Ouverture des candidatures
Samedi, 1er octobre 2022
Date limite de dépôt des demandes
Lundi 14 novembre 2022 à 23 h 59
Le programme de Petites subventions et Parrainages finance des événements, des activités et des projets qui renforcent la communauté, favorisent l’inclusion et soutiennent l’engagement envers l’administration municipale. Nouveauté cette année, le programme de Petites subventions offre deux types de bourses pour le présent cycle :
1) Petites subventions (Small Grant)
2) Parrainages (Sponsorship)
Les fonds seront attribués en fonction des types d’activités prévues. Consultez la section Informations complémentaires pour plus de détails sur les subventions et les parrainages. Les fonds disponibles pour ce cycle de subventions sont destinés aux petites organisations et aux groupes dont le budget de fonctionnement annuel est inférieur à 300 000 $ et qui effectuent un travail communautaire dans les secteurs de coalition des districts East, North et Southwest (Est, Nord et Sud-Ouest. Les montants demandés peuvent aller de 3 000 à 4 900 $. Les fonds seront alloués pour le remboursement des dépenses engagées dans le cadre des programmes entre les dates suivantes :
1er septembre 2022 au 1er septembre 2023.
Le programme de financement donne la priorité à l’engagement mené par et au profit des communautés historiquement sous-représentées et mal desservies par la ville de Portland, telles que les personnes âgées, les jeunes, les personnes dans une situation de handicap, les noirs, autochtones et autres personnes de couleur, les communautés d’immigrants et de réfugiés, les personnes et les familles à faible revenu et les membres de la communauté LGTBQIA2S+. Tout groupe ou petite organisation est encouragé à poser sa candidature.
Remarque importante : Votre candidature soumise fait partie du dossier public. Cela signifie que tout membre du public peut demander à le voir et inclurait toutes les informations de contact, telles que les noms, adresses, numéros de téléphone ou e-mail.
Petites subventions et Parrainages : exigences, admissibilité et priorités
Objectifs
Votre demande de petite subvention ou de parrainage doit répondre à au moins l’un des objectifs de notre programme :
● Faire participer le public à des événements, projets ou activités communautaires ;
● Renforcer la capacité de résilience et la sécurité de la communauté par le biais de programmes, d’assistance ou d’efforts logistiques qui répondent aux besoins des communautés affectées et vulnérables ;
● Augmenter la participation et la contribution des membres des communautés historiquement marginalisées dans les prises de décision au niveau administratif.
Critères de sélection
(1) Anciens bénéficiaires : Si vous avez reçu une subvention ou un parrainage décerné par votre bureau de coalition au cours du cycle d’attribution précédent, votre groupe ou organisation n’est pas éligible pour recevoir une bourse l’année suivante de la part de ce même bureau de coalition. Par exemple, si vous avez reçu des fonds de l’EPCO (East Portland Community Office – bureau communautaire de Portland Est) au cours du cycle de subvention 2021/22, vous ne pouvez pas solliciter une subvention ou un parrainage de l’EPCO en 2022/23. Toutefois, votre groupe peut déposer une demande de financement auprès du bureau SW Community Services (Services communautaires du quartier sud-ouest) en 2022/23 si l’événement ou le projet répond à tous les autres critères requis pour recevoir une subvention ou un parrainage et s’il se déroule dans ce secteur de coalition du district. En outre, si vous avez fait un usage abusif d’un financement lors d’un cycle de subvention précédent, vous n’êtes pas éligible.
(2) Limites budgétaires annuelles : Le programme de Petites subventions et Parrainages s’adresse aux organisations dont le budget d’exploitation ne dépasse pas 300 000 $ par an. Si le budget d’une organisation pour l’année fiscale précédente a dépassé 300 000 $, elle n’est pas admissible à ce programme de financement.
(3) Structure organisationnelle : Le service Civic Life ne pourra octroyer des subventions et des parrainages qu’à des organisations à but non lucratif de type 501(c) 3 dûment agréées. Si votre organisation n’est pas enregistrée à ce titre, vous devez trouver un parrain fiscal qui possède le statut d’organisation à but non lucratif 501(c).
Vous n’avez pas de parrain fiscal ? Un parrain fiscal, qu’est-ce-que c’est ? Vous n’êtes pas sûr à 100 % que votre parrain fiscal réponde à nos exigences ? Contactez le personnel du service Civic Life au bureau de votre secteur de coalition pour toute question. Leurs coordonnées sont notées au bas de la page, listées par bureau de coalition.
(4) Durée de la subvention : Les projets pouvant bénéficier d’une subvention ou d’un parrainage doivent débuter au plus tôt le 1er septembre 2022 et se terminer au plus tard le 1er septembre 2023. Les programmes qui auront débuté avant cette date ne seront pas admissibles.
