Ủy ban Giám sát Parks Levy (Parks Levy Oversight Committee- PLOC) đánh giá cao các dịch vụ công viên và giải trí quan trọng mà đã mang lại lợi ích cho người dân Portland trong năm nay, được thực hiện nhờ nguồn tài trợ được cử tri phê duyệt từ Thuế theo Lựa chọn Địa phương Dành cho Công viên (Parks Levy). Chúng tôi vui mừng được trình bày đánh giá của chúng tôi về Báo cáo Thường niên Parks Levy Năm 2021-22 (2021-22 Parks Levy Annual Report) và các hành động trong khuôn khổ Parks Levy của Portland Parks & Recreation (PP&R- Công viên & Giải trí Portland) trong năm tài chính 2021-22.
Vào tháng 11 năm 2020, cử tri Portland đã bỏ phiếu thông qua Parks Levy để bảo dưỡng các công viên, cải thiện khả năng tiếp cận và sự an toàn, cung cấp các chương trình giải trí công bằng và chủ động chăm sóc các khu vực tự nhiên và rừng đô thị của Portland. Ngôn ngữ lá phiếu nói rằng một ủy ban giám sát cộng đồng sẽ được chỉ định để xem xét các khoản chi tiêu của Parks Levy và báo cáo hàng năm cho Hội đồng Thành phố.
PLOC được thành lập vào ngày 1 tháng 7 năm 2021. Chúng tôi là một ủy ban gồm năm thành viên cộng đồng, được lựa chọn từ một nhóm ứng viên cộng đồng công khai và do Giám đốc PP&R bổ nhiệm. Chúng tôi họp mỗi quý một lần để đánh giá tiến độ của Parks Levy, nhận thông tin cập nhật từ nhân viên PP&R, và tham gia vào các bài trình bày và thảo luận theo chủ đề.
Như được thiết lập trong điều lệ của chúng tôi, chúng tôi lập báo cáo thường niên của riêng mình, đánh giá việc tuân thủ ngôn ngữ Parks Levy, trách nhiệm giải trình về tài chính và tính minh bạch. Chúng tôi vui mừng gửi Báo cáo Thường niên đầu tiên của Ủy ban Giám sát Parks Levy.
Trân trọng,
Ủy ban Giám sát Parks Levy
Các Thành viên trong Năm Tài chính 2021-22
Ủy ban Giám sát Parks Levy (PLOC) bao gồm năm thành viên, được lựa chọn từ một nhóm ứng viên cộng đồng công khai, do Giám đốc PP&R bổ nhiệm. PLOC đánh giá việc thực hiện chương trình, tư vấn về tính minh bạch và các chiến lược truyền thông, đồng thời sẽ tư vấn về quy trình kiểm toán độc lập.
Alescia Blakely là Quản lý Chương trình Dịch vụ Cư dân & Cộng đồng tại Home Forward. Bà ủng hộ các cộng đồng bị thiệt thòi thông qua việc xây dựng các kết nối mạnh mẽ hơn với sức khỏe cộng đồng, phát triển lực lượng lao động, chống bạo lực gia đình và hệ thống giáo dục. Alescia có hơn 28 năm kinh nghiệm công tác xã hội làm việc trong cả lĩnh vực tư nhân và nhà nước và rất tâm huyết với những lợi ích của các công viên và trung tâm cộng đồng.
Judy BlueHorse Skelton (Nez Perce/Cherokee) là Giáo sư Tập sự tại Khoa Nghiên cứu các Quốc gia Bản địa (Indigenous Nations Studies Department) tại Đại học Tiểu bang Portland. Bà đã làm việc với các tổ chức và bộ lạc Bản địa của liên bang, tiểu bang và địa phương trong hơn 25 năm về việc sử dụng thực vật bản địa làm thực phẩm, thuốc men, nghi lễ và lối sống lành mạnh. Judy trước đây đã từng phục vụ trong Hội đồng Công viên Portland và cảm thấy các công viên là điều hết sức cần thiết cho sức khỏe thể chất và tinh thần của cộng đồng cũng như khả năng chống chịu khí hậu.
