Actualización sobre auditoría: Servicios de Adquisiciones tuvo un progreso limitado para mejorar la equidad en los contratos de construcción

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Este es un seguimiento de dos años de nuestro reporte del 2020 llamado Equidad en los contratos de construcción: Algunas metas se lograron a pesar de un manejo inapropiado, despilfarro de fondos y maniobras sucias.
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Las oportunidades de contratos para las firmas privadas son una de las herramientas fundamentales de Portland para lograr su meta de terminar con las desigualdades raciales en el gobierno de la Ciudad. Nuestra auditoría del 2020 encontró que las iniciativas de contratos de Portland redujeron las desigualdades, pero también tuvieron defectos en su diseño y un manejo inapropiado, y fueron vulnerables a maniobras sucias. Nosotros hicimos 16 recomendaciones para mejorar el diseño, supervisión, transparencia y rendición de cuentas del programa.

Servicios de Adquisiciones ya comenzó a implementar algunas recomendaciones y otras todavía no, especialmente dos recomendaciones que buscan reforzar la integridad de las iniciativas. También siguió usando el Programa de Desarrollo de Contratistas Principales, el cual encontramos que estaba desorganizado, desperdiciaba recursos y beneficiaba solamente a algunos contratistas.

Servicios de Adquisiciones está implementando diez recomendaciones, incluyendo el desarrollo y reporte de las metas del programa y la realización de un estudio de desigualdades para obtener los datos de referencia sobre el número de firmas de construcción que pertenecen a las mujeres y gente de color en Portland. Servicios de Adquisiciones implementó las recomendaciones para confirmar que los programas puedan usar los fondos de contribuyentes de tarifas, centralizar las comunicaciones con los contratistas y publicar las previsiones de proyectos de construcción en línea.


Recomendaciones no implementadas

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  • El programa problemático de asistencia técnica todavía está operando

    Recomendamos que Adquisiciones eliminara los ofrecimientos de asistencia técnica del Programa de Desarrollo de Contratistas Principales, el cual encontramos que estaba desorganizado, desperdiciaba recursos y entraba en conflicto con la función de Servicios de Adquisiciones. Ya había problemas desde hace mucho tiempo, algunos de los cuales fueron abordados en una auditoría del 2010. Adquisiciones siguió ofreciendo la asistencia técnica mediante la contratación de servicios de organizaciones comerciales. Esto podría haber abordado el conflicto existente con Adquisiciones para hacer cumplir los contratos y proveer la asistencia técnica, pero un administrador de proyectos de Adquisiciones siguió supervisando y apoyando a las firmas participantes.

  • No hubo recopilación de datos para monitorear las licitaciones fraudulentas
    Recomendamos que Adquisiciones recopilara datos sobre los precios enviados para las partidas de licitaciones para protegerse contra una colusión y licitaciones fraudulentas. Este riesgo es mayor cuando los programas de equidad limitan la reserva de contratistas potenciales elegibles. En vez de recopilar datos y monitorear para detectar una colusión, Adquisiciones dijo que provee una lista de precios a los departamentos después de que se envían las licitaciones de proyectos. Este método no permite un análisis para identificar las colusiones en todos los proyectos o departamentos, por lo que el riesgo sigue sin abordarse.

  • No se asignó un personal para monitorear la integridad de los programas de equidad
    Recomendamos que Adquisiciones asignara un inspector de adquisiciones para monitorear, investigar, reportar y hacer recomendaciones a las autoridades sobre (a) la suficiencia de las regulaciones de adquisiciones, (b) el cumplimiento con las regulaciones de adquisiciones para proyectos específicos o de toda la Ciudad, (c) colusión de licitaciones, (d) certificaciones cuestionables o (e) otras cuestiones de adquisiciones cuando sea apropiado en base a las quejas o por iniciativa propia. Hicimos esta recomendación porque observamos problemas potenciales tales como certificaciones cuestionables para las cuales el personal de Adquisiciones dijo que no tenía la autoridad de investigar. En vez de esto, Adquisiciones dijo que trabaja con la Oficina del Procurador de la Ciudad y los departamentos de contratos para monitorear e investigar las actividades de incumplimiento.


Recomendaciones en proceso

Desarrollo de metas y reportes

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  • Todavía está trabajándose para desarrollar las metas del programa de subvenciones para la diversidad de contratistas y fuerza laboral

    Recomendamos que la Ciudad implementara los pasos para supervisar el programa de subvenciones para la diversidad de contratistas y la fuerza laboral. Estos pasos se explicaron en su acuerdo con Prosper Portland e incluían obtener todas las evaluaciones de desempeño y reportes de progreso requeridos. Durante nuestros reportes de progreso del 2021, indicamos que Prosper estaba reportando datos, tales como los negocios y trabajadores que recibieron asistencia técnica, incluyendo demografía, historias de éxito y desafíos. Estos reportes continuaron en el año siguiente, pero los reportes no incluyeron las metas para definir el éxito. El acuerdo inicial que describe el programa requirió que Prosper reportara sobre el logro de los resultados medibles. Según la actualización más reciente del acuerdo en agosto del 2022, Prosper y la Ciudad todavía estaban trabajando para identificar las metas de desempeño y un plan para rastrear y medir estas metas.

  • Adquisiciones todavía tiene dificultades para reportar el progreso hacia las metas de equidad

    Recomendamos que Adquisiciones produjera reportes sobre el progreso de la Ciudad hacia las metas de equidad en sus contratos. Adquisiciones incluyó las metas en su reporte anual del 2020, pero no las incluyó en su reporte del 2021.  El personal dijo que la omisión fue un descuido y que Adquisiciones planea incluir las metas en el documento del próximo año.