(5) Ciblage géographique : Les petites subventions et les parrainages sont destinés à financer des événements, des projets ou des programmes qui impliquent et qui servent les habitants de Portland dans la région géographique où les fonds sont attribués : North Portland, East Portland et Southwest Portland (Portland quartier Nord, Est et Sud-ouest)*. Vous pouvez utiliser cette carte pour déterminer le secteur de coalition dans lequel votre projet est éligible. S'il y a une bonne raison pour que l'activité se déroule en dehors de la zone de coalition de votre district (par exemple, un voyage à l'hôtel de ville), elle sera prise en compte.
*Si vous vous trouvez dans un autre secteur de coalition ou si vous souhaitez mener des activités dans un autre secteur de coalition, contactez le bureau de cette coalition pour obtenir plus d’informations sur son programme de Petites subventions.
Dépenses admissibles
Les dépenses liées aux activités, aux efforts et au matériel nécessaires à l’exécution du programme ou du projet constituent généralement des dépenses admissibles. Cela peut inclure :
- les fournitures nécessaires à la mise en place d’un programme ou d’un projet ;
- les repas pour le programme ou le projet proposé ;
- les frais liés aux activités d’animation ou de divertissement ;
- les frais de marketing et de publicité ;
- les heures de travail du personnel, les allocations ou les incitations à la participation pour le programme ou le projet ;
- les frais d’administration liés au fonctionnement général de l’organisation pendant la durée du programme (jusqu’à 10 % du budget peut être consacré aux frais d’administration).
Dépenses non-admissibles
Les fonds sollicités ne peuvent pas être utilisés pour couvrir :
- les frais éventuels encourus par le demandeur pour la préparation de la demande (rédacteur de la demande de subvention) ;
- les opérations en cours ;
- les subventions, prêts et dettes à venir ;
- le financement des retraites ;
- les campagnes de financement ;
- le financement d’urgence et/ou les projets d’investissement ;
- les actifs fixes (équipements que l’organisation va conserver) ;
- les frais engagés dans le seul but de promouvoir ou de faire progresser l’entreprise ou l’organisation du bénéficiaire : ces frais ne peuvent pas faire l’objet d’un remboursement ;
- certaines activités politiques (par exemple, les activités visant à promouvoir un candidat spécifique) ;
- l’achat de cannabis ou de boissons alcoolisées.
Pour toute question concernant un élément spécifique du budget proposé, contactez le responsable de la subvention. Le cas échéant, indiquez tout financement supplémentaire recherché ou utilisé pour ce projet auprès d’autres sources. Vous pouvez inclure une estimation du montant en dollars des dons en nature et/ou des heures de bénévolat pour les services et matériaux fournis à titre gracieux.
Orientations prioritaires du programme
Le programme de Petites subventions et Parrainages donne la priorité à l’engagement mené par et au profit des communautés historiquement sous-représentées et mal desservies par la ville de Portland, telles que les personnes âgées, les jeunes, les personnes dans une situation de handicap, les noirs, autochtones et autres personnes de couleur, les communautés d’immigrants et de réfugiés, les personnes et les familles à faible revenu et les membres de la communauté LGTBQIA2S+.
Informations complémentaires, contacts et calendrier
Parrainages et Petites subventions
Les Parrainages (Sponsorship) constituent une nouvelle catégorie de financement dans le cadre du programme de Petites subventions offert par le service Civic Life. Les activités de parrainage comprennent des événements ou de courtes séries d’événements tels que des célébrations communautaires, des formations, des ateliers ou une autre catégorie d’événement limité et leurs coûts associés.
Si votre projet ne se limite pas à un seul événement, votre proposition de projet a de fortes chances de viser plutôt une Petite subvention. Il peut s’agir de projets ou de programmes continus qui se déroulent sur une longue durée et nécessitent une couverture d’assurance plus étendue. Ce type de proposition peut inclure des événements ainsi que d’autres programmes.
Exigences en matière d’assurance pour les Petites subventions
Les assurances n’ont aucune incidence sur l’admissibilité d’un groupe à poser sa candidature ou sur ses chances d’être sélectionné. Toutefois, si une petite subvention leur est accordée, les organisations doivent souscrire et conserver pendant toute la durée de la subvention les assurances requises liées aux activités subventionnées. Notre équipe peut vous aider à déterminer les exigences en matière d’assurance qui s’appliquent à votre demande de subvention : voir les coordonnées ci-dessous. Nous encourageons vivement les candidats à étudier les coûts associés aux couvertures d’assurance suivantes. Voici les seuils d’assurance auxquels un organisme devra probablement souscrire s’il ne dispose pas déjà d’une couverture.
