Перевести эту Cтраницу
Сводка содержания
Когда жители Портленда сливают воду из раковин и туалетных бачков, сточная вода пропускается по сети канализационных труб, принадлежащих Бюро экологического обслуживания, на водоочистную станцию. Другие трубы подают дождевые воды к таким объектам, как поглощающие колодцы. Город пересекают более 2000 миль (3200 км) труб, причем некоторым из них больше 100 лет.
Бюро экологического обслуживания (Экологическая служба) платит Транспортному бюро Городского управления за обслуживание этих труб. Примерно 130 служащих Транспортного бюро выезжают по вызовам, чтобы устранять переполнение канализации, прочищать засорившиеся трубы и производить ремонт. Кроме того, бригады производят инспекцию и очистку труб, пользуясь роботами, видеокамерами и специализированными насосами.
Жители Портленда платят за эти услуги (примерно 23 миллиона долларов в 2019-20 финансовом году), получая счета за обеспечение канализацией.
Такая давно существующая система договоренностей дает смешанные результаты и отличается неэффективностью, которая дорого обходится плательщикам коммунальных сборов. Мы представляем на рассмотрение обоих бюро рекомендации по корректировке укомплектования персонала, финансовых структур и управления материалами, а также по переоценке их договоренностей, действующих уже в течение многих десятилетий.
Неоднозначные результаты деятельности Транспортного бюро
Экологическая служба и Транспортное бюро ежегодно согласовывают общие условия выполнения программы обслуживания канализации и то, сколько Транспортное бюро получит за свою работу. Экологическая служба ежегодно устанавливает целевые показатели — например, протяженность в милях труб, подлежащих очистке, или сроки прибытия бригад Транспортного бюро, устраняющих переполнение канализации. Транспортное бюро предоставляет персонал и выполняет повседневные работы с тем, чтобы достигались такие целевые показатели. Транспортное бюро определяет большинство процессов выполнения работ и развертывает бригады и транспортные средства.
Мы пересмотрели достижение Транспортным бюро важнейших целевых показателей.
Ремонт и обслуживание. Экологическая служба определяет целевые показатели, распределенные по типам конструкций и ремонтных работ. Транспортное бюро не достигло целевых показателей в отношении ремонта и футеровки канализационных труб, а также обслуживания канав для стока дождевых вод. Выполнение программы на протяжении последних шести лет оказалось более успешным в отношении ремонта дождеприемников.
Инспекция и очистка системы. Бригады Транспортного управления инспектируют трубы с помощью видеокамер, закрепленных на роботах, и очищают трубы по мере необходимости. Техники просматривают переданные видеозаписи и определяют необходимый объем ремонта конструкций. На протяжении последних шести лет целевые показатели как в отношении инспекций, так и в отношении очистки труб не достигались — за исключением инспекций в 2019 году.
Своевременность реагирования на аварийные вызовы. Цель Экологической службы заключается в быстром реагировании на вызовы, связанные с требующими безотлагательного устранения канализационными проблемами — в 95% случаев бригады должны прибывать в течение двух часов или скорее. Транспортное бюро соблюдало или почти соблюдало эти целевые требования на протяжении последних шести лет.
Некоторые целевые показатели, достигнутые за последние шесть лет.
Отдельная цель Экологической службы заключается в очистке и инспекции всей системы канализационных труб на протяжении 12-летнего цикла. В настоящее время весь цикл еще не закончился, так как цель была установлена в 2013 г. Тем не менее в течение последних 12 лет бригады очистили 80% магистральных канализационных труб. Экологическая служба планирует поручить Транспортному бюро инспекцию и очистку остающихся участков на протяжении нескольких следующих лет с тем, чтобы целевой показатель был достигнут.
Если бригады не укладываются в сроки ремонта и очистки труб, это затрудняет поддержание всей системы в хорошем состоянии. Задержка выполнения работ означает также, что работы, на которые рассчитывала Экологическая служба, откладываются на будущее.
Недостаточно используются возможности персонала и парка транспортных средств
Недостаток финансирования не был причиной недостижения Транспортным бюро целевых показателей производительности, установленных Экологической службой. На протяжении каждого из последних шести лет Транспортное бюро затрачивало примерно на 2 миллиона долларов меньше, чем ему было выделено по договору. Для такой недостаточной производительности были две основные причины.
