаимодействовать с подрядчиками для разработки планов на будущее программы.

  • Продолжаем дискуссию о предотвращении объединения проектов
    Мы рекомендовали Отделу закупок создать критерии для предотвращения объединения проектов, которое может негативно сказаться на компаниях, принадлежащих представителям меньшинств и женщинам, если оно используется для группирования проектов с целью превышения порогового значения, позволяющего претендовать на участие в Программе Развития Генерального Подрядчика.  Как и в случае с последним обновлением, в Отделе закупок заявили, что продолжают обсуждать этот вопрос с заинтересованными сторонами.

Другие Новые Инициативы

  • Новая должность будет отвечать за обеспечение честности сообщений о проектах

    Мы рекомендовали Отделу закупок формализовать отслеживание общения между персоналом и поставщиками.  В Отделе закупок заявили, что новый Менеджер по Инклюзивным Контрактам разработает стратегию информационно-разъяснительной работы, чтобы обеспечить справедливость, повысить осведомленность о возможностях и устранить барьеры.

  • Намерение использовать постпроектные отчёты для планирования программы

    Мы рекомендовали Отделу закупок использовать постпроектные отчёты для выявления тенденций и извлечённых уроков.  В Отделе закупок заявили, что планируют использовать постпроектные отчёты для информирования будущих решений, например, о том, какие ресурсы выделить на развитие рабочей силы, техническую помощь и новую программу установления связей с подрядчиками.


Рекомендации реализованы за второй год

Icon of a white check mark on a blue background.
  • Подтверждённые средства плательщиков коммунальных услуг могут быть использованы для программ грантов для рабочей силы и подрядчиков

    Мы рекомендовали Отделу закупок подтвердить источники финансирования своих программ грантов для рабочей силы и подрядчиков.  В Марте 2022 года судья Округа Малтнома постановил, что Городские власти могут использовать средства налогоплательщиков коммунальных услуг для инициатив в соответствии с критериями, которые связывают их с услугами водоснабжения или канализации.

  • Новая должность Отдела закупок, отвечающая за разнообразие и вовлечение поставщиков

    Мы рекомендовали Отделу закупок централизовать и формализовать взаимодействие с подрядчиками, сертифицированными фирмами и поставщиками, чтобы обеспечить последовательность и справедливость.  В Отделе закупок была создана новая должность, Менеджер по Инклюзивным Контрактам, для налаживания отношений с поставщиками и определения возможностей поиска поставщиков для справедливого заключения контрактов.


Рекомендации реализованы за первый год

Icon of a white check mark on a blue background.
  • Прогнозы строительных проектов размещены в интернете

    Мы рекомендовали Отделу закупок размещать информацию о предстоящих проектах на своем веб-сайте. С тех пор отдел закупок публиковал ежеквартальные прогнозы строительных проектов для Транспорта, Экологических Служб, Парков и Водоснабжения в разделе Форум Честного Заключения Контрактов на своём веб-сайте.


Посмотреть исходный отчёт и рекомендации за 2020 год

Контакт Элизабет Пейп: Elizabeth.pape@portlandoregon.gov