Maria Velez hiện đang làm việc cho Mạng lưới Người Mỹ gốc La tinh (Latino Network) với tư cách là Giám đốc các Trường Cộng đồng SUN, quản lý chín địa điểm SUN. Các địa điểm này cung cấp rất nhiều các dịch vụ và chương trình ngày kéo dài. Bà tự hào được làm việc giữa và cho các cộng đồng người Mỹ gốc La-tinh địa phương. Maria tin rằng các công viên ở Portland có thể là những nơi kỳ diệu và tất cả mọi người cần có thể tiếp cận sự kết nối với thiên nhiên.
Paul Agrimis hiện đang ngồi trong Hội đồng Công viên Portland, giữ chức Chủ tịch từ năm 2020 đến năm 2022. Ông là Giám đốc của GreenWorks và có hơn 20 năm kinh nghiệm làm việc trong các dự án phục hồi tài nguyên thiên nhiên và cơ sở hạ tầng công cộng. Paul thích giải trí ngoài trời và coi việc tư vấn cho các chính sách và ngân sách, đồng thời giúp PP&R hướng tới một tương lai bền vững là một đặc ân.
Silas Sanderson là Kỹ sư Xây dựng Chuyên nghiệp của Schnabel Engineering, nơi ông làm việc phục hồi môi trường, đánh giá rủi ro của các công trình giảm lũ và đánh giá địa chấn của cơ sở hạ tầng. Ông yêu thích hoạt động ngoài trời và tâm huyết với việc trao quyền cho các cộng đồng của Portland để hiện thực hóa tầm nhìn của họ đối với các công viên của họ.
Tuân thủ Ngôn ngữ Lá phiếu
Định nghĩa: Các hành động được dựa trên và xây dựng từ những lời hứa có trong ngôn ngữ của cuốn sách nhỏ dành cho cử tri.
PP&R đã sử dụng mười lăm cam kết từ ngôn ngữ lá phiếu Parks Levy trong tập sách nhỏ dành cho cử tri để theo dõi tiến độ— bao gồm các hành động chính, tài chính và các biện pháp đảm bảo hiệu quả hoạt động— đối với những lời hứa đã được đưa ra với cử tri. Khi làm như vậy, PLOC nhận thấy rằng PP&R đã thiết lập các hệ thống để tuân thủ ngôn ngữ lá phiếu, với các hành động và việc phân bổ các quỹ Parks Levy trong năm tài chính 2021-22 dựa trên và từ những lời hứa được đưa ra trong cuốn sách nhỏ dành cho cử tri.
Trong Báo cáo Thường niên Parks Levy Năm 2021-22, mỗi một trong số mười lăm cam kết với cử tri có thông tin cụ thể về cách PP&R tuân thủ ngôn ngữ lá phiếu đó. Thông tin này đã bao gồm các hành động và chương trình của PP&R trong năm tài chính 2021-22 mà đã giúp đáp ứng các cam kết, tài chính cho lĩnh vực dịch vụ phù hợp với từng cam kết và các biện pháp đo lường hoạt động cho thấy tiến độ đã đạt được cho từng cam kết trong năm tài chính này. Bằng cách sử dụng mười lăm cam kết với cử tri để tổ chức Báo cáo Thường niên Parks Levy Năm 2021-22, PP&R đang minh họa việc sử dụng các quỹ Parks Levy theo những cách mà tuân thủ rõ ràng ngôn ngữ lá phiếu— và đưa ra các quyết định về chương trình và hành động phù hợp.
Ngoài việc đảm bảo đáp ứng từng cam kết cụ thể với cử tri, điều quan trọng là PP&R tôn vinh tinh thần của Parks Levy và tiếp tục phát triển các quan hệ đối tác cộng đồng của mình. PLOC khuyến khích PP&R mở rộng việc sử dụng Lăng kính Công bằng và Chống Phân biệt Chủng tộc (Equity and Anti-Racism Lens) và ưu tiên thu thập phản hồi của cộng đồng về các sáng kiến do Parks Levy tài trợ để đảm bảo rằng công việc đang được thực hiện đáp ứng các nhu cầu và mong muốn của cộng đồng. Khi PP&R phát triển và cải thiện các chương trình và quy trình của mình để cung cấp các dịch vụ công viên và giải trí quan trọng, PP&R có thể sử dụng Parks Levy để thực sự xây dựng các mối quan hệ và quan hệ đối tác với cộng đồng nhằm mang lại lợi ích cho hệ thống các công viên và giải trí trong dài hạn.
