Ủy ban Giám sát Parks Levy (Parks Levy Oversight Committee - PLOC) vui mừng trình bày bản đánh giá của chúng tôi về Báo cáo Thường niên Parks Levy Năm 3 và các hành động của Parks Levy của cơ quan Công viên & Giải trí Portland (Portland Parks & Recreation - PP&R) trong năm tài chính (FY) 2023-24. Chúng tôi hài lòng với kết quả và tác động mà Parks Levy mang lại, đặc biệt là trong việc thực hiện các cam kết với cử tri trong ngôn ngữ lá phiếu.
Chiếm một phần ba ngân sách hoạt động của cơ quan, nguồn tài trợ quan trọng này đang hỗ trợ các công viên và dịch vụ giải trí mang lại lợi ích đáng kể cho người dân Portland trong năm nay. Thông qua Parks Levy, cơ quan có thể cung cấp các chương trình giải trí công bằng, dịch vụ vệ sinh và bảo trì hàng ngày trên toàn thành phố cũng như quan hệ đối tác cộng đồng sâu sắc hơn.
Ngôn ngữ lá phiếu nói rằng một ủy ban giám sát cộng đồng sẽ được chỉ định để xem xét các khoản chi tiêu của Parks Levy và báo cáo hàng năm cho Hội đồng Thành phố. PLOC là một ủy ban gồm năm thành viên cộng đồng và chúng tôi họp hàng quý để xem xét tiến độ thực hiện của Parks Levy, nhận thông tin cập nhật từ nhân viên PP&R và tham gia các buổi trình bày và thảo luận theo chủ đề.
Theo điều lệ của chúng tôi, chúng tôi lập báo cáo thường niên của riêng mình, đánh giá việc tuân thủ ngôn ngữ của Parks Levy, trách nhiệm giải trình về tài chính và tính minh bạch. Vì vậy, chúng tôi xin gửi Báo cáo Thường niên của Ủy ban Giám sát Parks Levy Năm 3.
Trân trọng,
Ủy ban Giám sát Parks Levy
Thành viên Hiện tại
Ủy ban Giám sát Parks Levy (PLOC) bao gồm năm thành viên, được lựa chọn từ một nhóm ứng viên cộng đồng công khai, do Giám đốc PP&R bổ nhiệm. PLOC xem xét việc thực hiện chương trình, tư vấn về các chiến lược minh bạch và truyền thông, đồng thời tư vấn về quy trình kiểm toán độc lập.
Alescia Blakely là Quản lý Chương trình Dịch vụ Cư dân & Cộng đồng (Resident and Community Services Program) tại Home Forward. Bà ủng hộ các cộng đồng bị thiệt thòi thông qua việc xây dựng các kết nối mạnh mẽ hơn với các hệ thống sức khỏe cộng đồng, phát triển lực lượng lao động, chống bạo lực gia đình và hệ thống giáo dục. Alescia có hơn 30 năm kinh nghiệm làm công việc xã hội và tâm huyết với những lợi ích của công viên và trung tâm cộng đồng.
Mary B. Ruble là người ủng hộ công viên lâu năm, hiện là thành viên hội đồng quản trị của Tổ chức Công viên Portland (Portland Parks Foundation) và trước đây là thành viên Hội đồng Công viên Portland (Portland Parks Board). Bà đã đóng góp chuyên môn của mình cho các tổ chức địa phương, bao gồm sân khấu trung tâm viên Portland (Portland Center Stage), Hội đồng Văn hóa và Nghệ thuật Khu vực (Regional Arts and Culture Council), Self Enhancement, Inc., v.v. Mary đã nghỉ hưu từ U.S. Bank vào năm 2018 với tư cách là Phó Chủ tịch Cấp cao chuyên về tiếp thị tài chính và truyền thông.
Silas Sanderson là Kỹ sư Xây dựng Dân dụng Chuyên nghiệp của Schnabel Engineering, nơi ông làm công việc phục hồi môi trường, đánh giá rủi ro của các công trình giảm lũ và đánh giá địa chấn. Ông yêu thích hoạt động ngoài trời và tâm huyết với việc trao quyền cho các cộng đồng của Portland để hiện thực hóa tầm nhìn của họ đối với các công viên của họ.
Tim Williams lớn lên ở Eugene và chuyển đến Portland vào năm 2007 để làm việc trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe. Trong 11 năm qua, ông là chủ một doanh nghiệp nhỏ, quản lý một nhà hàng và quán bar trong khu dân cư. Tim và vợ ông sống ở Đông Nam Portland và cả ba đứa con của họ đều đã tham gia chương trình mầm non của PP&R. Họ thích khám phá các công viên và khu vui chơi có vòi phun nước (splash pad) ở Portland.
