Fondo de Energía Limpia de Portland: Pasos adicionales necesarios para implementar el programa aprobado por los votantes

Reporte
A photograph of a professional woman wearing a hard hat and a safety vest holding a pen and a clipboard while surveying solar panels outside. The photo appears next to another photo of people wearing protective clothing surrounding a factory machine.
Los votantes aprobaron un impuesto para crear el Fondo de Energía Limpia de Portland en el 2018 como una manera ambiciosa de abordar el cambio climático y las desigualdades sociales.
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Resumen

Los votantes aprobaron un impuesto para crear el Fondo de Energía Limpia de Portland en el 2018 como una manera ambiciosa de abordar el cambio climático y las desigualdades sociales. Al terminar el año fiscal pasado, el impuesto había generado más de $185 millones desde su concepción. El programa del Fondo de Energía Limpia de Portland en la Oficina de Planificación y Sostenibilidad espera gastar $60 millones en subvenciones anualmente para lograr las metas de la legislación.

Esta auditoría evaluó si el programa estableció los sistemas de administración para implementar la legislación. Nosotros encontramos que el programa ha progresado en algunos elementos, pero que otros todavía no se habían implementado o necesitaban una orientación del Consejo de la Ciudad. El programa:

  • Comenzó a desarrollar los sistemas de rendición de cuentas, pero necesita definir los plazos para completarlos;
  • Necesitaba una orientación de su comité de voluntarios y las decisiones del Consejo sobre las metas climáticas, desarrollo de capacidad y expectativas de supervisión; e
  • Identificó los desafíos para administrar el próximo límite de costos administrativos debido a los ingresos impredecibles.

Si no se abordan estos elementos, podría comprometerse la capacidad de la Ciudad para cumplir con la intención legislativa del programa aprobado por los votantes.

Los miembros del personal y del comité de voluntarios que administran el programa deberían definir los plazos para completar todos los elementos de la legislación y hacer sus planes transparentes. En las áreas donde las metas, responsabilidades o intenciones no estaban claras, la administración de Planificación y Sostenibilidad y los miembros del comité deberían buscar una orientación del Consejo, proponer enmiendas legislativas al Código de la Ciudad donde sea necesario y refinar sus sistemas de acuerdo con esto.

La petición de iniciativa estableció el programa

Una coalición diversa de miembros de la comunidad y líderes de organizaciones sin fines de lucro crearon la petición de iniciativa para el Fondo de Energía Limpia de Portland. Durante su campaña para obtener el apoyo de los votantes, la coalición dijo que el programa abordaría una necesidad inmediata de reducir las emisiones de gases de efecto invernadero, crear empleos de energía limpia y beneficiar a las comunidades desatendidas. Sesenta y cinco por ciento de los votantes aprobó la iniciativa en noviembre del 2018.

Algunos de los beneficios del programa buscan lograrse con proyectos financiados por subvenciones. Por ejemplo, la legislación (que se convirtió en Código de la Ciudad después que los votantes la aprobaron) prevé que los ingresos del programa paguen para que los proyectos aporten beneficios climáticos y de equidad en las áreas siguientes:

Fuente: Legislación del Fondo de Energía Limpia de Portland

Si la categoría del proyecto es:

Entonces debería:

Y también:

Energía renovable y programas de eficiencia de energía

Mayor acceso a la eficiencia de energía y energía renovable

Beneficiar a la gente de bajos ingresos y personas de color

Entrenamiento para empleos de energía limpia, oportunidades para aprendices y apoyo de contratistas

Priorizar la entrada a los oficios de aprendices registrados en un sindicato

Apoyar a las organizaciones sin fines de lucro que sirven a las personas económicamente desfavorecidas y poco representadas en la fuerza laboral calificada

Agricultura regenerativa e infraestructura verde

Capturar los gases de efecto invernadero y apoyar la producción de alimentos locales sostenibles

Enfocarse en la gente de bajos ingresos y personas de color
Innovación futuraProveer flexibilidad para financiar un proyecto que no pertenezca a una de las otras categoríasProveer una oportunidad para fomentar las metas del programa

El programa genera dinero aplicando un impuesto a ciertos comercios minoristas grandes que operan en Portland. Los presupuestos del programa proyectaron otorgar subvenciones de $60 millones anuales a partir de este año fiscal 2021-22.