  • El tablero para reconocer a los contratistas y departamentos que cumplen con las metas de equidad está en proceso

    Recomendamos que Adquisiciones reconociera a las firmas y departamentos que tuvieron éxito para lograr las metas. Adquisiciones dijo que estaba trabajando con las partes interesadas para crear un tablero digital que permita destacar el éxito de los contratistas y departamentos.

Es necesario realizar un estudio de desigualdades

  • Se planea estudiar si los costos operativos están justificados

    Recomendamos que Adquisiciones evaluara los resultados de los otorgamientos de subvenciones sobre el crecimiento en el mercado de la construcción y si los costos de la Ciudad para administrarlos estaban justificados. Adquisiciones recopiló información de anécdotas sobre los negocios exitosos provenientes de los reportes de progreso de Prosper Portland, pero no entendió el efecto de las subvenciones en el mercado de la construcción general. Adquisiciones dijo que planeaba realizar un estudio de desigualdades para medir la participación de referencia por los contratistas certificados en el mercado.

  • Se necesitan datos de referencia para desarrollar una meta para usar a los contratistas principales certificados

    Recomendamos que Adquisiciones definiera una meta para el uso de contratistas principales certificados en los proyectos de construcción. Adquisiciones dijo que no podía definir una meta hasta que comisionara un estudio para medir el número de contratistas disponibles en el mercado de construcción y si existían desigualdades demográficas. El reporte anual del 2021 de Adquisiciones incluyó los datos sobre la participación de contratistas principales, pero no incluyó una meta.

Programa de Desarrollo de Contratistas Principales

  • El reporte de exenciones podría ser parte de renovar el Programa de Desarrollo de Contratistas Principales

    Recomendamos que Adquisiciones siguiera las reglas para documentar las exenciones al Programa de Desarrollo de Contratistas Principales. Adquisiciones comenzó a requerir que los directores de departamentos firmen los formularios de exención, pero no reportó cuántas exenciones había. Recomendamos que esto se reportara porque nuestro reporte del 2022 encontró que más de la mitad de los contratistas elegibles estuvieron exentos del programa. Adquisiciones dijo que estaba en el proceso de rediseñar el programa y que consideraría reportar el número de exenciones como parte del rediseño.

  • Continúa el debate sobre el futuro del Programa de Desarrollo de Contratistas Principales

    Recomendamos que Adquisiciones eliminara las barreras otorgando todos los contratos pequeños a firmas certificadas sin requerir la participación en el Programa de Desarrollo de Contratistas Principales. Como fue el caso el año pasado, el personal de Adquisiciones dijo que seguiría participando con la comunidad de contratistas para desarrollar los planes para el futuro del programa.

  • Continúa la discusión para prevenir la agrupación de proyectos
    Recomendamos que Adquisiciones creara los criterios para prevenir la agrupación de proyectos, lo cual puede afectar negativamente a las empresas propiedad de minorías y mujeres si se usa para agrupar proyectos que exceden el límite que califica a los proyectos para el Programa de Desarrollo de Contratistas Principales. Como fue el caso en la última actualización, Adquisiciones dijo que sigue discutiendo este asunto con las partes interesadas.

Otras iniciativas nuevas

  • Nueva posición será responsable de asegurar que las comunicaciones sobre proyectos sean justas      

    Recomendamos que Adquisiciones formalizara el rastreo de comunicaciones entre el personal y los proveedores. Adquisiciones dijo que el nuevo administrador de contratos inclusivos iba a desarrollar una estrategia de promoción para asegurar una equidad, mejorar las oportunidades y remover las barreras.

  • Intención de usar reportes posteriores a los proyectos para la planeación del programa

    Recomendamos que Adquisiciones usara reportes posteriores a los proyectos para identificar las tendencias y lecciones aprendidas. Adquisiciones dijo que planea usar los reportes posteriores a los proyectos para informar las decisiones futuras, tales como cuáles recursos dedicar al desarrollo de la fuerza laboral, asistencia técnica y un nuevo programa de conexión con los contratistas.


Recomendaciones implementadas en el año dos

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  • Los fondos confirmados de los contribuyentes de tarifas de servicios públicos pueden usarse para los programas de subvenciones para la diversidad de contratistas y fuerza laboral

    Recomendamos que Adquisiciones confirmara las fuentes de financiamiento para los programas de subvenciones para la diversidad de contratistas y fuerza laboral. Un juez del Condado Multnomah promulgó en marzo del 2022 que la Ciudad puede usar los fondos de contribuyentes de tarifas de servicios públicos para las iniciativas, de acuerdo con los criterios que los vinculan con los servicios de agua y drenaje.

  • Nueva posición de Adquisiciones será responsable de la diversidad e inclusión en los proveedores

    Recomendamos que Adquisiciones centralizara y formalizara la promoción para los contratistas, firmas certificadas y proveedores para asegurar una consistencia y justeza. Adquisiciones creó la posición nueva de administrador de contratos inclusivos para desarrollar las relaciones con los proveedores e identificar las oportunidades para contratos equitativos.


Recomendaciones implementadas en el año uno

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  • Las previsiones para proyectos de construcción ahora están publicadas en línea

    Recomendamos que Adquisiciones publicara los próximos proyectos en su sitio web. Desde entonces, Adquisiciones ha publicado trimestralmente las previsiones para proyectos de construcción para Transporte, Servicios Ambientales, Parques y Aguas en la sección de Foro de Contrataciones Justas en su sitio web.


Vea el reporte del 2020 original y las recomendaciones

Contacto: Elizabeth.pape@portlandoregon.gov