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Preguntas frecuentes sobre el programa de pequeñas subvenciones

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Blue background with a large orange circle in the center. In the center of the circle is an image of an acorn of the Oregon White Oak. On the left of the acorn text reads "Mini grants." On the right of the acorn text reads "Big impact"
¿Está interesado en el programa de pequeñas subvenciones del PCEF y aún tiene dudas? Siga leyendo para que se entere de las respuestas a nuestras preguntas frecuentes en relación con este programa. 
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Obtenga la respuesta a algunas de las preguntas frecuentes sobre las pequeñas subvenciones del PCEF. 

¿Por qué existe el programa de pequeñas subvenciones?  

Los grupos comunitarios y las organizaciones sin fines de lucro han solicitado la oportunidad de poder recibir una subvención para el financiamiento de necesidades apremiantes y de menor escala. Las organizaciones, especialmente las pequeñas, pueden enfrentar dificultades al solicitar subvenciones mayores debido a la falta de personal suficiente o de experiencia en la redacción de solicitudes de subvención, a su necesidad de recursos de capacitación y a su deseo de poder recibir subvenciones para financiar proyectos comunitarios en pequeña escala. 

El programa de pequeñas subvenciones del PCEF es una respuesta a estas preocupaciones y peticiones de tener la oportunidad de recibir financiamiento más fácil y accesible para respaldar las actividades cruciales y de mayor impacto que a las organizaciones más pequeñas y con recursos insuficientes a menudo se les dificulta financiar.

¿Existen restricciones a la frecuencia con la que las organizaciones pueden solicitar fondos de pequeñas subvenciones?  

Las organizaciones sin fines de lucro pueden solicitar una subvención por trimestre. Las organizaciones pueden solicitar una pequeña subvención cada trimestre, pero cada solicitud debe ser para una única petición y no puede financiar el mismo proyecto/evento (es decir, una organización no puede solicitar y recibir dos pequeñas subvenciones de $5,000 para gastar los $10,000 en un solo proyecto).  

¿Qué puede esperar después de presentar su solicitud?   

Los solicitantes recibirán una confirmación después de presentar una solicitud, la cual indicará los siguientes pasos y el cronograma. Todas las solicitudes se revisarán después de la fecha límite para el trimestre en que se reciba la solicitud.   

El programa notificará a los solicitantes si fueron seleccionados en un plazo de dos semanas posteriores a la fecha límite trimestral. Si los solicitantes elegibles no son seleccionados, se les ofrecerá la opción de que su solicitud sea considerada automáticamente en el siguiente trimestre sin que tengan que enviar nuevamente una solicitud.    

¿Cómo se selecciona a los beneficiarios de las pequeñas subvenciones?  

Las organizaciones de todos los tamaños son elegibles para enviar una solicitud. El proceso de selección dará prioridad a las pequeñas organizaciones (tres o menos empleados permanentes de tiempo completo) que representen y presten servicios a las comunidades prioritarias del PCEF.  

Cada trimestre, después de que venza la fecha límite para el envío de solicitudes, el personal asignará a los solicitantes a uno de los seis grupos que se describen a continuación.  

  • Grupo 1: Organizaciones que representan y prestan servicios a las comunidades prioritarias del PCEF, que tienen 3 o menos empleados permanentes y que envían una solicitud por primera vez.  

  • Grupo 2: Organizaciones que representan y prestan servicios a las comunidades prioritarias del PCEF, que tienen 4 o más empleados permanentes y que envían una solicitud por primera vez.  

  • Grupo 3: Todas las demás organizaciones que envían una solicitud por primera vez.  

  • Grupo 4: Organizaciones que representan y prestan servicios a las comunidades prioritarias del PCEF, que tienen 3 o menos empleados permanentes y que ya recibieron fondos de pequeñas subvenciones.  

  • Grupo 5: Organizaciones que representan y prestan servicios a las comunidades prioritarias del PCEF, que tienen 4 o más empleados permanentes y que ya recibieron fondos de pequeñas subvenciones.  

  • Grupo 6: Todas las demás organizaciones que ya recibieron fondos de pequeñas subvenciones.  

Si el monto total de las solicitudes de subvención del grupo #1 es superior a $100 mil, haremos una selección aleatoria para elegir al beneficiario del grupo #1 que recibirá los fondos. Si esto sucede, entonces el dinero para ese trimestre se destinaría en su totalidad a las organizaciones del grupo #1.  