- Responsabilité civile commerciale générale :Le bénéficiaire doit souscrire une assurance responsabilité civile commerciale et dommages matériels d’un montant d’au moins 2 millions de dollars par événement. (Obligatoire pour tous les bénéficiaires de subventions.)*
- Responsabilité civile automobile : Le titulaire de subvention doit souscrire une assurance responsabilité civile automobile couvrant les dommages corporels et matériels pour un montant d’au moins 2 millions de dollars par accident. (Uniquement pour les projets où le transport est assuré pour les participants ou pour les organisateurs)*
- Indemnités pour accidents du travail et couverture maladie : Le bénéficiaire doit souscrire une assurance contre les accidents du travail et la maladie d’un montant minimum d’un million de dollars par accident, d’un million de dollars par maladie par employé avec un plafond d’un million de dollars par maladie. (Obligatoire pour tous les organismes qui emploient des salariés)*
- Responsabilité en cas d’abus physique et d’attouchements sexuels : La couverture doit être souscrite sur la base des occurrences pour un montant d’au moins un million de dollars par occurrence. Toute limite agrégée annuelle ne doit pas être inférieure à 3 millions de dollars. (Obligatoire pour les organisations qui servent ou qui auront des contacts avec des clients vulnérables, tels que les enfants, les personnes âgées et les personnes ayant des déficiences intellectuelles et développementales).*
Exigences en matière d’assurance pour les Parrainages
Les Parrainages peuvent être accordés à des organisations dont les activités proposées sont généralement à moindre risque et dont il a été établi qu'elles ne nécessitent pas le niveau de couverture d’assurance requis pour une Petite subvention.
Les activités de parrainage comprennent des événements ou de courtes séries d’événements tels que des célébrations communautaires, des formations, des ateliers ou une autre catégorie d’événement et leurs coûts associés. Cela peut inclure :
- des supports promotionnels ;
- des incitations pour les participants ;
- les frais d’animation ou de production ;
- les repas, la location de matériel, les fournitures pour l’événement, etc.
Si votre projet n’est pas centré sur un événement, une courte série d’événements tels que des célébrations communautaires, des formations, des ateliers ou une autre catégorie d’événement, votre proposition de projet a de fortes chances de viser plutôt une Petite subvention.
Si votre projet est centré sur un événement, mais qu’il prévoit ce que le service Civic Life considère comme des activités à haut risque (interaction directe avec des jeunes, des adultes âgés ou des personnes ayant une déficience intellectuelle ou un handicap de développement, sautoirs pour enfants, événements servant de l’alcool ou proposant d’autres activités potentiellement dangereuses, etc.), vous devrez peut-être souscrire une assurance. Voir la section Exigences en matière d’assurance pour les Petites subventions Si vous n’êtes pas sûr de la catégorie correspondant à votre proposition, ou si vos activités sont à haut risque, contactez le personnel du service Civic Life de votre secteur de coalition.
Calendrier :
Date d’ouverture du dépôt des demandes 1er octobre 2022
Nous vous encourageons fortement à assister à l’une des sessions virtuelles d’information sur les subventions. Nous répondrons aux questions concernant la demande, le processus de sélection et l’utilisation des fonds. Veuillez contacter votre bureau de coalition de district pour vous inscrire aux séances d'information.
Nous fournirons un service de sous-titrage CART (en anglais et en espagnol) et une interprétation en langue des signes américaine (ASL). Merci de nous contacter au moins 10 jours à l’avance pour toute autre requête d’accès ou d’interprétation, par téléphone au 503-823-5905 ou par téléscripteur au 503-823-6868.
Session d’information 1 13 octobre, 18h00 à 19h30
Session d’information 1 26 octobre, 14h00 à 15h30
Date limite de dépôt des candidatures 14 novembre à 23h59
Annonce des bénéficiaires de la subvention Au plus tard le 12 décembre 2022
Les décisions du comité d’examen seront communiquées par courriel à tous les candidats.
Les candidatures peuvent être soumises sous forme électronique à cette adresse :
East Portland Community Office Application
North Portland Neighborhood Services Application
Southwest Community Services Application
Soutien supplémentaire pour les rédacteurs de demande de subvention
Notre personnel peut, sur demande, fournir une assistance individuelle à la rédaction des demandes de subvention. Si nous disposons du temps nécessaire, nous serons heureux de vous aider, qu’il s’agisse de vous assister à concevoir votre projet ou de revoir votre brouillon de demande de subvention. Si certains aspects de votre projet constituent une nouveauté pour vous, par exemple l’obtention des permis nécessaires, la prise de contact avec des parrains ou des partenaires potentiels, ou la recherche d’un espace pour vos activités, nous vous encourageons tout particulièrement à nous contacter pour obtenir des conseils et de l’aide.
Informations sur les personnes à contacter
Le personnel du service Civic Life des trois bureaux des secteurs de coalition de district gérés par la ville est là pour vous aider à comprendre le processus et les exigences en matière de petites subventions et de parrainage. Contactez nos coordinateurs au bureau du secteur où votre projet est susceptible de se dérouler :
- North Portland Neighborhood Services (Services de voisinage de Portland Nord) :Josee Kangabe I Josee.Kangabe@PortlandOregon.gov I503-823-8799
- East Portland Community Office (Bureau communautaire de Portland Est) : Carlee Smith I Carlee.Smith@PortlandOregon.gov I503-823-5905
- Southwest Community Services (Services communautaires du Sud-ouest) :Leah Fisher I Leah.Fisher@PortlandOregon.gov I503-865-6788