Los ingresos generados por el impuesto sobrepasaron las estimaciones iniciales. Los oficiales de la Ciudad esperaban recaudar ingresos de $44 millones a $61 millones anualmente. Los ingresos reales fueron de $63 millones en el año fiscal 2019-20 y $116 millones en el año fiscal 2020-21.

Un comité de nueve miembros voluntarios tiene algunas responsabilidades de implementación del programa. Los miembros del comité deben ser residentes de Portland que reflejen la diversidad racial, étnica y económica de la Ciudad. Cuando menos dos miembros deben vivir al este de 82nd Avenue. Ellos también deben tener experiencia en las áreas que se plantearon como prioridad en la legislación, tales como energía renovable o desarrollo de la fuerza de laboral. El personal de la Oficina de Planificación y Sostenibilidad administra las actividades diarias del programa.

Resultados de la auditoría

Nosotros evaluamos si el programa estableció los sistemas de administración para implementar la legislación. Nos enfocamos en los sistemas descritos en la legislación que podrían tener beneficios para todo el programa. No examinamos los otorgamientos de subvenciones individuales.

Encontramos que el programa ha progresado en algunos elementos, pero que otros todavía no se habían implementado o necesitaban una orientación del Consejo de la Ciudad. El programa:

  • Comenzó a desarrollar los sistemas de rendición de cuentas, pero necesita plazos para completarlos;
  • Necesitaba una orientación de su comité de voluntarios y las decisiones del Consejo sobre las metas climáticas, desarrollo de capacidad y expectativas de supervisión; e
  • Identificó los desafíos para administrar el próximo límite de costos administrativos debido a los ingresos impredecibles.

Si no se abordan estos elementos, podría comprometerse la capacidad de la Ciudad para cumplir con la intención legislativa del programa aprobado por los votantes.

Durante el periodo cubierto por esta auditoría, el programa contrató el personal, reclutó los voluntarios asignados al Consejo para servir en el comité, involucrar al público y publicar su primera convocatoria para solicitudes de subvenciones y otorgamientos. El personal y los miembros del comité trabajaron juntos durante más de un año para crear la convocatoria y recomendar los proyectos a financiarse. Ellos asumieron un proceso detallado de planificación y participación pública para hacer esto. El programa adoptó una medición de desempeño preliminar y un sistema de reporte y también identificó la información a recopilar para preparar un plan de equidad para la fuerza laboral y contratistas.

La finalización de esos elementos esenciales debería incluir la consideración de ventajas/desventajas y riesgos y la transparencia con el Consejo y el público para asegurar que el programa cumpla con las expectativas. Nosotros abordamos algunas de las ventajas/desventajas y riesgos en las secciones siguientes, los cuales siguen presentes mientras el programa otorga decenas de millones anualmente en subvenciones.

Los sistemas de rendición de cuentas no se han finalizado

El propósito del programa aprobado por los votantes fue proveer los fondos y la supervisión “para asegurar que el Plan de Acción Climática de la Ciudad de Portland se implemente de una manera que apoye los beneficios sociales, económicos y ambientales para todos los residentes de Portland”, así como también asegurar una reserva diversa de contratistas y fuerza laboral. Para hacer esto, la iniciativa ordenó que el comité del programa:

  • Designe fondos en categorías proporcionales específicas en la medida de lo posible;
  • Adopte una medición del desempeño y el sistema de reporte; y
  • Adopte un plan de equidad para la fuerza laboral y contratistas con metas medibles y ambiciosas.

El plan para reportar gastos por categoría se complicó por el enfoque elegido

El comité recomendó su portafolio de subvenciones iniciales ante el Consejo de la Ciudad en abril del 2021, el cual fue aprobado por el Consejo por unanimidad. El portafolio incluyó otorgamientos con un total de $8.6 millones a través de 45 subvenciones.

La legislación determinó los rangos para guiar al programa sobre la proporción de fondos que deberían destinarse a cada categoría en la medida de lo posible.

