Tại sao lại là Mini Grants (Các Khoản Tài trợ Nhỏ)?
Các nhóm cộng đồng và tổ chức phi lợi nhuận đã yêu cầu cơ hội tài trợ để cấp ngân quỹ cho các yêu cầu nhỏ và cần gấp về mặt thời gian. Các tổ chức, đặc biệt là các tổ chức nhỏ, có thể gặp khó khăn khi xin các khoản tài trợ lớn hơn vì thiếu năng lực nhân viên hoặc chuyên môn về viết đề xuất tài trợ, nhu cầu về nguồn lực đào tạo và mong muốn nhận được các khoản tài trợ để cấp ngân quỹ cho các dự án cộng đồng quy mô nhỏ.
PCEF Mini Grants (Các Khoản Tài trợ Nhỏ của PCEF) là một phản hồi đối với những mối quan ngại và yêu cầu này về một cơ hội tài trợ dễ dàng và dễ tiếp cận hơn để hỗ trợ các công việc quan trọng và có tác động lớn mà các tổ chức nhỏ hơn, thiếu nguồn lực thường gặp khó khăn để cấp ngân quỹ.
Có hạn chế nào đối với tần suất các tổ chức có thể đăng ký tài trợ Mini Grant (Khoản Tài trợ Nhỏ) không?
Các tổ chức phi lợi nhuận có thể đăng ký một khoản tài trợ mỗi quý. Các tổ chức được hoan nghênh đăng ký Mini Grant (Khoản Tài trợ Nhỏ) mỗi quý, nhưng mỗi đơn đăng ký phải là một yêu cầu duy nhất và không thể tài trợ cho cùng một dự án/sự kiện (ví dụ một tổ chức không thể đăng ký và nhận hai khoản tiền Mini Grant (Khoản Tài trợ Nhỏ) $5,000 để chi $10,000 cho một dự án).
Quý vị có thể mong đợi điều gì sau khi nộp đơn?
Người nộp đơn sẽ nhận được xác nhận sau khi nộp đơn, cùng với các bước tiếp theo và các mốc thời gian. Tất cả các đơn đăng ký sẽ được xem xét sau thời hạn nhận đơn của quý.
Chương trình sẽ thông báo cho các ứng viên liệu họ có được chọn không trong vòng hai tuần sau thời hạn hàng quý. Nếu những người nộp đơn đủ điều kiện không được chọn, họ sẽ được cung cấp tùy chọn để được tự động xem xét trong quý tiếp theo mà không cần phải nộp đơn lại.
Những người được tài trợ được lựa chọn cho Mini Grants (Các Khoản Tài trợ Nhỏ) là những người như thế nào?
Các tổ chức thuộc mọi quy mô đều đủ điều kiện đăng ký. Quá trình lựa chọn sẽ ưu tiên các tổ chức nhỏ (có ba nhân viên trở xuống làm việc toàn thời gian, làm việc quanh năm) phản ánh và phục vụ các cộng đồng ưu tiên của PCEF.
Mỗi quý, sau khi qua thời hạn nộp đơn, nhân viên sẽ xếp những người nộp đơn vào một trong sáu nhóm, được liệt kê dưới đây.
Nhóm 1 - Các tổ chức phản ánh và phục vụ các cộng đồng ưu tiên của PCEF, có 3 nhân viên trở xuống làm việc quanh năm và là những người nộp đơn lần đầu
Nhóm 2 - Các tổ chức phản ánh và phục vụ các cộng đồng ưu tiên của PCEF, có từ 4 nhân viên trở lên làm việc quanh năm và là những người nộp đơn lần đầu
Nhóm 3 - Tất cả các tổ chức khác là những người nộp đơn lần đầu
Nhóm 4 - Các tổ chức phản ánh và phục vụ các cộng đồng ưu tiên của PCEF, có 3 nhân viên trở xuống làm việc quanh năm và đã nhận được khoản tài trợ nhỏ
Nhóm 5 - Các tổ chức phản ánh và phục vụ các cộng đồng ưu tiên của PCEF, có từ 4 nhân viên trở lên làm việc quanh năm và đã nhận được khoản tài trợ nhỏ
Nhóm 6 - Tất cả các tổ chức khác đã nhận được khoản tài trợ nhỏ
Nếu tổng số tiền yêu cầu tài trợ của nhóm #1 nhiều hơn $100K, chúng tôi sẽ sử dụng lựa chọn ngẫu nhiên để chọn người sẽ nhận được tài trợ từ nhóm #1. Nếu điều này xảy ra, thì số tiền trong quý đó sẽ được chuyển toàn bộ cho các tổ chức trong nhóm #1.
Nếu tổng số tiền yêu cầu của nhóm #1 nhỏ hơn $100K, thì mọi người trong nhóm #1 sẽ nhận được tài trợ và sau đó chúng tôi chuyển quy trình lựa chọn sang nhóm #2.