Si el monto total de todas las solicitudes del grupo #1 es inferior a $100 mil, entonces a todos los solicitantes del grupo #1 se les asignarán fondos y, después, el proceso de selección continuará con el grupo #2.  

El proceso se repite en orden descendente con los grupos prioritarios hasta que se hayan asignado todos los fondos.  

Si el monto total de las solicitudes de financiamiento de todos los grupos es inferior a $100 mil, entonces todos los solicitantes de todos los grupos serían seleccionados para recibir fondos en ese trimestre. 

¿Por qué el proceso de selección se hace de forma aleatoria?  

Si el monto total de todas las solicitudes de financiamiento es inferior a $100,000 (monto disponible por trimestre), el proceso de selección de los beneficiarios de las pequeñas subvenciones no se hará de forma aleatoria. Si el monto total de todas las solicitudes de financiamiento es superior a $100,000, entonces el personal aplicará un proceso de selección aleatoria en los grupos prioritarios. (Vea la pregunta “¿Cómo se selecciona a los beneficiarios de las pequeñas subvenciones?”)  

La típica regla de “atención por orden de llegada” beneficia a las organizaciones que tienen el tiempo, el personal y los recursos para ser los primeros en enviar una solicitud. Al mantener la solicitud abierta constantemente y al aplicar una selección aleatoria durante cada etapa del proceso de selección reconocemos que las organizaciones no están en posibilidad de enviar sus solicitudes en igualdad de condiciones.  

¿Por qué es necesario tener una cobertura de seguro para las subvenciones?  

La ciudad de Portland requiere diferentes niveles de cobertura de seguro, dependiendo de las actividades financiadas, con el fin de garantizar que el público y el beneficiario cuenten con los medios financieros para cubrir cualquier evento imprevisto. Los requisitos de seguro varían dependiendo de la manera en que se usarán los fondos.  El personal informará a los beneficiarios cuál es el nivel de cobertura de seguro que se requiere.  

¿Cuáles son algunos tipos de posibles requisitos de seguro?  

Los tipos y niveles de cobertura de seguro requeridos dependerán de los propuestas que hagan los solicitantes sobre cómo utilizar los fondos si son seleccionados. Si usted es seleccionado para recibir los fondos, el personal le informará cuáles son los requisitos de seguro para su subvención. Los posibles requisitos de seguro incluyen (por ejemplo):   

  • Indemnización o exención de pago a trabajadores (ley estatal)

  • Responsabilidad civil general

  • Responsabilidad por daños a vehículos (cuando se utiliza un automóvil para realizar las actividades financiadas con las subvenciones).

  • Confirmación de asegurado adicional (cuando se trabaja directamente con miembros del sector público/comunitarios).

  • Maltrato/mala conducta (cuando se trabaja con niños u otras poblaciones vulnerables).

¿Cómo se asegurará el programa de que los fondos se usen de manera responsable y conforme a los objetivos del PCEF?  

A todos los beneficiarios se les pide que presenten un informe sobre la manera en que sus fondos ayudaron a contribuir a los objetivos del PCEF de abordar el cambio climático y promover la justicia racial y social. También se les pedirá que incluyan información sobre las actividades financiadas. Por ejemplo, si los fondos de subvención se utilizaron para pagar el tiempo del personal, al beneficiario se le pedirá que proporcione información como: número de horas trabajadas del personal, tasa de pago, actividades del personal durante el tiempo pagado, resultados/entregables del trabajo (por ejemplo, personas contactadas, eventos organizados, etc.).

El personal del PCEF entregará informes trimestrales al comité de subvenciones del PCEF, incluidos los nombres de los beneficiarios, información sobre las solicitudes de financiamiento, información sobre las actividades financiadas y cualquier éxito o dificultad que tenga el programa.

Después de nueve meses, el personal evaluará el desempeño del programa y, entre otras cosas, revisará los tipos y tamaños de las organizaciones que reciben los fondos, la experiencia del solicitante/beneficiario, los montos de financiamiento, el uso de los fondos, así como los requisitos de envío de solicitudes y presentación de informes. El personal utilizará los resultados de la evaluación con el fin de proponer cambios en el programa para que el comité de subvenciones los apruebe.