Fuente: Legislación del Fondo de Energía Limpia de Portland

Si la categoría de fondos es:

Entonces debería recibir:

Energía renovable y programas de eficiencia de energía

40-60% de fondos

Entrenamiento para empleos de energía limpia, oportunidades para aprendices y apoyo de contratistas

20-25% de fondos

Agricultura regenerativa e infraestructura verde

10-15% de fondos

Innovación futura

5% de fondos

El programa no reportó si sus actividades por categoría de subvenciones eran consistentes con las proporciones determinadas en la legislación. La presentación de subvenciones recomendadas ante el Consejo usó descripciones que fueron una mezcla de categorías de financiamiento y tipos de subvenciones. La narrativa generalmente indicó que las subvenciones pequeñas y grandes se distribuyeron dentro de las áreas de financiamiento determinadas y que las subvenciones de planificación se distribuyeron en todas las áreas.

Asignación de fondos por categoría: 7 subvenciones para energía limpia $3,090,654, 29 subvenciones para planificación $2,549,968, 4 subvenciones para fuerza laboral $1,858,206, 4 subvenciones para agricultura regenerativa e infraestructura verde $937,312, 1 subvención múltiple $199,260

Asignación de fondos por categoría:

7 subvenciones para energía limpia $3,090,054

29 subvenciones para planificación $2,549,968

4 subvenciones para fuerza laboral $1,858,206

4 subvenciones para agricultura regenerativa e infraestructura verde $937,312

1 subvención múltiple $199,260

El programa planeó reportar sobre las asignaciones de fondos en base a un promedio móvil de tres años y anticipó la posibilidad de que los fondos cayeran fuera de las metas de asignación de la legislación en un año determinado. Este enfoque se señaló en la redacción de los requerimientos de solicitudes de subvenciones y la guía de calificación publicada para recibir comentarios del público en junio del 2020. Los administradores del programa dijeron en una entrevista de la auditoría que el reporte por categorías de fondos se basará en los dólares reales gastados en vez de las cantidades de otorgamientos de subvenciones. Eso significa que la oportunidad más temprana para que los beneficiarios de subvenciones reporten sobre sus gastos iniciales será en el 2022. Además, el personal explicó que esta contabilidad es importante para los $2.5 millones en subvenciones de planificación, lo cual podría tener una variación entre las categorías de gastos anticipados y finales.

Los métodos de reporte fueron discutidos entre los miembros del comité y el personal, pero todavía no se han finalizado o presentado ante el Consejo. El reporte del promedio de los dólares reales en una base a un promedio móvil de tres años hará más difícil que el programa tenga la información financiera oportuna necesaria para asegurar que las asignaciones correspondan con las proporciones determinadas en la legislación, y para saber y publicar cuánto dinero está disponible para las subvenciones futuras.

El programa planeó usar la información de subvenciones para informar las metas de desempeño 
El programa no ha adoptado una metodología para medir, seguir y reportar el desempeño (como lo requiere la legislación), pero comenzó a sentar las bases para hacerlo en abril del 2020.  El comité estableció un subcomité de evaluación y reporte en noviembre del 2020 para discutir los parámetros del programa, así como también los objetivos y resultados de los beneficiarios de subvenciones. La petición de presupuesto de Planificación y Sostenibilidad presentada en enero del 2021 indicó que el programa anticipaba recopilar datos de desempeño, incluyendo la información demográfica desagregada vinculada con las inversiones de subvenciones, para entender y adaptar el programa. El personal anticipaba que el desarrollo de las mediciones de desempeño a nivel del programa ocurriría durante los próximos dos o tres años fiscales.

El comité revisó una lista preliminar de las mediciones de desempeño en abril del 2020 que fue usada para informar las preguntas de la solicitud de subvenciones, criterios de calificación y requerimientos de reporte. Por ejemplo, el personal incluyó los impactos de los gases de efecto invernadero en su evaluación de viabilidad inicial de estas subvenciones iniciales. En su presentación buscando la aprobación del Consejo, el personal usó el parámetro de “la reducción estimada total en las emisiones de gases de efecto invernadero para los proyectos con mejoramientos físicos es aproximadamente 11,500 toneladas métricas”. Los beneficiarios se comprometieron en sus acuerdos de subvenciones a ser medidos por y reportar los datos para ese parámetro.