Zay Conant là học sinh lớp 12 của Trường Trung học McDaniel và gần đây nhất là đồng chủ tịch. Ủy ban Thanh thiếu niên Multnomah (Multnomah Youth Commission). Khi rảnh rỗi, họ vẽ, đọc sách, đi chơi với bạn bè, học tập và giúp đỡ bố mẹ làm việc nhà. Zay yêu thích cộng đồng của mình và tự hào được làm việc để gắn kết mọi người lại với nhau bằng các chiến thuật lành mạnh hơn, có ý thức hơn về môi trường.
Trách nhiệm Giải trình về Tài chính
Định nghĩa: Duy trì trách nhiệm giải trình về tài chính như là một động lực cốt lõi. Những đồng đô la của Parks Levy được theo dõi và có thể kiểm toán. Đảm bảo tính toàn vẹn và chính xác của các báo cáo tài chính.
PP&R tiếp tục chịu trách nhiệm giải trình về mặt tài chính trong việc theo dõi số tiền thu đượctừ Parks Levy một cách minh bạch, có thể kiểm toán và hiệu quả. Trong suốt năm qua, PP&R duy trì trách nhiệm giải trình về mặt tài chính bằng cách trình bày nhiều mục tài chính khác nhau tại các cuộc họp PLOC bao gồm cập nhật chi tiêu hàng quý, Ngân sách được Yêu cầu cho Năm Tài chính 2024-25 và cập nhật dự báo về Parks Levy.
PP&R đã công bố tất cả các khoản chi phí của Parks Levy, được phân loại theo khu vực dịch vụ (Khu vực Chức năng) và nhóm làm việc (Trung tâm Quỹ), như một phần của Báo cáo Thường niên Parks Levy Năm 3. PLOC đánh giá cao rằng PP&R có thể theo dõi chi tiêu của Parks Levy ở nhiều cấp độ khác nhau, từ việc phù hợp với các cam kết của lá phiếu về Parks Levy đến các khoản chi tiêu cụ thể. Điều này đảm bảo rằng những đồng đô la của Parks Levy được theo dõi, có thể kiểm toán và đượcchi tiêu một cách có trách nhiệm.
Trong vai trò của mình, PLOC không thực hiện việckiểm toán, và mong muốn nhận được và xem xét báo cáo kiểm toán độc lập vào đầu năm 2025. Sjoberg Evashenk Consulting Inc. sẽ chia sẻ báo cáo cuối cùng với các phân tích về việc tuân thủ ngôn ngữ của dự luật Parks Levy và đánh giá các hệ thống và báo cáo tài chính. Đánh giá này sẽ xác nhận khả năng kiểm toán chi phí của Parks Levy và cung cấp thêm tính minh bạch về trách nhiệm giải trình vềtài chính.
PLOC đặc biệt đánh giá cao việc PP&R chủ động thông tin về dự báo doanh thu của Parks Levy. PP&R đã nêu rõ rằng hai năm đầu tiên dự kiến sẽ là giai đoạn tăng tốc trong việc cung cấp dịch vụ và hiện tại, trong Năm 3, PP&R đã đạt đến điểm giữa khi doanh thu được cân bằng với chi phí như đã hứa. Với các dự báo được điều chỉnh về doanh thu thuế và lạm phát, PP&R đã đưa ra dự báo mới cho khoảng thời gian năm năm cho thấy mức chi tiêu thấp hơn trong Năm 1 và Năm 2 sẽ giúp lấp khoảng cách trong doanh thu dự kiến trong Năm 4 và Năm 5. PLOC đánh giá cao sự quản lý của PP&R đối với số tiền thu đượctừ Parks Levy và cách Mô hình Tài trợ Đòn bẩy (Leveraged Funding Model) đảm bảo doanh thu từ Parks Levy được cân bằng trong khung thời gian năm năm để hỗ trợ việc cung cấp dịch vụ liên tục, ngay cả khi chi phí hàng năm vượt quá doanh thu hàng năm.
Trong năm tài chính 2023-24, PP&R đã chủ động thông tin về các điểm quyết định của Parks Levy, báo cáo tài chính và ý nghĩa của ngân sách với PLOC và thể hiện rõ ràng tình hình tài chính có thể kiểm toán và theo dõi được. Hơn nữa, bằng cách chia sẻ thông tin tài chính về Parks Levy với công chúng trong các biên bản cuộc họp PLOC và Báo cáo Thường niên về Parks Levy Năm 3, PP&R vẫn chịu trách nhiệm giải trình về mặt tài chính với người dân Portland.