Các hành động liên quan đến Parks Levy đã được thực hiện và các quyết định được đưa ra trong năm tài chính 2021-22 tuân theo ngôn ngữ lá phiếu và PP&R là rõ ràng và có chủ đích truyền đạt sự tuân thủ đó.
Khuyến nghị: Sử dụng Lăng kính Bình đẳng và Chống Phân biệt Chủng tộc, sự tham gia của cộng đồng hiện có và các chu trình phản hồi— chẳng hạn như cấu trúc Công viên Khỏe mạnh, Portland Khỏe mạnh (Heathy Parks, Healthy Portland), Lắng nghe & Học hỏi (Listening & Learning)— để lắng nghe từ cộng đồng về cách PP&R có thể xây dựng dựa trên các cam kết với cử tri Parks Levy nhằm phục vụ cộng đồng tốt nhất.
Trách nhiệm Giải trình về Tài chính
Định nghĩa: Duy trì trách nhiệm giải trình về tài chính như một động lực cốt lõi. Những đồng đô la của Parks Levy được theo dõi và kiểm toán. Đảm bảo tính toàn vẹn và chính xác của các báo cáo tài chính.
PP&R đã quan tâm đến việc chịu trách nhiệm tài chính trong việc theo dõi và truyền đạt thông tin về các đồng đô la Parks Levy một cách minh bạch, có thể kiểm toán được và hiệu quả. Trong năm tài chính 2021-22, nhân viên PP&R đã trình bày nhiều mục tài chính cho PLOC, duy trì trách nhiệm giải trình về tài chính:
- Việc phân bổ các quỹ Parks Levy theo Quy trình Giám sát Ngân sách Mùa thu (Fall Budget Monitoring Process- BMP) của năm tài chính 2021-22 phù hợp với các cam kết với cử tri và sử dụng Công cụ Hỗ trợ Quyết định (Decision Support Tool)
- Tóm tắt về Mô hình Tài trợ Đòn bẩy (Leveraged Funding Model), cách thức mô hình sẽ được thực hiện, ảnh hưởng đến chi tiêu và cân đối của Parks Levy, và các cập nhật về báo cáo Mô hình Tài trợ Đòn bẩy cho Hội đồng Thành phố
- Thực tế tài chính cho năm tài chính 2021-22 vào cuối năm và bản cập nhật tạm thời về việc chi tiêu Parks Levy ước tính cho đến quý ba
- Việc chi tiêu Parks Levy theo lĩnh vực dịch vụ và nhóm làm việc cho năm tài chính 2021-22 như một phần của Báo cáo Thường niên Parks Levy Năm 2021-22
- Tổng quan về nguồn tài trợ của Parks Levy trong Ngân sách được Yêu cầu trong năm tài chính 2022-23 và các đề xuất ngân sách mới được hỗ trợ bởi Parks Levy
PLOC ủng hộ Mô hình Tài trợ Đòn bẩy của PP&R để tối đa hóa việc sử dụng nguồn tài trợ Parks Levy và thực hiện những lời hứa đã được đưa ra với cử tri. Cụ thể, Parks Levy được dự định sẽ cung cấp các mức dịch vụ tăng dần so với mức tài trợ cơ bản của Quỹ Chung. Mô hình Tài trợ Đòn bẩy đảm bảo rằng Quỹ Chung được sử dụng trước tiên. Bằng cách này, số tiền tối đa của các quỹ Parks Levy được bảo toàn, cho phép PP&R cung cấp các dịch vụ gia tăng mà người dân Portland đã bỏ phiếu trong suốt thời gian hoạt động của Parks Levy.