Todos los beneficiarios de subvenciones tienen requerimientos de reporte comunes, así como también aquellos que son específicos para el tipo, tamaño y fase de las subvenciones. Por ejemplo, un proyecto de infraestructura verde necesitará reportar sobre el área del proyecto en términos de acres o pies cuadrados. Un proyecto de agricultura regenerativa reportará sobre el volumen estimado de cosecha anual. El personal y el comité buscaban que estos requerimientos de reporte provean al programa la información significativa necesaria para rendir cuentas ante el Consejo y el público. Asegurar que los beneficiarios provean los datos de desempeño válidos será fundamental para la implementación de las metas del programa y su capacidad de comunicar resultados confiables al Consejo y el público.

La determinación de las metas de equidad para la fuerza laboral y contratistas es un trabajo en progreso

La legislación requirió que el comité adoptara un plan de equidad para la fuerza laboral y contratistas con metas medibles y ambiciosas para el entrenamiento y contratación de personas de grupos históricamente desfavorecidos. La iniciativa indicó que el comité debería consultar a los grupos interesados apropiados, así como también incorporar las prácticas de adquisiciones de la Ciudad para desarrollar el plan y las metas.

Durante las reuniones con el comité y las partes interesadas, el personal del programa dijo que la información todavía no estaba disponible para determinar metas significativas. El personal identificó la necesidad de un estudio del mercado laboral para los tipos de proyectos que el programa busca financiar. Los datos del mercado laboral existentes no fueron útiles porque eran para proyectos de una escala mayor a aquellos que podrían recibir las subvenciones del programa.

Como resultado, el programa ha usado un enfoque preliminar desde enero del 2020 mientras obtiene la información que necesita para definir sus metas. Ese enfoque incluye reunir información de las solicitudes de subvenciones y los criterios de calificación que, como se indicó anteriormente, fueron desarrollados por el personal y miembros del comité usando un proceso de participación pública que reflejó una variedad de partes interesadas y un periodo de comentarios públicos.

Notablemente, los formatos de los acuerdos de equidad para la fuerza laboral y contratistas exigidos en la legislación fueron adaptados a los diferentes tipos de subvenciones y proyectos, y fueron informados por los comentarios del público y el comité, así como también una revisión de las prácticas aceptadas. Estos formatos cubrieron una variedad de áreas técnicas complejas como los límites para cuando se requieran las tarifas salariales prevalecientes.

El personal dijo que todos los beneficiarios acordaron por escrito proveer la información de referencia para la medición de desempeño, tales como datos demográficos desagregados sobre la fuerza laboral y los contratistas usados para los proyectos financiados. El programa también planeó y presupuestó para hacer un estudio del mercado laboral este año fiscal 2021-22 para suplementar la información reportada por los beneficiarios. Como ya se indicó, Planificación y Sostenibilidad anticipó que el desarrollo de las mediciones de desempeño del programa (incluyendo aquellas relacionadas con la equidad de la fuerza laboral y contratistas) ocurriría durante los próximos dos o tres años fiscales.

El programa necesita una orientación sobre las metas climáticas, desarrollo de capacidad y supervisión

La legislación vinculó las metas del programa con el Plan de Acción Climática, pero este expiró en el 2020. El Plan de Acción Climática definió una visión para las estrategias climáticas locales de Portland e incluyó 20 objetivos y 247 elementos de acción. La Oficina de Planificación y Sostenibilidad, la cual desarrolló el Plan de Acción Climática, no anticipó terminar un plan nuevo por varios años.

El personal dijo que, en vez del Plan de Acción Climática, ellos usaron como guía la declaración de emergencia climática del 2020 elaborada por el Consejo. El Consejo adoptó la declaración aproximadamente año y medio después de que los votantes aprobaron la iniciativa. En parte, la declaración del Consejo:

  • Estableció metas nuevas para reducir las emisiones de carbón a un 50% por debajo de los niveles de 1999 para el año 2030 y lograr cero emisiones netas para el 2050; y
  • Ordenó a Planificación y Sostenibilidad que lanzara una iniciativa de justicia climática enfocada en la equidad en colaboración con otros gobiernos y miembros del público.