Khuyến nghị: Tiếp tục chủ động chia sẻ tình hình tài chính với PLOC khi các dự báo thay đổi và chia sẻ các phát hiện của kiểm toán độc lập.
Tuân thủ Ngôn từ Lá phiếu
Định nghĩa: Các hành động được dựa trên và xây dựng từ những lời hứa có trong ngôn từ của cuốn sách nhỏ dành cho cử tri.
PP&R đã liên kết trực tiếp các hành động, tài chính và biện pháp đánh giá hiệu quả của Parks Levy trong năm tài chính 2023-24 với 15 cam kết trong dự luật lá phiếu, cho thấy hiệu quả thực hiện các lời hứa với cử tri. Mỗi một trong 15 cam kết với cử tri đều có các hành động và chương trình giúp thực hiện các cam kết đó, tình hình tài chính của khu vực dịch vụ phù hợp với từng cam kết, và các biện pháp đánh giá hiệu suất phản ánh tiến độ đạt được của từng cam kết trong năm tài chính. PLOC đánh giá cao việc tiếp tục sử dụng trực tiếp ngôn ngữ lá phiếu để thể hiện sự tuân thủ.
PLOC khuyến khích PP&R tiếp tục cải tiến các biện pháp đánh giá hiệu suất và sử dụng chúng để theo dõi tiến độ và sự thành công. Cụ thể, việc thiết lập định lượng về tiến độ thực hiện từng cam kết của cơ quan sẽ giúp thể hiện rõ ràng việc Parks Levy đã tác động đến hoạt động củaPP&R nhưthế nào và thành công liên quan đến các cam kết của Parks Levy. Ngoài ra, PLOC mong muốn nhận được kết quả Khảo sát Nhu cầu Cộng đồng (Community Needs Survey) trong năm 2025 để hiểu người dân Portland cảm nhận như thế nào về mức độ dịch vụ được tăng lên và duy trì nhờ Parks Levy. PLOC khuyến khích PP&R sử dụng dữ liệu khảo sát để tinh chỉnh các chương trình và sáng kiến nhằm phục vụ cộng đồng tốt nhất và đề cập đến tác động của Parks Levy, đồng thời minh bạch trong việc thông tin cách sử dụng phản hồi trong khảo sát để hỗ trợ việc tinh chỉnh và đưa ra quyết định.
Một yếu tố quan trọng của việc tuân thủ ngôn ngữ lá phiếu là cung cấp chương trình và thúc đẩy quan hệ đối tác trong các không gian của PP&R. Vì vậy, chất lượng và tình trạng của các cơ sở vật chất của PP&R là rất quan trọng. Là nguồn tài trợ hoạt động, Parks Levy chỉ đủ điều kiện để tài trợ cho các sửa chữa nhỏ và việcchăm sóc công viên hàng ngày nhưng không thể chi trả cho các dự án sửa chữa đòi hỏi kinh phí lớn. Nếu cơ sở vật chất xuống cấp do hết thời hạn sử dụng hoặc không được bảo trì với kinh phí lớn, khả năng triển khai các chương trình của PP&R thông qua Parks Levy sẽ giảm đi. PLOC kêu gọi Thành phố ưu tiên cấp vốn để giải quyết tình trạng tồn đọng của các hoạt động bảo trì với chi phí gần $600 triệu nhằm hỗ trợ việc tiếp tục cung cấp các dịch vụ quan trọng của công viên.
Nhìn chung, tất cả các hành động liên quan đến Parks Levy được thực hiện trong năm tài chính 2023-24 đều tuân thủ theo ngôn ngữ lá phiếu, và PP&R đã thông tin về việc tuân thủ đó.
Khuyến nghị: Thiết lập định lượng để minh họa cho tiến độ thực hiện từng cam kết với cử tri, sử dụng dữ liệu khảo sát sắp tới để hiểu và thông tin về tác động của Parks Levy, đồng thời tìm kiếm nguồn vốn tài trợ để đảm bảo các cơ sở vẫn mở cửa để cung cấp các dịch vụ cộng đồng được Parks Levy hỗ trợ.
Tính minh bạch
Định nghĩa: Hành động theo cách thúc đẩy rõ ràng sự công bằng, sự tham gia, trách nhiệm giải trình và tạo lòng tin.