Quy trình lặp lại đối với các nhóm ưu tiên cho đến khi tất cả số tiền tài trợ đã được phân bổ.
Nếu yêu cầu tài trợ kết hợp của tất cả các nhóm dưới $100K, thì mọi người trong tất cả các nhóm sẽ được chọn để nhận tài trợ trong quý đó.
Tại sao quá trình lựa chọn lại diễn ra ngẫu nhiên?
Nếu tổng số tiền yêu cầu tài trợ dưới $100,000 (số tiền có sẵn mỗi quý), quá trình lựa chọn người nhận Mini Grants (Các Khoản Tài trợ Nhỏ) sẽ không được diễn ra ngẫu nhiên. Nếu tổng số tiền yêu cầu tài trợ nhiều hơn $100,000, thì nhân viên sẽ sử dụng quy trình lựa chọn ngẫu nhiên trong các nhóm ưu tiên. (Xem câu hỏi “Những người được tài trợ được lựa chọn cho Mini Grants (Các Khoản Tài trợ Nhỏ) là những người như thế nào?”)
Phương thức thông thường “ai nộp đơn trước được nhận tài trợ trước” mang lại lợi ích cho các tổ chức có thời gian, nhân viên và nguồn lực để được xếp đầu tiên để nộp đơn. Việc giữ cho đơn đăng ký liên tục mở và lựa chọn ngẫu nhiên trong mỗi bước của quá trình lựa chọn xác nhận rằng tất cả các tổ chức không nộp đơn trong các hoàn cảnh như nhau.
Tại sao phải có bảo hiểm cho các khoản tài trợ?
Thành phố Portland yêu cầu các mức bảo hiểm khác nhau tùy thuộc vào các hoạt động được tài trợ để đảm bảo công chúng và người nhận tài trợ có đủ khả năng tài chính để trang trải bất kỳ sự kiện không lường trước được nào. Các yêu cầu bảo hiểm khác nhau tùy thuộc vào cách sử dụng quỹ tài trợ. Nhân viên sẽ cho người được tài trợ biết mức bảo hiểm cần thiết.
Một số loại yêu cầu bảo hiểm có thể có là gì?
Các loại và mức bảo hiểm bắt buộc sẽ phụ thuộc vào cách người nộp đơn đề xuất việc sử dụng quỹ tài trợ nếu được chọn. Nếu quý vị được chọn để nhận tài trợ, nhân viên sẽ cho quý vị biết các yêu cầu bảo hiểm đối với khoản tài trợ của quý vị. Các yêu cầu bảo hiểm có thể có bao gồm (nhưng không chỉ gồm):
- Bồi thường hoặc miễn trừ cho người lao động (luật tiểu bang)
- Trách nhiệm chung về thương mại
- Trách nhiệm đối với ô tô (khi sử dụng ô tô cho các hoạt động được tài trợ)
- Chứng thực được bảo hiểm bổ sung (khi làm việc trực tiếp với cộng đồng/thành viên cộng đồng)
- Lạm dụng/hành vi sai trái (khi làm việc với trẻ em hoặc các nhóm dân số dễ bị tổn thương khác)
Làm thế nào để chương trình đảm bảo khoản tài trợ có trách nhiệm và đạt được các mục tiêu của PCEF?
Tất cả những người nhận tài trợ phải báo cáo cách quỹ tài trợ của họ đã đóng góp vào các mục tiêu của PCEF nhằm giải quyết vấn đề biến đổi khí hậu và thúc đẩy bình đẳng chủng tộc và công bằng xã hội ra sao. Họ cũng sẽ được yêu cầu cung cấp thông tin về các hoạt động được tài trợ. Ví dụ: nếu quỹ tài trợ được sử dụng để thanh toán cho thời gian làm việc của nhân viên, người nhận tài trợ sẽ được yêu cầu cung cấp thông tin như: số giờ làm việc của nhân viên, mức lương, hoạt động của nhân viên trong thời gian được trả lương, kết quả đạt được của công việc (ví dụ: những người đã tiếp cận, các sự kiện được tổ chức, v.v.).
Nhân viên PCEF sẽ cung cấp các báo cáo hàng quý cho PCEF Grant Committee (Ủy ban Tài trợ PCEF) bao gồm tên của người nhận, thông tin về các yêu cầu tài trợ, thông tin về các hoạt động được tài trợ, và bất kỳ thành công và/hoặc khó khăn nào mà chương trình gặp phải.
Sau chín tháng, nhân viên sẽ đánh giá việc thực hiện chương trình, bao gồm nhưng không chỉ gồm việc xem xét các loại hình và quy mô của các tổ chức nhận tài trợ, trải nghiệm của người nộp đơn/người nhận tài trợ, số tiền tài trợ và việc sử dụng quỹ tài trợ, các yêu cầu về đơn xin tài trợ và báo cáo. Nhân viên sẽ sử dụng kết quả đánh giá để đề xuất các thay đổi đối với chương trình để Grant Committee (Ủy ban Tài trợ) phê duyệt.