El Código de la Ciudad relacionado con el Fondo de Energía Limpia de Portland no ha sido enmendado con estos criterios de reemplazo, lo cual le dejó al programa la responsabilidad de determinar por su cuenta cómo contribuir con la estrategia climática actualizada de la Ciudad. Esto es particularmente importante para el comité, cuyas responsabilidades legislativas de evaluar la efectividad del programa y recomendar cambios al Consejo hacen referencia al Plan de Acción Climática, y no a la declaración de emergencia.

El programa necesita entender la perspectiva del Consejo sobre cómo las categorías de fondos de la legislación encajan en la declaración de emergencia climática de la Ciudad. Sin las aportaciones del Consejo, la Ciudad podría perderse oportunidades para que el programa defina prioridades dentro de sus categorías de fondos para ayudar a lograr efectivamente las metas más relevantes para la declaración de emergencia climática de Portland.

El programa necesita una claridad sobre el desarrollo de capacidad

Las organizaciones comunitarias pudieran necesitar desarrollar su capacidad para competir por las subvenciones y obtener los resultados buscados por la legislación. Ejemplos de actividades para desarrollar la capacidad incluyen pago de empleados, administración de registros financieros, entrenamiento del personal e inversiones de tecnología.

La legislación hizo referencia a la importancia del desarrollo de capacidad y permitió que el comité considerara esto en las decisiones de financiamiento, pero no profundizó sobre cómo debería implementarse. Como resultado de los comentarios del público, los principios directivos adoptados del comité para el diseño e implementación del programa incluyeron el desarrollo de capacidad en su principio de “impulsado por la comunidad”.

El programa pagó por una variedad de actividades del desarrollo de capacidad durante el periodo de auditoría sin una definición funcional sobre qué actividades deberían calificar como tales. El programa ofreció servicios de interpretación y traducción, así como también asistencia técnica (escritura de subvenciones y talleres de presupuesto) para ayudar a reducir las barreras de entrada para las organizaciones interesadas en recibir las subvenciones de proyectos del programa. Las subvenciones iniciales otorgadas en abril del 2021 también podían incluir componentes para el desarrollo de capacidad, dependiendo del beneficiario y el proyecto propuesto.

Había más orientación y estrategia sobre el desarrollo de capacidad vinculada a los portafolios de subvenciones de escala pequeña.

El comité recomendó en junio del 2020 y el Consejo aprobó las subvenciones competitivas de un máximo de $5,000 para ayudar a que las organizaciones sin fines de lucro más pequeñas (particularmente aquellas que sirven a las comunidades de color) desarrollen su capacidad interna y se preparen para las oportunidades de subvenciones futuras. La asignación inicial de $200,000 para subvenciones de apoyo de solicitudes se expandió en abril del 2021 a $400,000 con la creación de un programa continuo de subvenciones pequeñas para proyectos y actividades que pueden incluir el desarrollo de capacidad.

Aunque la legislación dio prioridad al financiamiento de las personas, comunidades y organizaciones que históricamente han estado sin recursos suficientes, una mayor claridad sobre el desarrollo de capacidad pudiera ayudar a que el comité asegure considerar esto en sus recomendaciones de subvenciones. Además, la claridad de propósito puede ayudar a determinar si el programa debería establecer las metas de desempeño para obtener mejores resultados que sean consistentes con su principio directivo adoptado de “impulsado por la comunidad”.

No se especificó ninguna entidad supervisora y el Consejo finalmente sigue teniendo la responsabilidad 

Una entidad supervisora efectiva vigila las operaciones de un programa y también examina y cuestiona las actividades de la administración. A diferencia de otros programas aprobados por los votantes, la legislación que creó el Fondo de Energía Limpia de Portland no asignó a su comité de voluntarios las responsabilidades de supervisión. En vez de esto, la “estructura de supervisión” para el programa es la propia legislación.

Aunque no recibió la responsabilidad explícitamente, el lenguaje en la legislación asignó al comité del programa más responsabilidades y también una relación diferente con el Consejo y el personal que otras entidades de asesoramiento de la Ciudad similares. El Fondo también difiere de los otros programas aprobados por los votantes de la Ciudad porque fue creado por una petición de iniciativa en vez de una referencia desarrollada por el Consejo para la papeleta de votación.

