Traduzca esta Pagina
Resumen
Cuando los habitantes de Portland vacían sus lavabos o jalan la cadena del baño, las aguas residuales pasan por una red de tuberías que son propiedad de la Oficina de Servicios Ambientales (Bureau of Environmental Services). Otras tuberías llevan aguas pluviales a las estructuras, como los pozos de drenaje. Más de 2,000 millas de tuberías, algunas de más de 100 años, atraviesan la ciudad. La Oficina de Servicios Ambientales le paga a otra oficina pública de la ciudad, el Departamento de Transporte (Portland Bureau of Transportation), para mantener estas tuberías. Unos 130 empleados del Departamento de Transporte responden ante desbordes de desagües, limpian tuberías bloqueadas y hacen reparaciones. Los equipos también inspeccionan y limpian las tuberías con robots, cámaras y bombas especiales. Los habitantes de Portland pagan por estos servicios, unos $23 millones en el año fiscal 2019-20, en su factura de desagüe.
Este acuerdo de larga data ha dado resultados mixtos y viene con ineficiencias que les cuestan dinero a los contribuyentes. Hacemos recomendaciones para que ambas oficinas corrijan y mejoren la dotación de personal, las finanzas, la gestión de materiales y vuelvan a evaluar su asociación de décadas.
El desempeño del Departamento de Transporte ha sido variado
La Oficina de Servicios Ambientales y el Departamento de Transporte acuerdan cada año los aspectos más generales del programa de mantenimiento de desagües y cuánto se le pagará al Departamento de Transporte por su trabajo. La Oficina de Servicios Ambientales establece objetivos anuales, como cuántas millas de tuberías deben limpiarse y qué tan rápido debe acudir el personal del Departamento de Transporte cuando hay un desborde de un desagüe. El Departamento de Transporte brinda personal y se encarga de la gestión diaria para cumplir los objetivos. El Departamento de Transporte decide la mayoría de los procesos de trabajo y despliega a su personal y vehículos.
Revisamos si el Departamento de Transporte alcanzó los objetivos clave:
- Reparación y mantenimiento. La Oficina de Servicios Ambientales (Environmental Services) establece objetivos por estructura y tipo de reparación. El Departamento de Transporte no cumplió los objetivos de reparar y alinear las tuberías de desagüe y mantener las zanjas de drenaje de aguas pluviales. El programa tuvo más éxito con la reparación de los sumideros de aguas pluviales durante los últimos seis años.
- Inspección y limpieza del sistema de desagüe. Los equipos del Departamento de Transporte inspeccionan las tuberías con robots con cámaras y las limpian, según sea necesario. Envían videos a los ingenieros para determinar si es necesario reparar las estructuras. No se cumplieron los objetivos de inspecciones y limpieza de los últimos seis años, salvo por el objetivo de inspecciones en 2019.
- Respuesta oportuna a las llamadas de emergencia. La Oficina de Servicios Ambientales tiene el objetivo de responder rápidamente a las llamadas por problemas urgentes con los desagües; el 95 por ciento del tiempo, los equipos deben llegar en dos horas o menos. El Departamento de Transporte cumplió o estuvo cerca de cumplir este objetivo durante los últimos seis años fiscales.
Algunos objetivos se cumplieron en los últimos seis años.
La Oficina de Servicios Ambientales tiene un objetivo separado de limpiar e inspeccionar todo el sistema de tuberías en un ciclo de 12 años. Todavía no ha pasado un ciclo completo desde que se estableció este objetivo en 2013. Sin embargo, al ver los últimos 12 años, los equipos han limpiado el 80 por ciento de las tuberías de desagüe principales. La Oficina de Servicios Ambientales dijo que planea pedirle al Departamento de Transporte que cubra las áreas restantes en los próximos años para cumplir el objetivo.
La mayoría de las tuberías en el sistema se limpiaron en los últimos 12 años.
El resto de las tuberías se limpiarán para el 2025.