PP&R đảm bảo thông tin về Parks Levy được chia sẻ với công chúng thông qua việc đăng tải các biên bản cuộc họp PLOC, nội dung trên trang web và phương tiện truyền thông xã hội cũng như Báo cáo Thường niên Parks Levy. PLOC đánh giá cao cam kết về khả năng tiếp cận bằng ngôn ngữ ưu tiên và cung cấp thông tin cho mọi đối tượng bằng cách chia sẻ các tài liệu về Parks Levy đã được dịch và dễ tiếp cận, đồng thời khuyến khích PP&R tiếp tục ưu tiên bản dịch và khả năng tiếp cận của các tài liệu truyền thông. PLOC đánh giá cao cam kết của PP&R trong việc chia sẻ tác động của Parks Levy và thúc đẩy lòng tin.
Danh sách các chương trình và sáng kiến mà Parks Levy hỗ trợ rất rộng và bao quát, tạo ra khối lượng thông tin lớn về nơi sử dụng tiền của Parks Levy và kết quả thu được. PLOC kêu gọi PP&R tạo thêm các tài liệu ngắn gọn để chia sẻ tác động của Parks Levy theo định dạng dễ đọc và dễ hiểu. Báo cáo Thường niên đầy đủ về Parks Levy đóng vai trò là bản tóm tắt toàn diện về các dịch vụ của Parks Levy, tuy nhiên, các tài liệu bổ sung, ngắn gọn có chủ đích sẽ có ích trong việc minh chứng tác động của Parks Levy. Những tài liệu này nên được chia sẻ ở nhiều định dạng, địa điểm, nhóm cộng đồng và đối tượng khác nhau để tối đa hóa phạm vi truyền thông.
Tương tự như vậy, khi PP&R thu thập dữ liệu về hiệu suất và tài chính theo từng năm, PLOC khuyến khích PP&R tăng cường tính minh bạch và rõ ràng bằng cách trình bày dữ liệu liên quan đến Parks Levy hàng năm dưới dạng trực quan như biểu đồ. Báo cáo và trang web của Năm 4 là cơ hội tuyệt vời để đưa vào các hình ảnh minh họa hiệu suất theo thời gian.
PLOC thừa nhận rằng PP&R đang hoạt động trong bối cảnh Thành phố đang trải qua sự chuyển đổi cơ cấu bao gồm một Hội đồng Thành phố, Thị trưởng và Quản trị viên Thành phố mới. Để tối đa hóa niềm tin của công chúng vào việc quản lý Parks Levy, cũng như thông tin về bản chất quan trọng của nguồn tài trợ này, PLOC khuyến khích các nhà lãnh đạo Thành phố mới hợp tác với PP&R để hiểu được bức tranh tài chính của hệ thống công viên và giải trí của Portland.
Cuối cùng, việc tiếp tục và tăng cường hoạt động tham vấn với các cộng đồng tập trung là điều cần thiết để thúc đẩy công bằng và tạo dựng lòng tin. PLOC khuyến khích PP&R chia sẻ rộng rãi về cách cơ quan đang điều chỉnh dựa trên phản hồi của cộng đồng. Khảo sát Nhu cầu Cộng đồng định kỳ, được tiến hành năm đến bảy năm một lần với kết quả cập nhật dự kiến vào năm 2025, cùng các nhóm tập trung đang diễn ra và các cuộc khảo sát phản hồi sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc hiểu được quan điểm của người dân Portland về các dịch vụ công viên và giải trí.
Khuyến nghị: Phát triển các tài liệu truyền thông ngắn gọn, tập trung vào hình ảnh để chia sẻ tác động của Parks Levy. Tăng cường sự tham gia và lòng tin của công chúng thông qua hoạt động tham vấn cộng đồng và hợp tác với ban lãnh đạo Thành phố.
Thành phố Portland đảm bảo quyền tiếp cận có ý nghĩa đối với các chương trình, dịch vụ và hoạt động của Thành phố để tuân thủ các luật Tiêu đề VI về Quyền Công dân và Tiêu đề II của ADA, đồng thời cung cấp dịch vụ biên dịch, phiên dịch, sửa đổi, điều chỉnh, định dạng thay thế, hỗ trợ và dịch vụ bổ sung một cách hợp lý. Yêu cầu các dịch vụ này (www.portland.gov/311/ada-request) hoặc gọi số 503-823-2525. Để nhận Dịch vụ Chuyển tiếp hoặc TTY, hãy liên lạc số 711.