Muchas de las responsabilidades adicionales asignadas al comité en otras circunstancias serían desempeñadas por el personal de la Ciudad. Nosotros comparamos los poderes y responsabilidades de las entidades de asesoramiento para otros programas de la Ciudad aprobados por los votantes: Impuesto para Artes, Impuesto para Niños, Reparando Nuestras Calles y Bono de Vivienda. A diferencia de estos, el comité del Fondo tiene la autoridad exclusiva para contratar a su propio personal.

La combinación de dos de las responsabilidades principales del comité según se identifican en la legislación requiere que evalúe objetivamente su propio trabajo, lo cual puede dificultar que los miembros sean escépticos de sus decisiones, provean un criticismo o corrijan los problemas. Las dos responsabilidades son 1) hacer recomendaciones de financiamiento ante el alcalde y el Consejo, y 2) evaluar le efectividad del programa para lograr las metas de la legislación. Se espera que el comité ayude a diseñar, implementar y supervisar los elementos centrales del “otorgamiento de subvenciones” (por ello públicamente se hace referencia a este como un “comité de subvenciones”), pero también es responsable de la evaluación de esas actividades. 

Sin responsabilidades de supervisión claras asignadas al comité, el Consejo finalmente sigue siendo responsable de tomar las decisiones, aun cuando la legislación también creó verificaciones únicas sobre el gobierno del programa realizado por el Consejo. Se supone que el alcalde y el Consejo deben designar a los nominados del comité, a menos que haya una buena causa para no hacerlo. La legislación también requiere que el Consejo explique sus acciones si el Consejo rechaza las recomendaciones del comité para el otorgamiento de subvenciones. La legislación dice que el Consejo “deberá proveer al comité con una explicación escrita sobre la decisión”, y que el razonamiento del Consejo debe publicarse en la página web del programa.

El comité de voluntarios se merece un crédito por sus actividades hasta la fecha. La carga de trabajo para el grupo inicial de voluntarios no pagados fue sustancial, incluyendo asistir a reuniones por la noche, calificar solicitudes y servir en los subcomités. El personal del programa dijo que ellos estuvieron trabajando con los voluntarios para hacer que las responsabilidades del comité se llevaran menos tiempo.

El personal vio cómo el comité y el Consejo compartieron la supervisión del programa.  El comité fue responsable de las deliberaciones iniciales mientras el Consejo tomó las decisiones finales. En base a un reporte de uno de los solicitantes principales, la legislación visualizó el modelo de gobierno del programa para incluir un liderazgo comunitario para asegurar que la equidad estuviera integrada en la implementación del programa. En la auditoría del 2019, nosotros reportamos sobre las ventajas y desventajas que existen cuando los comités de voluntarios se encargan de la supervisión. Es importante que el Consejo monitoree que la legislación del Fondo esté funcionando como estaba previsto, que las responsabilidades se ejerzan como fueron asignadas y que no se introduzcan nuevas desigualdades.

El límite de costos e ingresos variables desafían la planeación del programa

El programa usó dos tipos de categorías de costos: programáticos y administrativos. La legislación puso un límite del 5% de los ingresos fiscales a la cantidad que el programa debería gastar en costos administrativos, pero excluyó de este límite los costos de recaudación de impuestos y auditorías. La petición de iniciativa programó que el límite administrativo entrara en vigor en el 2021. Las demoras en contrataciones y designaciones del comité originaron que el Consejo revisara la legislación y extendiera la implementación del límite de costos hasta julio del 2022.

Los costos deberían clarificarse

Los costos administrativos para las organizaciones varían en base al número y cantidad de las subvenciones otorgadas, contratación de personal y otros factores. Debido a que no hay un punto de referencia en este sector sobre lo que debería ser la cantidad límite de costos administrativos o qué costos no deberían incluirse, la administración tiene la discreción de decidir qué costos clasifican como administrativos. Hay ventajas y desventajas con esa discreción porque un dólar gastado en costos administrativos es un dólar gastado directamente en subvenciones o actividades programáticas para lograr las metas de la organización.