Cuando los equipos se retrasan en las tareas de reparación y limpieza, se dificulta mantener todo el sistema en buen estado. Los retrasos también significan que el trabajo con el que la Oficina de Servicios Ambientales ya contaba se pospone para más adelante.
El personal y la flota no se aprovechan al máximo
La falta de fondos no fue la causa por la que el Departamento de Transporte no cumplió los objetivos de producción establecidos por la Oficina de Servicios Ambientales. El Departamento de Transporte gastó unos $2 millones menos que la cifra permitida por el acuerdo cada uno de los últimos seis años. Hay dos razones clave para este bajo rendimiento:
- Dotación de personal. El Departamento de Transporte asignó a equipos de mantenimiento de desagües a tareas no relacionadas, como limpiezas tras un deslizamiento de tierras y respuestas ante cuestiones relacionadas con el hielo o la nieve. También hubo vacantes en los equipos de mantenimiento de desagües.
- Servicios de flota. Vehículos especializados estuvieron parados en el taller CityFleet, esperando por un mecánico o un repuesto. Algunas de estas esperas se extendieron varias semanas, lo que dificulta o imposibilita que los equipos hagan su trabajo sin los camiones especializados. Los gerentes saben acerca de este cuello de botella en la reparación de la flota, pero el problema persiste.
Cálculo de costos indirectos no específicos del mantenimiento de desagües
Cuando la Oficina de Servicios Ambientales le paga al Departamento de Transporte por servicios de desagües, también debe pagar una parte de los gastos generales necesarios para apoyar a los equipos de desagües. Las políticas financieras de la Ciudad especifican que los costos indirectos deben ser los necesarios para apoyar la prestación de los servicios, en este caso, el mantenimiento de desagües. Esto incluye costos indirectos para servicios, como la administración de la oficina, los sistemas informáticos, las instalaciones y los almacenes. El Departamento de Transporte aplica una fórmula estándar para asignar costos a todas sus tareas establecidas por contratos o subsidios, no solo a las tareas relacionadas con los desagües.
Sin embargo, la fórmula estándar puede incluir costos que no están directamente relacionados con las actividades financiadas por los contribuyentes, ni las respaldan.
Al analizar los costos indirectos que el Departamento de Transporte incluye en esta fórmula, cuestionamos incluir algunas actividades que no eran necesarias para respaldar la prestación del servicio de mantenimiento de desagües: como tareas auxiliares y administrativas para el control del estacionamiento y otras operaciones de estacionamiento y la operación y el mantenimiento del tranvía de Portland. Al mismo tiempo, el control del estacionamiento, las operaciones de estacionamiento y el tranvía de Portland pagan costos relacionados con la administración del mantenimiento de desagües. Estos costos administrativos se asignan a todos los programas del Departamento de Transporte desde hace años. El Departamento de Transporte dijo que la práctica de incluir estas actividades en su lista de costos indirectos que se usa para el cálculo de toda la ciudad está permitida pero podría mejorarse.
El manejo laxo de materiales es un problema.
El Departamento de Transporte no hizo cumplir sus procedimientos para el control y la reconciliación del inventario de materiales de la Ciudad necesarios para el mantenimiento de desagües, un descuido que creó la oportunidad de uso inadecuado y facturación imprecisa.
Los equipos ocasionalmente se llevaban rocas, bolsas de asfalto, tuberías y otros materiales del centro de almacenamiento sin documentar los materiales ni para qué trabajo se usarían. Cuando los empleados del Departamento de Transporte encontraron diferencias entre las cantidades de materiales que de hecho estaban en el centro de almacenamiento y los registros en la computadora, trataban de descubrir qué programa probablemente usó los materiales. Después de
enviar por correo electrónico los costos de los artículos al equipo correcto, el Departamento de Transporte aceptaba un número de orden de trabajo del supervisor de ese grupo de trabajo para cobrar por los materiales faltantes. Para llevar un registro adecuado de los costos de los materiales, los
equipos deberían documentar quién se lleva qué materiales al momento de hacerlo.