- Укомплектование персонала. Транспортное бюро поручало бригадам, обслуживающим канализацию, не связанные с канализацией работы, такие, как расчистка оползней, снежных заносов и обледенения. Кроме того, персонал бригад, обслуживающих канализацию, не был полностью укомплектован.
- Услуги с использованием оборудования. Специализированные транспортные средства оставались в автомастерской парка транспортных средств Городского управления, ожидая освобождения механика или доставки того или иного компонента. Некоторые из этих машин ожидали ремонта в течение нескольких недель, что затрудняло или делало невозможным выполнение бригадами их работы в отсутствие специально оборудованных грузовых автомобилей. Менеджеры знали об этих задержках ремонта, но проблема все еще не решена.
Расчет косвенных затрат, не относящихся непосредственно кобслуживанию канализации
Когда Экологическая служба платит Транспортному бюро за обслуживание канализации, она обязана оплачивать также часть непроизводительных затрат, необходимых для содержания бригад, обслуживающих канализацию. Согласно финансовой политике Городского управления косвенные издержки должны быть необходимыми для поддержки предоставления услуг, в данном случае для обслуживания канализации. К этим косвенным издержкам относится оплата таких услуг, как административное управление бюро, обслуживание компьютерных систем, объектов и складов. Транспортное бюро применяет стандартную формулу распределения издержек в отношении всех подрядных или субсидируемых работ, а не только в отношении работ, связанных с канализацией.
Стандартная формула, однако, может предусматривать учет издержек, не связанных непосредственно с поддержкой деятельности, финансируемой плательщиками коммунальных сборов.
Рассматривая косвенные издержки, учитываемые Транспортным бюро при расчетах по такой формуле, мы усомнились в необходимости учета некоторых видов деятельности, не необходимых для поддержки обслуживания канализации, таких, как поддержка и административное управление в области обеспечения соблюдения правил парковки транспортных средств, операции в этой области, а также непроизводительные затраты, связанные с эксплуатацией и техническим обслуживанием портлендской системы трамваев (Portland Streetcar). Одновременно с издержками, связанными с обеспечением соблюдения правил и операциями в областях парковки и эксплуатации системы трамваев оплачиваются издержки, связанные с административным управлением обслуживанием канализации.
Такое распределение административных затрат по всем программам Транспортного бюро имело место на протяжении многих лет. Транспортное бюро сообщает, что практика включения всех таких затрат в список косвенных издержек, учитываемых в процессе бюджетного расчета в масштабе всего Городского управления, допустима, но может быть усовершенствована.
Проблематичность неэффективного управления материалами
Транспортное бюро не обеспечивало соблюдение его процедур прослеживания и согласования инвентаря принадлежащих Городскому управлению материалов, необходимых для обслуживания канализации — недосмотр, открывавший возможности для злоупотреблений и неправильного выставления счетов.
Бригады время от времени забирали щебень, мешки битума, трубы и другие материалы со складского двора, не документируя эти материалы и работы, в ходе которых они использовались.
Когда служащие Транспортного бюро выявляли расхождения между фактическим количеством материалов, хранящихся на складском дворе, и тем количеством, которое должно было там храниться согласно компьютерным записям, они пытались определить, в рамках какой программы скорее всего использовались материалы. Сообщив по электронной почте стоимость материалов соответствующей бригаде, служащие Транспортного бюро принимали от бригадира номер наряда на выполнение работ, за счет которого учитывалась стоимость пропавших товаров. Для того, чтобы прослеживать стоимость материалов надлежащим образом, бригадам следует документально прослеживать, кто получает потребляемые материалы в то время, когда их забирают.
Кроме того, Транспортное бюро хранило дорогостоящие материалы для футеровки канализационных труб на участке, находящемся поодаль от центрального складского двора, где количество материалов контролировалось менее эффективно и где применялось меньше средств предотвращения неразрешенного доступа к ним.
В отсутствие точной инвентаризации и достоверного выставления счетов руководство не может демонстрировать плательщикам коммунальных сборов, что с них взимается надлежащая плата за материалы, используемые при обслуживании.