La contratación de personal se clasifica como un costo administrativo en la legislación, pero otros tipos de costos podrían ser más difíciles de identificar como programáticos o administrativos. Por ejemplo, con la ausencia de una orientación legislativa, el programa clasificó las actividades del desarrollo de capacidad, entrenamientos para los solicitantes de subvenciones, el estudio del mercado laboral y servicios para control de calidad de proyectos como costos programáticos en vez de costos administrativos. El programa solicitó más de $1 millón en su presupuesto para estos tipos de costos este año fiscal 2021-22. Los miembros del personal dijeron que ellos planeaban buscar una opinión de los auditores financieros para determinar si su clasificación de estos costos era apropiada. Sin una clasificación de costos transparente, la reputación del programa está en riesgo si el Consejo o el público cuestionan su contabilización y el cumplimiento con el límite de costos administrativos.

La presupuestación con ingresos impredecibles fue difícil 

Una administración de programas efectiva involucra combinar el presupuesto disponible y las oportunidades de proyectos para lograr las metas de los programas. Fue difícil predecir cuántos ingresos generaría el impuesto porque era nuevo y se implementó mientras el COVID-19 afectaba a la economía. Debido a que la suma disponible para costos administrativos es un porcentaje de los ingresos, será un desafío manejar el presupuesto operativo potencialmente volátil del programa de un año a otro, especialmente si hay una fuerte recesión económica. 

Hay dos cuestiones que hicieron difícil la presupuestación para el programa. La primera es la diferencia entre los ingresos estimados y reales, y la segunda es en qué momento los ingresos reales están disponibles para gastarse.

La División de Recaudaciones en la Oficina de Administración y Finanzas originalmente estimó recibir impuestos anuales de $54 millones a $71 millones. Las estimaciones se ajustaron a la baja en diciembre del 2019 entre $44 millones y $61 millones después de que el Consejo aprobó los cambios sobre cómo los comercios minoristas grandes eran gravados. Los ingresos reales fueron de $63 millones en el año fiscal 2019-20 y $116 millones en el año fiscal 2020-21. Hubo un fuerte aumento en los ingresos al final del año fiscal más reciente porque los impuestos pagados por los comercios sobrepasaron las proyecciones. Por lo tanto, el límite de costos administrativos habría sido casi $3.1 millones un año y $5.8 millones el siguiente.  

La sincronización de los tiempos sobre cuándo los ingresos son recaudados y cuándo están disponibles para el programa también fue complicada. La diferencia entre los tiempos hizo que el manejo de las recaudaciones fuera complejo. La División de Recaudaciones debe reconciliar las recaudaciones de impuestos reales adeudados en base a las declaraciones de impuestos presentadas con los prepagos hechos en base a los impuestos estimados adeudados. El Consejo adoptó un periodo de gracia de prepagos para el año fiscal inicial del programa en el 2019 y exentó las multas e intereses sobre los montos adeudados. Como resultado, la División de Recaudaciones decidió no proveer las estimaciones de ingresos actualizados para el programa hasta que obtenga la información suficiente para presentar una estimación más estable. La División de Recaudaciones dijo que podría proveer mejores estimaciones después de que el impuesto madure en el próximo año o dos.

Esto necesitó que el programa hiciera ciertas suposiciones sobre su capacidad para operar dentro del próximo límite de costos administrativos. La administración reportó en su presupuesto solicitado para el año fiscal 2021-22 que su porcentaje de costos administrativos sería de 5.2%, usando el punto medio en el rango proyectado de la División de Recaudaciones, el cual fue de $52.5 millones. El personal dijo que el programa investigaría si necesita cambiar el cálculo del porcentaje administrativo desde una base anual a una acumulativa para proveer más consistencia para la administración del presupuesto. Es importante que el Consejo entienda cómo la administración está usando su discreción para clasificar los costos y cuáles supuestos fundamentan los reportes de su desempeño contra el límite para determinar si es necesario hacer ajustes. 

Recomendaciones

El comisionado a cargo y el director de la Oficina de Planificación y Sostenibilidad deberían trabajar con el comité para asegurar que el Fondo de Energía Limpia de Portland:

1. Define los plazos y presente públicamente sus planes ante el Consejo para:

  • Reportar sobre las asignaciones de fondo por categoría;
  • Establecer las metas de desempeño del programa y desarrollar el sistema de reportes; y
  • Completar su plan de equidad para la fuerza laboral y contratistas.