El Departamento de Transporte también almacenó costosos equipos de alineación de tuberías de desagüe en un área alejada del centro de materiales, con menos controles de las cantidades de materiales y protecciones para acceder a ellos.
Sin conteos del inventario ni registros de facturación adecuados, la administración no puede garantizar a los contribuyentes del sistema de desagües que se les cobra un monto apropiado por los materiales de mantenimiento.
¿El acuerdo sigue siendo beneficioso para los contribuyentes?
El acuerdo entre la Oficina de Servicios Ambientales y el Departamento de Transporte está vigente desde hace décadas. En una auditoría de 2010 recomendamos que ambas oficinas evalúen las ventajas y los desafíos de mantener la asociación. Esto sigue siendo relevante en la actualidad, ya que muchos de los mismos problemas siguen existiendo, incluidos los siguientes: La prestación de los servicios de mantenimiento y reparación de desagües no está alineada con los objetivos organizativos del Departamento de Transporte; y cada oficina usa un sistema de datos separado para llevar un registro de las condiciones de las tuberías de desagüe y los trabajos que se hacen en ellas. Esto genera preocupaciones sobre la falta de eficiencia del personal de ambas oficinas. Aunque las oficinas actualizan sus objetivos de desempeño cada año, el contenido fundamental del acuerdo no ha cambiado.
Recomendaciones
- Para ayudar a cumplir los objetivos de mantenimiento, la Oficina de Servicios Ambientales y el Departamento de Transporte deben desarrollar e implementar alternativas para usar el personal y los vehículos al máximo potencial presupuestado.
- Para garantizar que los fondos de los contribuyentes se usen solamente para servicios relacionados con el mantenimiento de desagües y necesarios para esta tarea, el Departamento de Transporte debe eliminar los gastos incluidos en sus costos indirectos que podrían considerarse costos administrativos directos de un programa o servicio específico.
- Para garantizar que los cargos sean precisos y reducir la oportunidad de uso inadecuado de materiales:
El Departamento de Transporte debería hacer lo siguiente:
• documentar apropiadamente los materiales que se llevan los equipos;
• aumentar las protecciones de inventario para los materiales de alineación de tuberías de desagüe; y
• hacer cumplir los procedimientos existentes.
La Oficina de Servicios Ambientales debería hacer lo siguiente:
• revisar y aprobar las facturas en caso de discrepancias en el inventario.
- Para determinar si el acuerdo entre la Oficina de Servicios Ambientales y el Departamento de Transporte responde mejor al interés público, las oficinas deben revaluar los pros y contras del acuerdo para el mantenimiento de desagües.
Cómo hicimos nuestro trabajo
El propósito de esta auditoría era (1) evaluar si el Departamento de Transporte mantiene el sistema de recolección de aguas pluviales y de desagüe de conformidad con los objetivos de la Oficina de Servicios Medioambientales y (2) evaluar si los contribuyentes reciben servicios eficientes del Departamento de Transporte. Nos enfocamos en los años fiscales 2014-15 hasta 2019-20. Al usar el término “desagüe”, se incluyen tanto los sistemas de desagüe como los de recolección de aguas pluviales. Entrevistamos a gerentes de la Oficina de Servicios Ambientales y del Departamento de Transporte. Recorrimos las instalaciones del Departamento de Transporte y acompañamos a los equipos de reparación de tuberías de desagüe, de inspección y limpieza y del camión de respuesta ante emergencias. Revisamos el progreso hacia los objetivos de mantenimiento; cuestiones financieras, incluido el cálculo de costos indirectos; los cargos de flota; los procesos de trabajo, incluida la reparación de tuberías de desagüe, la inspección y limpieza de tuberías de desagüe, los procesos de órdenes de trabajo, las conexiones de los sistemas informáticos y la gestión de materiales. No probamos de manera extensiva la confiabilidad de los datos, pero nuestras pruebas limitadas determinaron que los datos eran suficientemente confiables para los objetivos de nuestra auditoría.