PLOC hiểu Mô hình Tài trợ Đòn bẩy để có thể kiểm toán được và rằng bản tóm tắt về việc hoàn trả của Parks Levy theo dịch vụ sẽ được cung cấp sau khi kết thúc năm tài chính. PLOC đã xem xét các khoản chi tiêu của Parks Levy trong năm tài chính 2021-22, được phân loại theo lĩnh vực dịch vụ (Lĩnh vực chức năng) và nhóm công việc (Trung tâm Quỹ), như một phần của Báo cáo Thường niên Parks Levy Năm 2021-22. PLOC đánh giá cao rằng PP&R có thể theo dõi các khoản chi tiêu của Parks Levy ở nhiều cấp độ khác nhau, từ việc phù hợp với các cam kết với lá phiếu Parks Levy cho đến các chi phí chi tiết của hạng mục. Điều này đảm bảo rằng những đồng đô la của Parks Levy được theo dõi, có thể kiểm toán và chi tiêu một cách có trách nhiệm.
PP&R đã chủ động trao đổi các điểm quyết định của Parks Levy, báo cáo tài chính và các tác động của ngân sách với PLOC trong năm tài chính 2021-22. Ngoài ra, bằng cách chia sẻ thông tin tài chính của Parks Levy với công chúng trên trang web của PP&R thông qua các ghi chú cuộc họp PLOC và Báo cáo Thường niên Parks Levy Năm 2021-22, PP&R vẫn chịu trách nhiệm giải trình về tài chính đối với các cử tri Portland đã phê duyệt Parks Levy.
Khuyến nghị: Tiếp tục sử dụng Mô hình Tài trợ Đòn bẩy trong việc thực hiện tài trợ của Parks Levy.
Tính minh bạch
Định nghĩa: Hành động theo cách thúc đẩy rõ ràng sự công bằng, sự tham gia, trách nhiệm giải trình và tạo lòng tin.
PLOC nhận thấy rằng, bằng cách chia sẻ thông tin về Parks Levy với PLOC, PP&R cũng đang chia sẻ thông tin với công chúng thông qua ghi chú cuộc họp, nội dung trang web và cơ hội để công chúng tham dự các cuộc họp của PLOC. PP&R đã thực hiện các cam kết trong Điều lệ và Quy chế của PLOC là cung cấp tài liệu cho PLOC một cách kịp thời trước và sau các cuộc họp của ủy ban.
PP&R đã đáp ứng các mối quan tâm của PLOC, tạo thời gian trong các chương trình họp cho các bài trình bày chuyên đề. Trong năm tài chính 2021-22, PP&R đã chia sẻ thông tin với PLOC về việc giảm chi phí như một rào cản (các mô hình thí điểm hỗ trợ tài chính- Trả Theo Khả năng và Giảm giá Tiếp cận) và Lăng kính Công bằng và Chống Phân biệt Chủng tộc. Ngoài ra, PP&R đã chủ động liên hệ lại với PLOC về các câu hỏi cụ thể của chương trình, giúp cho PLOC biết thêm về các quyết định của chương trình và tác động của nguồn tài trợ Parks Levy.
PLOC rất hào hứng với quy trình Lắng nghe & Học hỏi mở rộng của PP&R như một phần của chiến lược lập kế hoạch và ra quyết định về Công viên Khỏe mạnh, Portland Khỏe mạnh (Healthy Parks, Healthy Portland). Với tư cách là thành viên của công chúng và những người tham gia vào quá trình tham vấn thông qua các tổ chức cộng đồng, các thành viên PLOC đã nghe từ các thành viên cộng đồng khác rằng PP&R đã mở rộng cơ hội tham gia, chia sẻ thông tin và cơ hội phản hồi. PLOC rất biết ơn sự hỗ trợ mở rộng của Parks Levy mà đã tạo điều kiện để người dân Portland tham một cách có ý nghĩa và sâu sắc hơn.
Như đã lưu ý trong các phần trước của báo cáo này, PP&R đã có chủ ý đảm bảo sự rõ ràng và minh bạch trong việc chia sẻ các quỹ Parks Levy được sử dụng ở đâu và như thế nào, đặc biệt trong việc hỗ trợ mười lăm cam kết với cử tri.
Khuyến nghị: Tiếp tục chia sẻ tài liệu các cuộc họp của PLOC với công chúng và tham vấn một cách có ý nghĩa với các đối tác và cá nhân trong cộng đồng thông qua quá trình Lắng nghe & Học hỏi.