2. Propone ante el Consejo un plan sobre cómo el programa procederá con las iniciativas climáticas de la legislación dado que el Plan de Acción Climática ya expiró.

3. Propone ante el Consejo los lineamientos para el propósito, las actividades que califican y los resultados deseados de los gastos para el desarrollo de capacidad para el programa.

4. Evalúa las responsabilidades de supervisión y, si es necesario, busque opiniones y proponga los cambios legislativos ante el Consejo de la Ciudad.

5. Clarifica y comunica al Consejo cuáles gastos se incluyen como costos administrativos sujetos al límite.

6. Sigue trabajando con la División de Recaudaciones para obtener oportunamente los reportes de ingresos para mejorar la presupuestación y el manejo de los costos administrativos.  

El comisionado, director de planificación y sostenibilidad, y copresidentes del comité generalmente estuvieron de acuerdo con nuestras recomendaciones

Vea la respuesta conjunta a la auditoría del comisionado a cargo, el director de Planificación y Sostenibilidad, y los copresidentes del comité.

Cómo hicimos nuestro trabajo

El objetivo de esta auditoría fue evaluar si el programa del Fondo de Energía Limpia de Portland ha establecido los sistemas de administración para implementar la legislación. Nuestro periodo de auditoría cubre la actividad desde febrero del 2019 cuando el Consejo adoptó por primera vez los cambios del Código después de que los votantes aprobaron la iniciativa, hasta abril del 2021 cuando el Consejo aprobó el portafolio de subvenciones iniciales del programa. La única excepción fueron los números de ingresos que se basaron en las declaraciones financieras auditadas a partir de junio del 2021 (año fiscal 2020-21). Los otorgamientos de subvenciones individuales estuvieron fuera del alcance porque ninguna se había otorgado al comienzo de la auditoría.

Para lograr estos objetivos, nosotros:

  • Revisamos la propuesta de ley 26-201, las reglas relevantes del Código de la Ciudad y administrativas de la Ciudad, y las guías, presupuestos, procedimientos y registros del comité del programa que estaban disponibles y aplicables.
  • Entrevistamos a los empleados en la Oficina de Planificación y Sostenibilidad, miembros del comité del programa, otros oficiales relevantes de la Ciudad, miembros de la coalición para la propuesta de ley 26-201 y el personal del Fideicomiso de Energía de Oregón.
  • Revisamos las acciones, actas de las reuniones y documentos de apoyo del Consejo de la Ciudad;
  • Revisamos y evaluamos la información sobre subvenciones iniciales y también entrevistamos a los beneficiarios de las subvenciones de apoyo;
  • Evaluamos los gastos administrativos comparando los ingresos y los gastos presupuestados contra el límite de costos administrativos;
  • Evaluamos los requerimientos sobre el clima, equidad y sistema de rendición de cuentas en el Código contra las actividades del programa completadas durante el periodo de la auditoría;
  • Evaluamos el sistema de supervisión del programa contra los estándares para control interno:
  • Revisamos las funciones y responsabilidades de supervisión para otros programas de la Ciudad aprobados por los votantes: Impuesto para Artes, Impuesto para Niños, Reparando Nuestras Calles y Bono de Vivienda; y
  • Revisamos las auditorías relevantes publicadas por nuestra oficina y otras jurisdicciones.

Realizamos esta auditoría de desempeño de acuerdo con los estándares de auditoría del gobierno generalmente aceptados. Estos estándares requieren que nosotros planeemos y realicemos la auditoría para obtener la evidencia suficiente y apropiada que provea una base razonable para nuestros resultados y conclusiones basados en nuestros objetivos de auditoría. Creemos que la evidencia obtenida provee una base razonable para nuestros resultados y conclusiones basados en nuestros objetivos de auditoría.

Equipo de auditoría: Tenzin Gonta, Auditora de Desempeño III, Gordon Friedman, Auditor de Desempeño I, Elizabeth Pape, Auditora de Desempeño II