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Nosotros identificamos riesgos durante la pandemia cuando los empleados comenzaron a trabajar desde sus hogares y usaron las tarjetas de crédito emitidas por la Ciudad fuera de las protecciones usuales. Servicios de Contratación Pública va por buen camino para abordar la mayoría de los riesgos mediante la actualización de su manual y el inicio de pruebas de los titulares de tarjetas más tarde este año. Una política de toda la Ciudad sobre las tarjetas de regalo y la compensación de voluntarios todavía necesita desarrollarse.
Recomendaciones en proceso
Nosotros recomendamos que la Oficina de Administración y Finanzas desarrollara una política de toda la Ciudad para abordar la compra, documentación, protecciones y uso apropiado de tarjetas de regalo, incluyendo los lineamientos específicos para recompensar a los voluntarios.
- La Oficina de Administración y Finanzas no había dedicado los recursos para desarrollar una política sobre las tarjetas de regalo. Un administrador de Servicios de Contratación Pública estuvo de acuerdo con que una política es necesaria para abordar las inconsistencias y mejorar el entendimiento sobre las prácticas financieras de toda la Ciudad.
En la ausencia de una política de toda la Ciudad, la Oficina de Servicios Financieros ha prohibido que las oficinas compren tarjetas de regalo sin la aprobación de la División de Contabilidad. Esta ha dado instrucciones para que las oficinas trabajen con el Tesorero de la Ciudad para comprarlas. El administrador reconoció que esta práctica está permitiendo el uso inconsistente continuo de las tarjetas de regalo.
Recomendaciones en proceso
- Nosotros recomendamos que Servicios de Contratación Pública actualizara el manual de políticas para tarjetas de Contratación Pública para asegurar que las reglas de referencia fueran exactas y aplicables.
Servicios de Contratación Pública redactó una actualización a su manual de políticas para tarjetas de Contratación Pública con la meta de hacer las reglas más claras, exactas y aplicables. El administrador anticipó la implementación del manual cuando la Ciudad haga la transición a un nuevo proveedor de tarjetas de Contratación Pública en agosto del 2022.
- Nosotros recomendamos que Servicios de Contratación Pública implementara la prueba de certificación y recertificación para asegurar que los titulares de las tarjetas puedan demostrar su conocimiento de las reglas.
Servicios de Contratación Pública está trabajando en un entrenamiento para que los titulares de las tarjetas mejoren su entendimiento sobre los cambios recientes en el programa, funciones y responsabilidades, y consecuencias para violaciones de las políticas. También redactó una prueba para que los titulares de tarjetas nuevos y existentes verifiquen su entendimiento sobre las reglas y responsabilidades. El administrador anticipó que el entrenamiento y la prueba se implementarán con la transición a un nuevo proveedor de tarjetas.
- Nosotros recomendamos que la Oficina de Administración y Finanzas determinara quiénes eran responsables de monitorear el cumplimiento de las reglas durante todo el ciclo de compras y de asegurar que tengan la autoridad apropiada para hacerlas cumplir.
La redacción del nuevo manual describe las posiciones responsables de monitorear el cumplimiento y lo que se espera que hagan. El manual hace referencia a una matriz separada que clarifica más las responsabilidades de cumplimiento durante todo el ciclo de compras. Servicios de Contratación Pública debería incluir la matriz en el manual nuevo.
La División de Contabilidad planea asignar algunas funciones de apoyo para el Programa de Tarjetas de Contratación Pública a una posición nueva. La División estimó que la posición nueva agregará aproximadamente 2,000 horas por año para mejorar los controles internos y el monitoreo.
El manual redactado incluye un modelo de “tres strikes” con consecuencias crecientes para violaciones de las políticas. El manual explica que el administrador de las tarjetas de Contratación Pública tiene el derecho de suspender o terminar las tarjetas en cualquier momento.
- Nosotros recomendamos que Servicios de Contratación Pública actualizara su manual para incorporar las partes responsables del cumplimiento.
El manual redactado incluye información sobre las posiciones responsables de monitorear el cumplimiento.
Recomendación implementada
- Nosotros recomendamos que Servicios de Contratación Pública asegurara que la Oficina de Servicios de Tecnología tuviera acceso directo a los datos de transacciones de las tarjetas de contratación pública de toda la Ciudad, para que pueda usarlos para identificar las violaciones de las reglas de compras de tecnología y las oportunidades para maximizar ahorros.
Servicios de Contratación Pública proporcionó a Servicios de Tecnología con un acceso directo a los datos de transacciones de las tarjetas. Servicios de Tecnología dijo que ha usado los datos para identificar y abordar algunas violaciones a las reglas de compras de tecnología.
Vea el reporte del 2021 original y las recomendaciones
Equipo de Auditoría: Jenny Scott, Performance Auditor III