Служит ли все еще сотрудничество бюро интересам плательщиков коммунальных сборов?
Договоренность между Экологической службой и Транспортным бюро действовала в течение десятилетий. В ходе ревизии 2010 года мы рекомендовали оценку обоими бюро преимуществ и недостатков продолжения такого сотрудничества. Этот вопрос остается открытым и сегодня, так как многие из выявленных тогда проблем остаются нерешенными — в том числе следующие. Предоставление услуг в области технического обслуживания и ремонта канализации не согласуется с организационными целями и задачами Транспортного бюро, причем каждым из двух бюро используется отдельная система прослеживания канализационных работ и состояния канализации, что заставляет служащих обоих бюро сомневаться в эффективности этих систем. Несмотря на то, что целевые показатели производительности ежегодно обновляются обоими бюро, сущность их договоренности не изменилась.
Рекомендации
С тем, чтобы способствовать достижению целевых показателей обслуживания, Экологической службе и Транспортному бюро следует разработать и внедрить альтернативные методы укомплектования персонала и использования транспортных средств, обеспечивающие использование всех их возможностей в рамках бюджета.
Для того, чтобы предоставленные плательщиками коммунальных сборов финансовые средства использовались только с целью оплаты услуг, связанных с обслуживанием канализации, и необходимых с этой целью, Транспортному бюро следует исключить отнесенные к косвенным издержкам расходы, которые можно рассматривать как прямые административные затраты в рамках конкретных программ или видов обслуживания.
Для того, чтобы обеспечить достоверное выставление счетов и воспрепятствовать возможностям ненадлежащего использования материалов,
Транспортному бюро следует
• точно документировать получение материалов бригадами;
• увеличить количество средств охраны и контроля инвентаря материалов дляфутеровки канализационных труб и
• обеспечить соблюдение действующих правил;
Экологической службе следует
• пересмотреть и утвердить правила выставления счетов в любых случаях
выявления расхождений при инвентаризации.- Для того, чтобы определить, соответствует ли наилучшим образом сотрудничество Экологической службы и Транспортного бюро интересам общественности, обоим бюро следует переоценить преимущества и недостатки их договоренности о порядке обслуживания канализации.
Как выполнялась наша работа
Назначение данной ревизии заключалось (1) в оценке того, осуществляется ли обслуживание системы канализации и стока дождевых вод Транспортным бюро в соответствии с целями, установленными Экологической службой и (2) в оценке того, эффективно ли плательщики коммунальных сборов обслуживаются Транспортным бюро. Мы сосредоточили внимание на финансовых годах с 2014-15 по 2019-20. Мы объединили системы канализации и системы стока дождевых вод под одним наименованием «канализации».
Мы провели интервью с руководителями Экологической службы и Транспортного бюро. Мы осмотрели объект Транспортного бюро и совершали поездки вместе с бригадами, производившими ремонт канализации и инспекции и очистку канализационных сооружения, а также с бригадами, выезжавшими на грузовике по аварийным вызовам.
Мы проанализировали степень достижения целей обслуживания, финансовые вопросы (в том числе процедуру расчета косвенных издержек), начисления, связанные с использованием парка транспортных средств, процессы выполнения работ (в том числе ремонта канализации, проведения инспекций канализации и очистки канализации), процессы оформления нарядов на выполнение работ, соединения компьютерных систем и методы управления материалами. Мы не производили тщательный контроль достоверности данных, но их ограниченная проверка показала, что данные находятся в состоянии, достаточно обеспечивающем возможность достижения целей нашей ревизии.
Рассмотрение проектов модификации оборудования, реализуемых Экологической службой, не входило в объем нашей ревизии.
Мы проводили ревизию в соответствии с общепринятыми стандартами государственного аудита. Согласно этим стандартам требуется, чтобы мы планировали и проводили ревизию, выявляя достаточные надлежащие свидетельства, составляющие разумную основу для наших заключений и выводов, соответствующих целям ревизии. Мы считаем, что полученные свидетельства составляют разумную основу для наших заключений и выводов, соответствующих целям ревизии.